NotebookLM en la Gestión de Proyectos: ¿Tú lo usas?

Si lideras proyectos, sabes que consolidar información es una de las partes más lentas de nuestro día a día. Informes, actas de reuniones, correos, contratos, propuestas, presentaciones de proyectos. El volumen de datos crece cada vez más y cuesta más seguirlo y organizarlo en información útil, ¿cierto?

La rutina de "buscar" información consume horas valiosas de nuestro día. Pasamos buena parte del tiempo leyendo documentos extensos, buscando un dato específico que sabemos que está ahí en algún lugar, pero que no logramos encontrar rápido.

Para que consolides muchos documentos, de distintos medios, como documentos, presentaciones, PDFs, páginas web, videos de YouTube e incluso audios, NotebookLM te va a ayudar a automatizar ese proceso de extracción de información y presentarla de forma organizada.

La propuesta de NotebookLM

Google creó esta herramienta de IA con la propuesta de ser un Asistente de aprendizaje e investigación, con el diferencial de dar respuestas confiables.

Esa afirmación de respuestas confiables se debe a que NotebookLM usa tus fuentes para responder. En la práctica, en lugar de buscar en internet, está diseñado para trabajar con tu propia base de conocimiento, lo que garantiza que las respuestas sean precisas y relevantes para tu contexto. Es esa vieja máxima: buenas entradas pueden generar buenas salidas, y lo contrario, sin duda, también es cierto.

Más allá de las búsquedas

NotebookLM no se limita a buscar palabras clave, entiende los matices de tu pregunta y te da la respuesta, siempre con citas precisas que te llevan de vuelta al material original.

Funciona como un asistente que ya leyó y memorizó todos tus documentos y está disponible para darte la respuesta exacta cuando la necesites. Por ejemplo: al cargar un contrato de tu proyecto, puedes preguntar: "¿Cuál es la vigencia del contrato?"; "¿Cuáles son las cláusulas de salida de este contrato?"; "¿Cuál es el período de renovación?"; "¿El contratante paga multa en caso de rescisión?" Te va a traer las respuestas con la referencia en el documento.

Ahora, imagina que recibiste un proyecto nuevo y desde el inicio empiezas a cargar los documentos de ese proyecto, como minutas, presentaciones, actas, especificaciones técnicas, lista de requisitos, propuestas y contratos.

Vas cargando todo en el repositorio de NotebookLM, y a medida que el proyecto avanza, tu base de información va mejorando cada vez más; después, solo hay que preguntar lo que necesitas.

Cómo funciona NotebookLM

Lo puedes usar para:

• Hacer preguntas sobre el contenido
• Generar resúmenes de documentos largos
• Crear contenidos para tus proyectos
• Hacer lluvia de ideas
• Escuchar audios

Paso a paso para usarlo en tus proyectos:

1. Organiza tu fuente de datos como carpetas de la computadora o Drive.
2. Vas a empezar separando los archivos relevantes de tu proyecto. Ponlos en una carpeta o copia la ruta de los archivos que están en tu Google Drive.
3. Entra a NotebookLM, disponible en las versiones empresariales y de educación.

• Puedes enviar varios tipos de archivos de tu computadora o de Google Drive (Documentos, Presentaciones), PDFs, textos, o incluso enlaces de videos de YouTube y páginas web; la herramienta también acepta archivos MP3.

5. Vas a crear uno nuevo y empezar a subir los archivos y enlaces.

💡Consejo 1:

Crea notebooks separados para distintos proyectos, departamentos o áreas de investigación. Por ejemplo, crea uno para cada: Proyecto 1, Proyecto 2; para estudio: ten uno de Agilidad, uno de Liderazgo, uno de OKR.

💡Consejo 2:

Pon fuentes de calidad y confiables. Mezcla medios como texto, video, web para que quede más rica. Si tienes un archivo borrador con información poco validada y confiable, evita subirlo.

Después de que las fuentes se procesen, puedes empezar a interactuar con ellas.

💡Consejo 3:

Evita preguntas genéricas y sé lo más específico posible para obtener respuestas más útiles. Por ejemplo, en lugar de "¿cuáles son las tendencias del mercado?", pregunta: "¿cuáles son las tres principales tendencias de mercado identificadas en este informe?".

También puedes pedir resúmenes, como "haz un resumen de las proyecciones financieras detalladas del proyecto que están en este documento".

💡Consejo 4:

Mantenimiento: de vez en cuando, revisa tus notebooks para actualizarlos. Quita lo que ya no sea relevante.

💡Consejo 5:

Explora los recursos del 'Estudio':

En la pestaña "Estudio", al lado derecho de la pantalla, puedes ir más allá de las preguntas. Genera resúmenes en audio para escuchar el contenido mientras haces otras actividades, crea cronogramas de proyectos o incluso preguntas frecuentes basadas en tus fuentes.

Conclusión:

NotebookLM de Google llega para transformar la forma en que interactuamos con nuestra información.

No solo nos ayuda a encontrar datos rápido, sino que nos libera de la "búsqueda" diaria para que podamos usar nuestro tiempo y energía donde de verdad marcan la diferencia: con las personas y en el éxito del proyecto. Al final, esta tecnología es apenas el medio para conseguir algo todavía más grande, y con esta herramienta, la gestión de proyectos se vuelve más inteligente.

¿Quieres saber más sobre cómo la tecnología puede simplificar tu vida como líder de proyectos? Lee también este artículo donde enseño a proteger la información en Google Drive (míralo aquí):

Si te gustó el artículo, ¡compártelo con un colega de trabajo para ayudarlo!

Un abrazo,