6 Funktionen von Google Kalender, die das Niveau deiner Meetings HEBEN! Finde heraus, welche...

"Ich liebe Meetings!"

- Hat noch nie jemand gesagt.

Meetings zu machen und daran teilzunehmen, gehört zur Arbeit in der Unternehmenswelt. Die Wahrnehmung, dass Meetings übermäßig viel Zeit verschlingen, ist weit verbreitet, und ich glaube, das ist auch deine Realität. Dieser Artikel des Magazins Você SA zeigt, dass 31 % der Meetings nutzlos sind, und geht noch tiefer auf die Konsequenzen dieser Zahl ein.

Obwohl das ein globales Problem ist, das eine breite kulturelle Diskussion über Werte und Verhalten beinhaltet, gibt es Funktionen, die helfen können, diese Situation im Alltag zu lindern.

Die gute Nachricht? Du musst dieser traurigen Realität nicht ausgeliefert sein.

In diesem Artikel zeige ich praktisch 6 Funktionen von Google Kalender (Calendar), die das Niveau deiner Meetings sicherlich heben. Diese Tipps sind wirklich nützlich, wenn du die Verantwortung als ORGANISATOR des Kalenders und des Events übernimmst. Schau es dir an!

Funktionen von Google Kalender für deine Meetings

1. Besprechungsprotokoll erstellen 📄

Eines der größten Probleme bei Meetings ist, dass sie stattfinden und niemand Notizen zu den Entscheidungen, Vereinbarungen und nächsten Schritten macht. Dadurch gehen wichtige diskutierte und festgelegte Informationen verloren. Um das zu lösen, kannst du die Funktion Besprechungsprotokoll erstellen nutzen.

Diese Option befindet sich im Kalender, unter "Termindetails". Wenn du das Protokoll erstellst, wird ein Google Docs-Dokument generiert, das automatisch in deinem Google Drive gespeichert wird.

Dieses Dokument wird mit den eingeladenen Personen geteilt und mit der Struktur für Teilnehmer, Aufzeichnungen und nächste Schritte erstellt.

Am Ende des Meetings hast du ein formatiertes Dokument, das bereits mit den Personen geteilt und bereit ist, an die übrigen Stakeholder gesendet zu werden.

💡 Tipp: Um es effizient zu nutzen, kannst du einen Teilnehmer um Hilfe bitten, während der Durchführung des Meetings Notizen zu machen — so teilst du die Arbeit auf und konzentrierst dich auf die Durchführung. Wenn das Meeting wiederkehrend ist, kannst du auch vereinbaren, dass bei jedem Termin eine andere Person für die Notizen verantwortlich wird — das engagiert und bindet die Menschen ein. Es ist auch möglich zu vereinbaren, dass der Co-Organisator des Events für diese Aufgabe verantwortlich ist.

2. Eine Beschreibung hinzufügen 📝

Wie oft hast du dich schon in einem Meeting erwischt, ohne die geringste Ahnung zu haben, warum und wofür du dort warst?

Das Feld "Eine Beschreibung hinzufügen" zu nutzen, hilft, relevante Informationen im Voraus zu kommunizieren. Das Feld befindet sich im Kalender, im Reiter Termindetails.

Du wirst dieses Feld nutzen, um das Ziel, die Agenda zu beschreiben und Referenzdateien anzuhängen, die von den Teilnehmern vorher (Vorbereitung), während (Durchführung) und nach dem Meeting eingesehen werden können.

Eine Einladung mit einer Beschreibung zu erhalten, hebt das Niveau deines Kalenders erheblich.

💡 Tipp: Beginne mit der Beschreibung des Ziels, liste die Agenda auf, die zum Ziel führt, füge die nötigen Teilnehmer hinzu, um zu jedem Punkt der Agenda beitragen zu können, und hänge die Dokumente an, die die für die Durchführung nötigen Daten liefern.

3. Anwesenheitskontrolle 🙋🏻‍♀️🙋🏿‍♂️

Weißt du, wer die Ersten sind, die sich über mangelndes Engagement beschweren und nicht über die Entscheidungen informiert sind? Diejenigen, die nicht am Meeting teilgenommen haben oder körperlich anwesend, aber geistig abwesend waren. Die Anwesenheitskontrolle zu haben, ist grundlegend, um Compliance aufrechtzuerhalten und die Gründe für Informationsabweichungen zu verstehen.

Die Funktion Anwesenheitskontrolle sendet dem Organisator Teilnahmeberichte per E-Mail.

