Welches Problem löst dieses Projekt?

Hast du schon mal ein ganzes Projekt geliefert, innerhalb der Frist, innerhalb des Budgets, und trotzdem ein "das war nicht ganz das, was ich erwartet hatte" gehört?

Nach über 15 Jahren Arbeit im Projektmanagement habe ich gelernt, dass diese Frustration fast immer aus derselben Lücke entsteht: Niemand hat klar gefragt, welches Problem dieses Projekt löst. Und diese Frage muss gestellt werden, lange bevor das Projekt beginnt.

Der Ausgangspunkt

Wenn wir ein Projekt übernehmen, erhalten wir selten ein Problem. Wir erhalten eine Lösung, die bereits von jemand anderem gewählt wurde.

Ich habe schon den Überblick verloren, wie viele Anfragen so ankamen: "tausch dieses System aus, weil es schlecht ist" oder "dieser Prozess bedient uns nicht mehr". Selten kommt die Erklärung über das eigentliche Hindernis mit, über die erwartete Situation oder darüber, wer darauf wartet.

(Die hier beschriebenen Situationen spiegeln persönliche, im Laufe der Karriere angesammelte Wahrnehmungen wider, nicht die eines bestimmten Unternehmens.)

Das Risiko liegt darin, eine Wahrnehmung, eine Aussage oder eine Emotion als wäre es die faktische Realität zu behandeln. Das Ergebnis sind meist Monate Arbeit, die darauf verwendet werden, das falsche Problem zu lösen.

Die Harvard Business Review hat bereits auf dieses Risiko hingewiesen: im Artikel "Are You Solving the Right Problem?" argumentiert Dwayne Spradlin, dass Organisationen dazu tendieren, zur Lösung zu eilen, bevor sie das Problem gründlich diagnostizieren.

Deshalb bedeutet es nicht, dem Sponsor nicht zu gehorchen, wenn man die aktuelle Situation gründlich erforscht und die Anfrage hinterfragt. Es bedeutet, sein Geld zu schützen. Jeder seriöse Sponsor erwartet das von demjenigen, der das Projekt leitet.

Zwei Wege, um ein Problem zu verstehen

Im Projektmanagement ist ein Problem ein Hindernis, dem jemand gegenübersteht und das eine Handlung erfordert, um es zu überwinden, oder eine Lücke zwischen der Realität und dem, was erwartet wurde. In der Praxis treten diese beiden Formen häufiger zusammen auf, als man sich vorstellt.

Der erste Schritt, um mit einer von beiden umzugehen, erfordert Mut. Der zweite ist, das effizienteste Werkzeug, das ein Projektleiter hat, in die Praxis umzusetzen: zu sprechen.

Wenn das Problem ein Hindernis ist

Geh zu demjenigen, der diesem Hindernis im Alltag gegenübersteht, und untersuche drei Punkte:

Schreib auf, was das Hindernis ist. Beobachte die Person, wie sie es gerade tut oder darunter leidet.

Schreib die Anstrengung oder die Handlungen auf, die diese Person heute schon macht, um es zu überwinden.

Benenne das Unbehagen, das sie fühlt: Schmerz, Wut, Langeweile, Ungeduld, Angst.

Wenn das Problem eine Lücke zwischen Realität und Erwartung ist

Hier erfordert die Untersuchung Beweise, keine Meinung:

Geh und sieh und fühl die Realität aus der Nähe, am Ort, wo sie passiert.

Schreib die Fakten auf, die diese Realität belegen: jeden Tag, manchmal, wie oft.

Sammle konkrete Beweise: Video, Foto, Aufzeichnung.

Schreib die Daten auf, die diese Realität stützen: Liste, Tabelle, Zahl.

Schreib den Namen von demjenigen auf, der erwartet, dass diese Realität anders ist.

Identifiziere, wo festgehalten ist, dass diese Person das erwartet.

Aufschreiben, auflisten, benennen, zu Papier bringen. Das ist keine Bürokratie. Es ist das, was vermeidet, eine enorme Menge an Ressourcen zu verschwenden, um die falsche Sache zu lösen.

Wer das schon gut macht

Elon Musk ist bekannt dafür, jede Spezifikation innerhalb seiner Unternehmen zu hinterfragen. Er geht bis zur namentlichen Quelle von dem, der die Anforderung angefragt hat, und versucht, den Grund dahinter gründlich zu verstehen. Ich habe schon über diese Praxis in diesem Artikel geschrieben.

Mach das jetzt

Nimm das wichtigste Projekt, in das du heute deine Energie investierst. Schreib in einem Satz: "welches Problem löst dieses Projekt?"

Schau danach, ob dieser Satz nur zur Beschreibung der Lieferung geworden ist. Wenn ja, gibt es eine gute Chance, dass du das falsche Problem löst.

Das ist die erste schwierige Frage, die man gut beantworten muss, bevor man ein Projekt beginnt. Die zweite, für diejenigen, die schon auf die richtige Art angefangen haben, bringe ich im nächsten Artikel: Was hat sich im Geschäft verändert, nachdem dieses Projekt abgeschlossen war?

Einen Gruß! Leandro | PMP | PMO- und Projektmanager