Como estimular a colaboração das pessoas nos seus projetos?
Colaboração é sobre Confiança e Relacionamentos
E se a falta de colaboração do seu time não for sobre ferramentas ou métodos, mas sobre algo muito mais profundo?
Você está em um projeto e enfrenta dificuldade em obter a colaboração das pessoas para fazer as coisas acontecerem?
As pessoas não estão se comprometendo com as atividades ou não ajudam os colegas?
Essa é uma situação recorrente que vivenciamos em muitos projetos que desenvolvemos dentro de organizações e comunidades e as consequências geralmente passam por: uma pessoa tenta agir como herói e assume responsabilidades de outras, o projeto é abandonado, aumenta as situações de estresse e conflitos entre as pessoas e áreas.
Todos que se propõem a liderar uma mudança passam ou passarão por essa situação, tanto em projetos quanto nas rotinas operacionais.
Diante dessa situação, percebo que os líderes tendem a buscar soluções rápidas e frágeis ao implementar métodos e ferramentas colaborativas, ou ao colocar um cão de guarda para vigiar as pessoas e implementar controles para reportar.
Cada organização tem o seu próprio contexto que influencia neste problema, contudo, independente de empresa, tamanho, cultura, cenário ou sistema, toda colaboração passa por CONFIANÇA E RELACIONAMENTO, e isso não é sobre métodos, ferramentas ou processos, é sobre pessoas.
Um bom gerente de projetos, antes de tudo, precisa ser um bom líder que carrega um simples mantra: “Ninguém faz nada sozinho”.
Diante dessa situação, percebo que os líderes tendem a buscar soluções rápidas e frágeis ao implementar métodos e ferramentas colaborativas, ou ao colocar um cão de guarda para vigiar as pessoas e implementar controles para reportar.
Cada organização tem o seu próprio contexto que influencia neste problema, contudo, independente de empresa, tamanho, cultura, cenário ou sistema, toda colaboração passa por CONFIANÇA E RELACIONAMENTO, e isso não é sobre métodos, ferramentas ou processos, é sobre pessoas.
Um bom gerente de projetos, antes de tudo, precisa ser um bom líder que carrega um simples mantra: “Ninguém faz nada sozinho”.
Criei esse post para te ajudar a colocar práticas de liderança que começarão a fomentar a colaboração nos seus projetos. Se você aplicar pelo menos uma ação prática já vai perceber a mudança nos comportamentos e um clima melhor, tenho certeza que piorar não vai.
CONFIANÇA
Comece a investir tempo para criar um clima de CONFIANÇA na equipe.A confiança é indispensável para ter a colaboração e as pessoas ajudarem umas às outras. A confiança vem primeiro, a liderança e o projeto, depois. Nesse sentido, compartilho ações práticas para criar um clima de confiança:
👂 Ouvir e prestar a atenção nas pessoas
No mundo onde a maioria quer falar, comece a ouvir genuinamente. Demonstre que você está realmente ouvindo, através de gestos, perguntas e ações.
Aprendi com um gerente de desenvolvimento de sistemas uma prática que faz muita diferença em como a outra pessoa se sente quando te abordar para conversar.
Sempre que eu o abordava em sua sala, ele fazia questão de afastar o teclado do computador, afastar a cadeira para trás e virá-la para a direção a minha direção, como se estivesse dizendo: “parei o que eu estava fazendo e estou te ouvindo”, isso é poderoso no sentido da pessoa valorizar a sua atenção. Isso não depende de cargo ou poder, apenas faça.
Se você está com o celular nas mãos, bloqueie e afaste-o, demonstre que a sua atenção está com a pessoa. Está lendo um e-mail? Pare de ler, desligue a tela e demonstre a sua atenção.
Não é fácil, mas isso muda o jogo na sua RELAÇÃO com a outra pessoa, automaticamente ela estará muito mais propensa em te ouvir e ajudar, quando a abordagem for inversa.
As pessoas percebem isso claramente.
🫴 Compartilhe informações e conhecimento
Seja você o primeiro(a) a compartilhar as informações e recursos que dispõe, compartilhe conhecimento, ensine e instrua.
