Durchziehen: die Gewohnheit, die diejenigen, die Projekte starten, von denen trennt, die sie liefern

Hast du schon mal angehalten, um zu zählen, wie viele Initiativen in deinem Bereich begonnen haben, aber nie zu Ende gekommen sind?

Eine schnelle Recherche zeigt schon, dass das nicht nur dein Problem ist. Die Zahlen helfen, das Ausmaß der Sache zu verstehen. Der TCU (brasilianischer Bundesrechnungshof) führt ein Überwachungspanel für gestoppte Bauprojekte, nach dem die Zahl gestoppter Vorhaben zwischen 2022 und 2024 auf 11.944 Bauprojekte anstieg. Das entspricht 52 % aller laufenden Bundesbauprojekte in diesem Zeitraum, die bereits 9 Milliarden Reais an öffentlichen Mitteln verbraucht haben und noch weitere 29,4 Milliarden Reais benötigen werden, um abgeschlossen zu werden.

Im Privatsektor gibt es kein ähnliches Panel, da keine Behörde zentral erfasst, wie viele Projekte innerhalb der Unternehmen auf halbem Weg stehen geblieben sind, aber das bedeutet nicht, dass das Problem kleiner ist, nur dass es unsichtbar bleibt. Es reicht, auf das Projektportfolio deines Bereichs zu schauen und zu zählen, wie viele Punkte dort verlassen oder zur Hälfte vergessen sind, ohne dass jemand den Abschluss formalisiert hat.

Was es heißt, durchzuziehen

Durchzuziehen ist die Fähigkeit, ein Projekt bis zum Ende zu bringen, auch nachdem die anfängliche Begeisterung schon vergangen ist. Das unterscheidet sich stark vom guten Anfangen. Anzufangen ist leicht, weil jede Initiative mit Energie entsteht, mit einem klaren Problem und Menschen, die bereit sind zu helfen. Das Schwierige ist, dieses Tempo bis zur Lieferung zu halten, wenn das ursprüngliche Problem schon seine Dringlichkeit verloren hat und andere Prioritäten um die Aufmerksamkeit des Teams konkurrieren.

Diese Fähigkeit erzeugt auch Glaubwürdigkeit, denn ein Projektmanager, der dafür bekannt ist, zu beenden, was er anfängt, baut viel schneller Vertrauen auf als ein Manager, der nur für gute Ideen bekannt ist. Die Stakeholder lernen diesen Unterschied mit der Zeit und vertrauen am Ende ihre wichtigsten Projekte denen an, die historisch liefern.

Das Geheimnis ist, jeden Tag ein bisschen abzuschließen

In der Praxis hängt das Durchziehen nicht von einer heroischen Anstrengung am Ende des Projekts ab, sondern von einer einfachen Frage, die sich jeden Tag wiederholt: Was müssen wir heute tun, um dieses Projekt voranzubringen?

Es ist wie der Bau eines Hauses, bei dem jede Interaktion einen Ziegel hinzufügt. Isoliert betrachtet, scheint ein Ziegel nicht viel, aber mit Beständigkeit bilden sie eine Wand, dann einen Raum, bis daraus ein fertiges, nutzbares Haus wird. Der häufige Fehler ist, auf einen großen Block freier Zeit zu warten, um das ganze Projekt auf einmal voranzubringen, nur erscheint dieser Block selten, und das Projekt bleibt stehen, während es darauf wartet.

Jeden Tag kleine Handlungen abzuschließen, hilft auch zu erkennen, wenn ein Projekt ins Stocken geraten ist, denn wenn die Frage "was tun wir heute, um voranzukommen" mehrere Tage in Folge unbeantwortet bleibt, ist das bereits ein Zeichen, dass etwas entblockt, neu verhandelt oder sogar formell abgeschlossen werden muss, statt es einfach liegen zu lassen.

Vom Starter-Modus zum Beender-Modus

Der Projektmanager ist meist exzellent im Starter-Modus — er weiß, wie man einen Umfang strukturiert, ein Team mobilisiert und die Idee den Stakeholdern verkauft —, aber die echte Herausforderung liegt darin, dasselbe Aufmerksamkeitsniveau im Beender-Modus aufrechtzuerhalten, wenn das Projekt keine Neuheit mehr ist.

Das ist keine Kritik, nur eine Beobachtung darüber, wo wir normalerweise unsere Energie einsetzen, da wir tendenziell dem, was anfängt, mehr Aufmerksamkeit schenken als dem, was abgeschlossen werden muss. Dieses Muster zu erkennen, ist schon der erste Schritt, es zu ändern.

Schau jetzt auf die Projekte, für die du verantwortlich bist. Frag für jedes von ihnen, was heute getan werden muss, um ein bisschen voranzukommen. Wiederhole diese Frage jeden Tag, und du wirst den Unterschied zwischen einem Portfolio unfertiger Ideen und einem Portfolio echter Lieferungen bemerken. Wenn du diese Denkweise vertiefen möchtest, habe ich schon darüber gesprochen in Immer am Abschließen: ein essenzieller praktischer Tipp, um deine Projekte zu beenden.

Einen Gruß! Leandro | PMP | PMO- und Projektmanager