So aktivierst du die Kontrollfunktion:

1. Videoanruf-Optionen (Zahnradsymbol).
2. Organisator-Steuerungen
3. Aktiviere die Anwesenheitskontrolle.

Du kannst den Anwesenheitsbericht zusammen mit dem Protokoll senden und die Professionalität deines Meetings noch weiter steigern. Stell dir den Wert vor, Teilnehmer bei Events wie Schulungen, Webinaren oder Vorstandssitzungen zu bestätigen.

4. Notizen mit Gemini machen ✨

Notizen vom Meeting zu machen (erster Schritt des Artikels) erfordert viel Aufwand, Zeit, Verständnis, und es geht immer etwas verloren. Wenn deine Google-Workspace-Version Gemini verfügbar hat, kannst du die Funktion Notizen mit Gemini machen nutzen.

So aktivierst du die Notizfunktion:

1. Videoanruf-Optionen (Zahnradsymbol).
2. Aufzeichnungen des Meetings
3. Markiere die Option Notizen mit Gemini machen.

Am Ende erhältst du eine Zusammenfassung des Meetings mit einem Dokument, das mit allen Eingeladenen geteilt wird. Die Notizen enthalten auch die Transkription (falls aktiviert) und die Festlegung der nächsten Schritte als Aufgabenliste. Jetzt musst du es nur noch per E-Mail versenden und das Niveau deines Kalenders noch weiter heben.

5. Das Meeting aufzeichnen 📹

Weißt du, wenn jemand das Meeting verpasst und du denselben Inhalt noch einmal wiederholen musst? Es ist nicht immer möglich, alle Eingeladenen beim Treffen dabei zu haben, daher wird die Notwendigkeit der Wiederholung real. Wenn deine Google-Workspace-Version die Aufzeichnung verfügbar hat, kannst du die Funktion Meetings aufzeichnen nutzen.

So aktivierst du die Aufzeichnungsfunktion:

1. Videoanruf-Optionen (Zahnradsymbol).
2. Aufzeichnungen des Meetings
3. Markiere die Option Das Meeting aufzeichnen.

Nach dem Meeting wird ein Video in deinem Google Drive generiert. Es wird im Kalendertermin geteilt, und der Link wird auch an die Eingeladenen gesendet.

Du kannst es mit den anderen Beteiligten an diesem Thema teilen. In Schulungen ist diese Funktion sehr interessant — du kannst das Event sogar aufzeichnen und später relevante Ausschnitte erstellen, um nur diesen Teil zu teilen.

6. Co-Organisatoren einladen 👥

Einen Kalendertermin allein zu leiten, ist aufwändig, und oft verliert sich der Organisator zwischen der Durchführung der Agenda und dem Management des Meetings. Um Hilfe zu bekommen und der Person, die helfen wird, Autonomie zu geben, kannst du die Funktion Co-Organisatoren nutzen.

Wenn du sie hinzufügst, können sie Teilnehmer stummschalten (was wunderbar ist, um die Teilnehmer stummzuschalten, deren Mikrofone Umgebungsgeräusche aufnehmen und den Ton stören), ihren eigenen Bildschirm präsentieren, den Anruf aufzeichnen, Besucher akzeptieren und andere Co-Organisatoren hinzufügen.

So aktivierst du die Co-Organisatoren-Funktion:

1. Videoanruf-Optionen (Zahnradsymbol).
2. Reiter Gäste
3. Co-Organisator hinzufügen

💡 Tipp: Informiere die Person, dass sie die Rolle und die Funktion der Co-Organisatorin hat. Sie wird positiv beitragen und alle nötigen Mittel haben, um dir während der Durchführung des Meetings zu helfen.

Praktische Demonstration, wie man die vorgestellten Funktionen nutzt 👨🏻‍🏫

In diesem Video zeige ich die Nutzung der 6 Funktionen und die greifbaren Ergebnisse dieser Nutzung. Schau es dir an!

Das Ziel ist jetzt, dass du die Nutzung dieser Funktionen in deinen Meetings in die Praxis umsetzt. Die anfängliche Herausforderung ist, sich daran zu erinnern, die Einstellungen vorzunehmen — sobald du damit angefangen hast, wird es in kurzer Zeit zu einer guten Praxis, und deine Meetings werden mit einem höheren Organisationsniveau wahrgenommen.

Wenn dieser Inhalt nützlich war, gefällt dir vielleicht auch dieser Artikel, in dem ich eine einfache Technik lehre, die dir die Kontrolle über die Handlungen zurückgibt. Schau es dir an!

Teile es mit deinen Arbeitskollegen und hol das Beste aus dem Google Workspace in deinem Alltag heraus.

Einen Gruß!