Hinterfrage die Spezifikationen: der erste Schritt, um Verschwendung in Projekten zu vermeiden (inspiriert von Elon Musk)

Hast du dich schon mal frustriert gefühlt, weil du viel Mühe in etwas gesteckt hast, das zu nichts geführt hat?

Dinge zu tun, die niemand braucht, ist eines der größten organisatorischen Probleme. Investitionen, Zeit und Aufmerksamkeit der Menschen in Dinge zu stecken, die nicht existieren sollten, bringt enorme Verluste.

Im Buch Elon Musk von Walter Isaacson (hier zugänglich) wird ein Algorithmus von Elon vorgestellt, der wie ein Mantra rezitiert wird. Es sind im Grunde 5 Gebote, die im Arbeitssystem praktiziert werden. Das erste davon ist, alle Spezifikationen zu hinterfragen, und es kann sofort auf deine Projekte angewendet werden. Schau, ob es Sinn macht.

Hauptgrund für Ressourcenverschwendung

Eine der größten Quellen der Ressourcenverschwendung in Unternehmen ist der Bau von Dingen, die niemand braucht.

Beobachte die dir verfügbaren Ressourcen und bemerke, wie ein großer Teil davon keinen Nutzen hat. Wie viele Apps hast du auf deinem Telefon und werden wirklich genutzt? Von diesen Apps, wie viele Funktionen werden wirklich genutzt, um deine Alltagsaufgaben zu lösen? Dazu kommen noch die, von denen du nicht einmal weißt, dass sie in der App existieren, aber dort gebaut und verfügbar sind.

Das ist ein einfaches Beispiel, und die gleiche Denklinie kann in jedem Aspekt deines Lebens beobachtet werden.

Warum passiert das?

Ein großer Teil der Verschwendung wird durch mangelndes Hinterfragen verursacht.

Hinterfragen bedeutet nicht, zu allen vorgelegten Anfragen Nein zu sagen. Es bedeutet zu fragen, zu reflektieren, zu analysieren und die Gründe hinter einer Spezifikation oder Anforderung zu verstehen.

In der Unternehmenswelt kann das Hinterfragen zu Missverständnissen, Konflikten, Unbehagen führen und sogar als Respektlosigkeit gegenüber der anderen Person angesehen werden. Deshalb vermeiden viele das Hinterfragen und akzeptieren schließlich die Dinge, was zum Ursprung des Problems führt.

Konsequenzen der Verschwendung

Neben den Opportunitätskosten (die Ressourcen anderswo einsetzen) geht es meist einher mit:

• Wartungskosten: es am Laufen und verfügbar zu halten.
• Regeln, die dem Prozess die Flüssigkeit nehmen.
• Teammoral: Demotivation durch fehlenden Nutzen ihrer Arbeiten (Konstruktionen).
• Automatisierung von Prozessen, die gar nicht existieren sollten.

Wie man es vermeidet: Hinterfrage alle Spezifikationen

Laut Musk muss jede Spezifikation mit dem Namen der Person versehen sein, die sie festgelegt hat. Man muss den Namen der realen Person kennen, die diese Anforderung geschaffen hat.

Danach solltest du sie hinterfragen, egal wie klug oder erfahren die Person ist. Er glaubt, dass Spezifikationen von intelligenten Menschen die gefährlichsten sind, weil es weniger wahrscheinlich ist, dass sie hinterfragt werden — und genau dort liegt die Gefahr und entsteht die Quelle der Probleme.

Wie kannst du hinterfragen?

Der erste Tipp ist, von dem Prinzip auszugehen, dass du der Person hilfst. Das gibt dir Vertrauen und Mut. Folge den Schritten unten, um zu hinterfragen, ohne dich zurückgezogen zu fühlen. Du kannst testen, es wird funktionieren!

• Stelle Fragen auf höfliche Weise und mit dem Ziel, zum Nachdenken anzuregen.
• Nutze die Jokerfrage: Wirklich? Zum Beispiel: Ist es wirklich möglich, dass diese Situation nicht ganz wahr ist? War es wirklich genau so, wie es passiert ist?
• Haben wir Daten oder Fakten dokumentiert, die die Aussage oder Anfrage begründen?
• Ist es möglich, dass das nicht ganz wahr ist?
• Was sind die Vor- und Nachteile, wenn es so ist?
• Wer hat das gesagt? Wo steht geschrieben, dass es so sein muss? (im Buch gilt nur das Gesetz der Physik, der Rest wird als Empfehlung behandelt).

Mit diesen einfachen Fragen wirst du es schaffen, die Reflexion anzustoßen und anzufangen, den Nutzen des Zweifels zu ernten — von dort aus entsteht der Aufbau intelligenterer Lösungen.

Fazit

Das Mantra von Elon Musk ist nicht nur eine Richtlinie zum Bau von Raketen oder Elektroautos. Es ist eine Denkweise, die in unseren Projekten oder in jedem Lebensbereich angewendet werden kann.

Die Spezifikationen zu hinterfragen, zum Ursprung der Anfragen zu gehen und zu hinterfragen, ist kein Akt der Rebellion, sondern der Verantwortung. Es ist eine grundlegende Haltung, um die Verschwendung von Ressourcen, Zeit und der Motivation der Menschen zu vermeiden.

Diese Praxis zu übernehmen, ist ein großer Schritt, um Dinge zu bauen, die wirklich wichtig sind, was zu besseren Ergebnissen und einer kollaborativeren Umgebung führt.

Die Botschaft, die ich dir mitgebe: Wenn du dein nächstes Projekt leitest, denk daran: "Hinterfrage alle Spezifikationen."

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Und nutze die Gelegenheit, um darüber nachzudenken, was deine größten Frustrationen über Verschwendung am Arbeitsplatz waren!

Einen Gruß!

Leandro