NotebookLM im Projektmanagement: Nutzt du es?

Wenn du Projekte leitest, weißt du, dass das Zusammenführen von Informationen einer der mühsamsten Teile unseres Alltags ist. Berichte, Besprechungsprotokolle, E-Mails, Verträge, Angebote, Projektpräsentationen. Die Datenmenge wird immer größer, und es ist schwieriger, sie in nützliche Informationen zu verfolgen und zu organisieren, nicht wahr?

Die Routine, Informationen zu "schürfen", verbraucht wertvolle Stunden unseres Tages. Wir verbringen einen guten Teil der Zeit damit, lange Dokumente zu lesen und nach einer bestimmten Angabe zu suchen, von der wir wissen, dass sie irgendwo da ist, sie aber nicht schnell finden können.

Um viele Dokumente aus verschiedenen Medien zusammenzuführen, wie Dokumente, Präsentationen, PDFs, Webseiten, YouTube-Videos und sogar Audios, wird dir NotebookLM helfen, diesen Prozess der Informationsextraktion zu automatisieren und organisiert darzustellen.

Der Ansatz von NotebookLM

Google hat dieses KI-Tool mit dem Anspruch geschaffen, ein Lern- und Recherche-Assistent zu sein, mit dem Unterscheidungsmerkmal, verlässliche Antworten zu liefern.

Diese Behauptung verlässlicher Antworten beruht darauf, dass NotebookLM deine Quellen zur Beantwortung nutzt. In der Praxis ist es, statt im Internet zu suchen, darauf ausgelegt, mit deiner Wissensbasis zu arbeiten, was garantiert, dass die Antworten präzise und für deinen Kontext relevant sind. Es ist diese alte Maxime: gute Eingaben können gute Ausgaben erzeugen, das Gegenteil gilt sicherlich auch.

Mehr als nur Recherche

NotebookLM beschränkt sich nicht auf die Suche nach Schlüsselwörtern, es versteht die Nuancen deiner Frage und gibt dir die Antwort, immer mit präzisen Zitaten, die dich zum Originalmaterial zurückführen.

Es funktioniert wie ein Assistent, der bereits alle deine Dokumente gelesen und sich gemerkt hat und bereit ist, die genaue Antwort zu geben, wenn du sie brauchst. Zum Beispiel: Beim Hochladen eines Vertrags deines Projekts kannst du fragen: "Wie lange läuft der Vertrag?"; "Was sind die Ausstiegsklauseln dieses Vertrags?"; "Wie ist die Verlängerungsfrist?"; "Zahlt der Auftraggeber eine Strafe im Fall einer Kündigung?" Es wird die Antworten mit der Referenz im Dokument liefern.

Stell dir jetzt vor, du hast ein neues Projekt bekommen und fängst von Anfang an an, die Dokumente dieses Projekts hochzuladen, wie Entwürfe, Präsentationen, Protokolle, technische Spezifikationen, Anforderungslisten, Angebote und Verträge.

Du wirfst alles in das Repository von NotebookLM, und während das Projekt fortschreitet, wird deine Informationsbasis immer besser — danach musst du nur noch fragen, was du brauchst.

Wie NotebookLM funktioniert

Du kannst es nutzen für:

• Fragen zum Inhalt stellen
• Zusammenfassungen langer Dokumente erstellen
• Inhalte für deine Projekte erstellen
• Brainstorming betreiben
• Audios anhören

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Nutzung in deinen Projekten:

1. Organisiere deine Datenquelle wie Computerordner oder Drive.
2. Du beginnst damit, die relevanten Dateien deines Projekts zu trennen. Lege sie in einen Ordner oder kopiere den Pfad der Dateien, die sich in deinem Google Drive befinden.
3. Greife auf NotebookLM zu, das in den Unternehmens- und Bildungsversionen verfügbar ist.

• Du kannst verschiedene Dateitypen von deinem Computer oder Google Drive senden (Dokumente, Präsentationen), PDFs, Texte oder sogar Links zu YouTube-Videos und Webseiten — das Tool akzeptiert auch MP3-Dateien.

5. Du erstellst ein neues Notebook und fängst an, Dateien und Links hochzuladen.

💡Tipp 1:

Erstelle separate Notebooks für verschiedene Projekte, Abteilungen oder Forschungsbereiche. Erstelle zum Beispiel eines für jedes: Projekt 1, Projekt 2; zum Lernen: hab eines für Agilität, eines für Führung, eines für OKR.

💡Tipp 2:

Füge hochwertige und verlässliche Quellen hinzu. Mische Medien wie Text, Video, Web, um es reichhaltiger zu machen. Wenn du eine Entwurfsdatei mit wenig validierten und unzuverlässigen Informationen hast, vermeide es, sie hochzuladen.

Nachdem die Quellen verarbeitet wurden, kannst du anfangen, mit ihnen zu interagieren.

💡Tipp 3:

Vermeide allgemeine Fragen und sei so spezifisch wie möglich, um nützlichere Antworten zu erhalten. Zum Beispiel, statt "was sind die Markttrends?", frag: "was sind die drei wichtigsten Markttrends, die in diesem Bericht identifiziert wurden?".

Du kannst auch Zusammenfassungen anfragen, wie "fasse die detaillierten Finanzprognosen des Projekts in diesem Dokument zusammen".

💡Tipp 4:

Wartung: Überprüfe deine Notebooks von Zeit zu Zeit, um sie zu aktualisieren. Entferne, was irrelevant ist.

💡Tipp 5:

Erkunde die Funktionen des 'Studios':

Im Reiter "Studio", rechts auf dem Bildschirm, kannst du über die Fragen hinausgehen. Erstelle Audiozusammenfassungen, um den Inhalt anzuhören, während du andere Aktivitäten erledigst, erstelle Projektzeitpläne oder sogar häufig gestellte Fragen basierend auf deinen Quellen.

Fazit:

NotebookLM von Google kommt, um die Art zu verändern, wie wir mit unseren Informationen interagieren.

Es hilft uns nicht nur, Daten schnell zu finden, sondern befreit uns vom täglichen "Schürfen", damit wir unsere Zeit und Energie dort einsetzen können, wo sie wirklich den Unterschied machen: bei den Menschen und beim Erfolg des Projekts. Schließlich ist diese Technologie nur das Mittel, um etwas noch Größeres zu erreichen, und mit diesem Tool wird das Projektmanagement intelligenter.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie Technologie dein Leben als Projektleiter vereinfachen kann? Lies auch diesen Artikel, in dem ich zeige, wie man Informationen in Google Drive schützt (schau hier):

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