Especificidade, a habilidade que muda seu patamar como gerente de projetos

Quantas vezes você encerrou uma conversa com uma frase que parecia resolver o assunto, mas que, no final, não trazia nenhuma definição concreta? Boa parte desses casos tem uma causa comum: a falta de especificidade na comunicação.

Esse é um problema que vivo diariamente nos projetos que conduzo, nas rotinas de trabalho e na vida particular.

O problema da falta de especificidade

No ambiente corporativo, boa parte dos ruídos de comunicação nasce de uma dificuldade simples de apontar: falas e escritas genéricas. Preste atenção em quantas vezes as palavras chegam vagas: muitos, alguns, assim que possível, vários. Essas palavras deixam as coisas subentendidas, sem clareza sobre a situação real e geram confusão exatamente no momento em que mais precisamos de alinhamento.

O problema é que elas passam silenciosamente, e as consequências vêm na forma de desentendimento e expectativas frustradas.

Ser específico dá trabalho. Na prática, não é fácil. Precisamos nos policiar o tempo todo e, mesmo assim, seguimos soltando mensagens genéricas sem perceber.

Exemplos que provavelmente já passaram pela sua rotina:

• "O pessoal ficou com muitas dúvidas." Quem é o pessoal? Quantas dúvidas? Quais são elas?
• "Alguns pontos estão pendentes." Quantos? Quais? Você listou?
• "Todo mundo falou que não ficou bom." Quem exatamente não gostou? O que especificamente não ficou bom?
• "Estou olhando e te retorno assim que possível." Está olhando o quê? Assim que possível é quando, até que horas, ou semana que vem?
• "O produto está cheio de erro." Quais erros? Existe uma lista?

Eu tenho certeza de que pelo menos um desses exemplos apareceu na sua semana. Se você não explica, mostra e demonstra com detalhe, a outra pessoa não entende a situação com a profundidade e clareza necessária para agir.

Faça um teste simples, abra seus últimos e-mails enviados e veja como eles terminam. É bem provável que boa parte deixe as próximas ações em aberto, embrulhadas numa fala genérica.

A solução: uma dica de como começar a comunicar com especificidade

Comunicar com especificidade é a prática de substituir palavras genéricas por informações concretas (quem, quanto, quando, o quê) em falas e escritas de projeto. É hábito, e hábito se constrói com atenção plena aos nossos comportamentos, falas e escrita, exercitado repetidamente até virar padrão.

Um bom ponto de partida é a leitura. Comece a reparar nos textos que você recebe, quando aparecem palavras como muitos, alguns, vários e assim que possível. De forma educada, solicite a informação que esclarece essas palavras: "Alguns quantos?", "Assim que possível seria até quando?". Com o tempo, essa mesma exigência passa a valer também para a sua própria fala.

Nas reuniões de projeto, comece a exigir especificidade dos envolvidos, e aplique o mesmo padrão nos seus relatórios. Uma prática que uso bastante é apoiar a comunicação em links para documentos de referência, como planilhas, documentos e sistemas. Em vez de poluir o texto com uma lista enorme de detalhes, deixo o documento como link e quem precisar de profundidade, acessa em um clique, sem que a mensagem principal fique pesada.

O resultado é uma fala do tipo: "Esse assunto está programado para o dia 20, às 14h, com a pessoa Y." Isso muda o jogo na forma como o seu time e os seus stakeholders entendem o que está, de fato, acontecendo.

Especificidade resolve parte do problema, pois garante que a mensagem sobre o que foi feito, ou sobre o que falta fazer, chegue clara. Uma outra parte é levar o que foi prometido até o fim, mesmo quando a motivação inicial já passou. É sobre isso que falo em Acabativa, o hábito que separa quem inicia projetos de quem os entrega: comunicar bem o que se fez não substitui terminar o que se comunicou.

Em breve vou falar também sobre as camadas de comunicação, gerencial, tática e operacional, tema sobre o qual recebi recentemente um feedback duro, mas necessário, para aprender de verdade o que eu achava que já sabia.

Se você se identificou com algum dos exemplos, escolha uma única mensagem que for enviar hoje e reescreva com um dado concreto no lugar da palavra genérica. Comenta aqui embaixo como foi.

Um abraço! Leandro | PMP | Gestor de PMO e Projetos