6 funciones de Google Calendar que SUBEN el nivel de tus reuniones! Descubre cuáles son...

"¡Me encantan las reuniones!"

• Nadie dijo nunca esa frase.

Organizar y participar en reuniones es parte del trabajo en el mundo corporativo. La percepción de que las reuniones consumen demasiado tiempo está ampliamente compartida, y creo que esa también es tu realidad. Este artículo de la revista brasileña Você SA señala que el 31% de las reuniones son inútiles, y profundiza en las consecuencias de ese dato.

Aunque este es un problema global que involucra una amplia discusión cultural, de valores y de comportamientos, existen recursos que pueden ayudar a aliviar esta situación en tu día a día.

¿La buena noticia? No tienes que ser rehén de esta triste realidad.

En este artículo te muestro en la práctica 6 funciones de Google Calendar que sin duda elevan el nivel de tus reuniones. Estos consejos son realmente útiles cuando asumes la responsabilidad de ORGANIZADOR de la agenda y el evento. ¡Échale un vistazo!

Funciones de Google Calendar para usar en tus reuniones

1. Crear acta de la reunión 📄

Uno de los mayores problemas de las reuniones es que suceden y nadie anota las definiciones, acuerdos y próximos pasos. Entonces, se pierde información importante que se discutió y definió. Para resolver esto, puedes usar la función Crear acta de la reunión.

Esta opción está dentro del calendario, en "Detalles del evento". Cuando creas el acta, se genera un documento de Google Docs que queda guardado automáticamente en tu Google Drive.

Este documento se comparte con las personas invitadas y se crea con la estructura de participantes, registros y próximos pasos.

Al final de la reunión vas a tener un documento formateado, ya compartido con las personas y listo para enviar a las demás partes interesadas.

💡 Consejo: para usarlo con eficiencia, puedes pedirle ayuda a un participante para que tome las notas durante la conducción de la reunión, así divides el trabajo y te enfocas en conducir. Si la reunión es recurrente, también puedes acordar que en cada evento una persona distinta se encargue de las notas, eso engancha e involucra a las personas. También es posible acordar que el coorganizador del evento se encargue de esta tarea.

2. Agregar una descripción 📝

¿Cuántas veces te encontraste en una reunión sin la menor idea de por qué y para qué estabas ahí?

Usar el campo "Agregar una descripción" ayuda a comunicar información relevante de antemano. El campo está dentro del calendario, en la pestaña Detalles del evento.

Vas a usar este campo para describir el objetivo, la agenda y adjuntar archivos de referencia que los participantes puedan consultar antes (preparación), durante (conducción) y después de la reunión.

Recibir una invitación con una descripción eleva considerablemente el nivel de tu agenda.

💡 Consejo: empieza por la descripción del objetivo, lista la agenda que lleve a ese objetivo, pon a los participantes necesarios para contribuir con cada punto de la agenda y adjunta los documentos que den los datos necesarios para la conducción.

3. Control de asistencia 🙋🏻‍♀️🙋🏿‍♂️

¿Sabes quiénes son los primeros en quejarse por falta de involucramiento y por no estar al tanto de las definiciones? Los que no participaron en la reunión o estuvieron presentes de cuerpo, pero ausentes de mente. Tener el control de asistencia es fundamental para mantener el compliance y entender los motivos de desalineación de la información.

La función control de asistencia envía por correo informes de participación al organizador.

Cómo habilitar la función de control:

1. Opciones de videollamada (símbolo de engranaje).
2. Controles del organizador
3. Habilita el Control de asistencia.

Puedes enviar el informe de asistencia junto con el acta y elevar todavía más el profesionalismo de tu reunión. Imagina el valor de confirmar a los participantes en eventos como capacitaciones, webinars o reuniones de directorio.

4. Tomar notas con Gemini ✨

Tomar notas de la reunión (primer paso del artículo) exige mucho esfuerzo, tiempo, comprensión, y siempre se te escapa algo. Si tu versión de Google Workspace tiene disponible Gemini, entonces puedes usar la función Tomar notas con Gemini.

Cómo habilitar la función de notas:

1. Opciones de videollamada (símbolo de engranaje).
2. Grabaciones de la reunión
3. Marca la opción Tomar notas con Gemini.

Al final, vas a recibir un resumen de la reunión con un documento compartido con todos los invitados. Las notas también incluyen la transcripción (si la habilitaste) y la definición de los próximos pasos como una lista de tareas. Ahora, solo hay que enviarlo por correo y elevar todavía más el nivel de tu agenda.

5. Grabar la reunión 📹

¿Sabes cuándo alguien se pierde la reunión y tienes que repetir lo mismo (el contenido) con otra persona? No siempre es posible tener la presencia de todos los invitados en el encuentro, así que la necesidad de repetir se vuelve real. Si tu versión de Google Workspace tiene disponible la Grabación, entonces puedes usar la función Grabar reuniones.

Cómo habilitar la función de Grabación:

1. Opciones de videollamada (símbolo de engranaje).
2. Grabaciones de la reunión
3. Marca la opción Grabar la reunión.

Después de la reunión se genera un video dentro de tu Google Drive. Se comparte dentro del evento del calendario y también se envía el enlace a los invitados.

Puedes compartirlo con los demás involucrados en ese tema. En capacitaciones, esta función es muy interesante, incluso puedes grabar el evento y después hacer recortes relevantes para compartir solo esa parte.

6. Invitados coorganizadores 👥

Conducir una agenda solo da trabajo, y muchas veces el organizador se pierde entre conducir la agenda y gestionar la reunión. Para conseguir ayuda y dar autonomía a la persona que te va a ayudar, puedes usar la función Coorganizadores.

Al agregarlos, pueden silenciar a los participantes (esto es una maravilla para silenciar a esos participantes cuyos micrófonos captan el ruido ambiente e interfieren en el audio), presentar su propia pantalla, grabar la llamada, aceptar visitantes y agregar a otros coorganizadores.

Cómo habilitar la función de Coorganizadores:

1. Opciones de videollamada (símbolo de engranaje).
2. Pestaña Invitados
3. Agregar coorganizador

💡 Consejo: avísale a la persona que tiene el rol y la función de coorganizadora. Va a contribuir positivamente y va a tener todos los recursos necesarios para ayudarte durante la conducción de la reunión.

Demostración práctica de cómo usar las funciones presentadas 👨🏻‍🏫

En este video te muestro el uso de las 6 funciones y los resultados tangibles de ese uso. ¡Échale un vistazo!

El objetivo ahora es que pongas en práctica el uso de estos recursos en tus reuniones. El desafío inicial es acordarte de hacer las configuraciones; una vez que empieces, en poco tiempo se va a volver una buena práctica y tus reuniones se van a percibir con un nivel de organización superior.

Si este contenido te fue útil, también te puede gustar este artículo, donde enseño una técnica simple que te devuelve el control de las acciones. ¡Échale un vistazo!

Comparte esto con tus colegas de trabajo y saca el mejor provecho de Google Workspace en tu día a día.

Un abrazo,