Qual problema esse projeto resolve?

Você já entregou um projeto inteiro, dentro do prazo, dentro do orçamento, e mesmo assim ouviu um "não era bem isso que eu esperava"?

Depois de mais de 15 anos trabalhando com gestão de projetos, aprendi que essa frustração quase sempre nasce da mesma lacuna: ninguém perguntou, com clareza, qual problema esse projeto resolve. E essa pergunta precisa ser feita bem antes do projeto começar.

O ponto de origem

Quando assumimos um projeto, raramente recebemos um problema. Recebemos uma solução já escolhida por outra pessoa.

Já perdi a conta de quantos pedidos chegaram assim: "troca esse sistema, porque está ruim" ou "esse processo não nos atende mais". Raramente vem junto à explicação sobre o obstáculo em si, sobre a situação esperada, ou sobre quem espera por ela.

(As situações descritas aqui refletem percepções pessoais acumuladas ao longo da carreira, não de uma empresa específica.)

O risco está em tratar uma percepção, uma fala ou uma emoção como se fosse a realidade dos fatos. O resultado costuma ser meses de trabalho dedicados a resolver o problema errado.

A Harvard Business Review já chamou atenção para esse risco: no artigo "Are You Solving the Right Problem?", Dwayne Spradlin argumenta que organizações costumam correr para a solução antes de diagnosticar o problema com profundidade.

Por isso, explorar a fundo a situação atual e questionar o pedido não é desobedecer o patrocinador. É proteger o dinheiro dele. Qualquer patrocinador sério espera isso de quem conduz o projeto.

Dois caminhos para entender um problema

Em gestão de projetos, problema é um obstáculo que alguém enfrenta e precisa de ação para superar, ou uma lacuna entre a realidade e o que era esperado. Na prática, essas duas formas aparecem juntas, com mais frequência do que se imagina.

O primeiro passo para lidar com qualquer uma delas exige coragem. O segundo é colocar em prática a ferramenta mais eficiente que um líder de projeto tem: conversar.

Se o problema é um obstáculo

Vá até quem enfrenta esse obstáculo no dia a dia e explore três pontos:

Escreva qual é o obstáculo. Observe a pessoa fazendo ou sofrendo com ele agora.

Escreva o esforço ou as ações que essa pessoa já faz para superá-lo hoje.

Nomeie o incômodo que ela sente: dor, raiva, tédio, impaciência, ansiedade.

Se o problema é uma lacuna entre realidade e expectativa

Aqui a exploração pede evidência, não opinião:

Vá ver e sentir a realidade de perto, no lugar onde ela acontece.

Escreva os fatos que comprovam essa realidade: todos os dias, às vezes, quantas vezes.

Reúna evidências concretas: vídeo, foto, registro.

Escreva os dados que sustentam essa realidade: lista, tabela, número.

Escreva o nome de quem espera que essa realidade seja diferente.

Identifique onde está registrado que essa pessoa espera isso.

Escrever, listar, nomear, colocar no papel. Isso não é burocracia. É o que evita gastar uma quantidade enorme de recursos resolvendo a coisa errada.

Quem já faz isso bem

Elon Musk é conhecido por questionar cada especificação dentro de suas empresas. Ele vai até a fonte nominal de quem pediu o requisito e busca entender a fundo o motivo por trás dele. Já escrevi sobre essa prática neste artigo.

Faça isso agora

Pegue o projeto mais importante no qual você está investindo sua energia hoje. Escreva em uma frase: "qual é o problema que esse projeto está resolvendo?"

Depois, repare se essa frase virou apenas a descrição da entrega. Se virou, existe uma boa chance de você estar resolvendo o problema errado.

Essa é a primeira pergunta difícil de responder bem antes de começar um projeto. A segunda, para quem já começou do jeito certo, eu trago no próximo artigo: o que mudou no negócio depois desse projeto?

Um abraço! Leandro | PMP | Gestor de PMO e Projetos