Aprendi com um gerente de desenvolvimento de sistemas uma prática que faz muita diferença em como a outra pessoa se sente quando te abordar para conversar.
Sempre que eu o abordava em sua sala, ele fazia questão de afastar o teclado do computador, afastar a cadeira para trás e virá-la para a direção a minha direção, como se estivesse dizendo: “parei o que eu estava fazendo e estou te ouvindo”, isso é poderoso no sentido da pessoa valorizar a sua atenção. Isso não depende de cargo ou poder, apenas faça.
Se você está com o celular nas mãos, bloqueie e afaste-o, demonstre que a sua atenção está com a pessoa. Está lendo um e-mail? Pare de ler, desligue a tela e demonstre a sua atenção.
Não é fácil, mas isso muda o jogo na sua RELAÇÃO com a outra pessoa, automaticamente ela estará muito mais propensa em te ouvir e ajudar, quando a abordagem for inversa.
As pessoas percebem isso claramente.
🫴 Compartilhe informações e conhecimento
Seja você o primeiro(a) a compartilhar as informações e recursos que dispõe, compartilhe conhecimento, ensine e instrua.
Perceba que as pessoas precisam acreditar no que você está falando, uma maneira de você fazer isso é compartilhando seu conhecimento.
O que você pode compartilhar agora?
Como você demonstra?
- A visão do objetivo do trabalho: quando a pessoa tem a informação do "Por que" está fazendo aquilo, ela fica mais propensa a colaborar.
- O status das coisas: envie para elas onde vocês estão e o caminho que falta para chegar onde pretendem.
- Mostre a contribuição deles: envie links, fotos, vídeos dos materiais que eles estão construindo. Dê espaço para eles mostrarem e falarem sobre suas contribuições.
- Envie para o grupo algum material (como esse post) que achou interessante e pode ajudá-los.
🫂 Demonstre preocupação pelos outros
Quando os outros perceberem que você pretende pôr os interesses deles à frente dos seus, não hesitarão em confiar em você, além disso, se elas acreditarem que você leva o interesse delas a sério, que você realmente se porta com elas, é mais provável que também leve os seus interesses a sério.Como você demonstra?
- A primeira e mais importante já foi dita, ouça as pessoas.
- Ouça o que tem a dizer para saber o que está acontecendo.
- Preste atenção às ideias e preocupações delas.
- Mostre os seus valores.
- Diga o que você realmente quer (sem desejos ocultos)
- Mostre que está disposto a ajudar
- Ajude-as a resolver os problemas (ao invés de ficar só cobrando prazo).
Deixe seu comentário se alguma ação deu resultado.
RELACIONAMENTOS
O desenvolvimento de relacionamentos é o elemento central da colaboração.Se você aplicar pelo menos uma ação já vai perceber a mudança nos comportamentos das pessoas e uma melhora significativa no clima. Leia e tente colocar em prática.
Facilite os relacionametos
Estimule encontros face a face 👥
Promova encontros presenciais: ainda que o modelo de trabalho seja remoto ou híbrido, é fundamental tirar momentos de encontros presenciais para fortalecer as relações.A sensação é de que a pessoa não existe para a outra, até que a veja. Nada substitui encontros presenciais, a troca imediata, o aperto das mãos e o papo leve. A interação pessoal realmente fomenta as relações.
Para encontros online, peça câmera ligada: parece besta, mas o fato das pessoas se verem e perceberem as expressões fazem a diferença na relação, o que a gente busca é a troca e ver uma letra, uma foto ou uma imagem no lugar da pessoa que não nos aproxima. Um dos desafios das pessoas é abrir a câmera, muitos não gostam, mas estimule, a diferença aparece.
Conduza o seu projeto com objetivos e papéis colaborativos 🧩
Conduza o seu projeto com objetivos e papéis colaborativos 🧩
O mantra é: “Ninguém faz nada sozinho” e em um cenário em que temos que fazer mais coisas com menos recursos, certamente as estratégias competitivas (metas locais) perdem para as colaborativas.
Essa é a prática que particularmente mais gosto para fomentar o relacionamento e colaboração nos projetos, porque começa a unir as pessoas em torno de um objetivo comum, onde cada parte contribui para o todo.
