Descubre cómo impedir descargas, copias e impresiones de archivos en Google Drive

Para tener el control e impedir que las personas descarguen, impriman o copien tus archivos guardados en Google Drive, conoce esta excelente función.

Compartir archivos en el entorno corporativo

¿Tú también manejas información sensible y confidencial en tu trabajo? Si la respuesta es sí, ya sabes que compartir documentos es clave para la colaboración, pero la seguridad es una preocupación constante.

Ese miedo de que un documento se difunda sin control, o de que alguien copie información, es real.

El cuidado al compartir y mantener el control de los archivos

Imagina que estás trabajando en un documento estratégico, como una presentación o el control de presupuesto de tu área. Necesitas compartir ese archivo con algunos miembros de la empresa, pero no quieres que se descargue, imprima o copie.

Hoy compartes el documento, pero te queda la preocupación de copias o reenvíos sin permiso. La realidad es que, si se te fue de las manos, poco se puede hacer. ¿Verdad?

Este es un dolor común para quien lidera proyectos y necesita equilibrar la colaboración con la seguridad de la información.

La falta de control sobre lo que pasa con el archivo después de compartirlo puede generar riesgos de filtración de datos, pérdida de propiedad intelectual y problemas de cumplimiento. Las consecuencias pueden ser graves, desde la pérdida de confianza hasta pérdidas financieras para la empresa.

Si usas Google Workspace, hay una función que me gusta mucho usar y estoy seguro de que te va a ayudar a mantener ese control.

Compartir en Drive: cómo restringir la descarga, copia e impresión del contenido

Necesitas ser el propietario del archivo o administrador de una Unidad Compartida, y tendrás disponibles las opciones granulares para restringir lo que las personas pueden hacer con tus documentos: descargar, imprimir o copiar.

Esto significa que puedes compartir para visualización o edición, pero bloquear acciones que puedan sacar el archivo de tu entorno seguro.

Sigue estos pasos para usar esta función y proteger tus archivos:

1. Abre Google Drive: ve a tu Google Drive (drive.google.com).

2. Selecciona el archivo o carpeta: haz clic derecho en el archivo (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Forms, etc.) o en la carpeta que quieras controlar.

3. Accede a las opciones para compartir: haz clic en "Compartir" o "Compartir con personas y grupos".

4. Configura los permisos:

• Añade a las personas o grupos con quienes quieras compartir.
• Para cada persona o grupo, selecciona el permiso adecuado (p. ej., "Lector", "Comentarista" o "Editor").
• En la esquina inferior derecha de la ventana para compartir, haz clic en "Configuración" (el ícono de engranaje).
• Dentro de la configuración, verás las opciones de IRM (controles de gestión de derechos de la información). Desmarca las casillas junto a "Los lectores y comentaristas pueden descargar, imprimir y copiar" (para restringir todas esas acciones a lectores y comentaristas).

6. Guarda la configuración: haz clic en "Guardar" o "Listo".

Mira el video explicativo:

Comparte con seguridad y mantén el control

Con este control puedes compartir la información de tus proyectos con la confianza de que permanece protegida. Tendrás más tranquilidad sabiendo que tienes la autonomía para definir qué se puede y qué no se puede hacer con tus archivos más importantes.

¿Qué tal revisar ahora mismo los permisos de los documentos más sensibles de tus proyectos y aplicar en la práctica estas nuevas restricciones?

Esta función está disponible en todas las ediciones de pago de Google Workspace.

Si te fue útil, comparte el artículo con tus colegas de trabajo y ayuda a traer más seguridad digital a tu entorno laboral.

Un abrazo,