Não é difícil ver projetos conduzidos por áreas isoladas da organização onde o líder não envolve as pessoas de outras áreas impactadas por aquele projeto. Também não é incomum você ouvir de fornecedores que as atividades do time deles estão prontas, como se um não complementasse o outro.
💪 Estruture os projetos para recompensar esforços conjuntos:
Olhe para o objetivo, as entregas, os impactados e liste nominalmente quem deve colaborar para aquilo dar certo.Estruture o projeto de modo que cada pessoa (área) colabore com um parte de projeto.
Esse é um exemplo de estrutura em um projeto multidisciplinar:
- Marketing cuida de revisar os textos e publicações no site;
- Obras vai cuidar da pintura da fachada;
- Fiscal vai providenciar a regularização da nova unidade de negócio;
- Jurídico vai validar as políticas de funcionamento;
- TI vai construir o sistema para controle e disponibilizar os equipamentos;
- RH vai treinar o time.
Perceba que cada um, será o responsável de cuidar de uma parte e a soma deles é que vai fazer o projeto dar certo, apenas uma parte, não vai garantir o sucesso, esse é o objetivo comum e é ele que liga os esforços coletivos.
Uma vez estruturado o projeto dessa maneira, você ganhou um super poder, a narrativa que o Projeto está acima da pessoa individual e da área dele.
Uma vez estruturado o projeto dessa maneira, você ganhou um super poder, a narrativa que o Projeto está acima da pessoa individual e da área dele.
Essa visão muda o jogo na sua condução na liderança de um projeto, principalmente quando não se tem a equipe sob sua gestão direta.
Agora você vai fomentar o encontro de todos eles, pelo menos uma vez na semana, todo mundo junto na sala (presencial, online ou misturado). Não abra mão deste encontro, ele serve muito mais para fomentar o relacionamento e o senso de pertencimento do que para cobrar avanço das atividades, que será algo natural.
Você vai se deparar com pessoas que resistem em participar, não abra mão do encontro, explique que ainda que as ações não foram feitas, você conta com a pessoa para colaborar com determinada informação e acompanhar o que está acontecendo com aquele objetivo comum. S
Agora você vai fomentar o encontro de todos eles, pelo menos uma vez na semana, todo mundo junto na sala (presencial, online ou misturado). Não abra mão deste encontro, ele serve muito mais para fomentar o relacionamento e o senso de pertencimento do que para cobrar avanço das atividades, que será algo natural.
Você vai se deparar com pessoas que resistem em participar, não abra mão do encontro, explique que ainda que as ações não foram feitas, você conta com a pessoa para colaborar com determinada informação e acompanhar o que está acontecendo com aquele objetivo comum. S
S a maioria não puder, remarque imediatamente.
Organize o encontro, se prepare para ele e conduza.
Organize o encontro, se prepare para ele e conduza.
Na condução, estimule o pedido de ajuda entre eles, estimule cada um a falar ou mostrar o resultado da evolução dos trabalhos da semana, o ideal é que todos falem, nem que seja um bom dia.
Depois que sair do encontro, as relações e compromisso serão renovados.
Fechando com ações
Toda vez que me chamam para um projeto considerado problemático, a primeira coisa que começo a investigar é a qualidade das relações, ali está boa parte das respostas para o resultado da situação atual.
Essas dicas servem para áreas interdepartamentais, interempresas ou dentro da mesma estrutura.
Tenho certeza que se você começar a colocar essas ações em prática, a colaboração dentro dos seus projetos ou rotina vai melhorar muito, imagine sua equipe mais engajada e seus projetos fluindo melhor? É exatamente isso que você vai alcançar.
É fácil, não! Senão todo mundo fazia, mas é possível e não custa nada.
Algumas das práticas, tenho mais habilidade e faço naturalmente no dia a dia, outras, confesso que derrapo com certa frequência, mas estou sempre tentando fazê-las.
Se você já está praticando, compartilhe os resultados!
Você também pode conferir esse post sobre ações além dos projetos.
Envie esse artigo para pessoas que você pode ajudar, compartilhe esse artigo.
Um abraço!
Leandro
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