Como estimular a colaboração das pessoas nos seus projetos?
Como estimular a colaboração das pessoas nos seus projetos?
Você está em um projeto e enfrenta dificuldade em obter a colaboração das pessoas para fazer as coisas acontecerem? As pessoas não estão se comprometendo com as atividades ou não ajudam os colegas? Essa é uma situação recorrente que vivenciamos em muitos projetos que desenvolvemos dentro de organizações e comunidades e as consequências geralmente passam por: uma pessoa tenta agir como herói e assume responsabilidades de outras pessoas, o projeto é abandonado, aumenta as situações de estresse e conflitos entre as pessoas e áreas. Todos que se propõem a liderar uma mudança passam ou passarão por essa situação, tanto em projetos quanto nas rotinas operacionais.
Diante dessa situação, percebo que os líderes tendem a buscar soluções rápidas e frágeis ao implementar métodos e ferramentas colaborativas, ou ao colocar um cão de guarda para vigiar as pessoas e implementar controles para reportar.
Cada organização tem o seu próprio contexto que influencia neste problema, contudo, independente de empresa, tamanho, cultura, cenário ou sistema, toda colaboração passa por CONFIANÇA E RELACIONAMENTO, e isso não é sobre métodos, ferramentas ou processos, é sobre pessoas.
Um bom gerente de projetos, antes de tudo, precisa ser um bom líder que carrega um simples mantra: “Ninguém faz nada sozinho”.
Criei esse post para te ajudar a colocar práticas de liderança que começarão a fomentar a colaboração nos seus projetos. Se você aplicar pelo menos uma ação prática já vai perceber a mudança nos comportamentos e um clima melhor, tenho certeza que piorar não vai.
Comece por:
Investir tempo para criar um clima de CONFIANÇA na equipe
A confiança é indispensável para ter a colaboração e as pessoas ajudarem umas às outras. A confiança vem primeiro, a liderança e o projeto, depois. Nesse sentido, compartilho ações práticas para criar um clima de confiança:
👂 Ouvir as pessoas
No mundo onde a maioria quer falar, comece a ouvir genuinamente. Demonstre que você está realmente ouvindo, através de gestos, perguntas e ações.
Aprendi com um gerente de desenvolvimento de sistemas uma prática que faz muita diferença em como a outra pessoa se sente quando te abordar para conversar.
Sempre que eu o abordava em sua sala, ele fazia questão de afastar o teclado do computador, afastar a cadeira para trás e virá-la para a direção a minha direção, como se estivesse dizendo: “parei o que eu estava fazendo e estou te ouvindo”, isso é poderoso no sentido da pessoa valorizar a atenção que você está, não depende de cargo, de poder, apenas faça.
Vivemos com o celular nas mãos, bloqueie e afaste-o, demonstre que a sua atenção está com a pessoa. Está lendo um e-mail? Pare de ler, desligue a tela e demonstre a sua atenção.
Não é fácil, mas isso muda o jogo na sua RELAÇÃO com a outra pessoa, automaticamente ela estará muito mais propensa em te ouvir e ajudar, quando a abordagem for inversa.
As pessoas percebem isso claramente, viu?!
🫴 Compartilhe informações e conhecimento
Seja você o primeiro(a) a compartilhar as informações e recursos que dispõe, compartilhe conhecimento, ensine. Perceba que as pessoas precisam acreditar no que você está falando, uma maneira de você fazer isso é compartilhando seu conhecimento. O que você pode compartilhar agora?
A visão do objetivo do trabalho: quando a pessoa tem a informação do Por que está fazendo aquilo, ela fica mais propensa a colaborar.
O status das coisas: envie para elas onde vocês estão e o caminho que falta para chegar onde pretendem.
Mostre a contribuição deles: envie links, fotos, vídeos dos materiais que eles estão construindo. Dê espaço para eles mostrarem e falarem sobre suas contribuições.
Envie para o grupo algum material (como esse post) que achou interessante e pode ajudá-los.
Tudo isso não custa nada! Apenas sua ação!
🫂 Demonstre preocupação pelos outros
Quando os outros perceberem que você pretende pôr os interesses deles à frente dos seus, não hesitarão em confiar em você, além disso, se elas acreditarem que você leva o interesse delas a sério, que você realmente se porta com elas, é mais provável que também leve os seus interesses (automaticamente do projeto) a sério.
Como você demonstra?
A primeira e mais importante já foi dita, ouça as pessoas.
Ouça o que tem a dizer para saber o que está acontecendo.
Preste atenção às ideias e preocupações delas.
Mostre os seus valores.
Diga o que você realmente quer (sem desejos ocultos)
Mostre que está disposto a ajudar
Ajude-as a resolver os problemas (ao invés de ficar só cobrando prazo).
Basta começar a pôr em prática. A ordem é a seguinte: você começa fazendo e estimulando, as pessoas te observam o tempo todo e elas copiam os exemplos. Deixe seu comentário se alguma ação deu resultado.
A segunda prática conversa diretamente com a confiança, que é facilitar os RELACIONAMENTOS. O desenvolvimento de relacionamentos é o elemento central da colaboração
Essas práticas ajudam a fomentar a colaboração. Se você aplicar pelo menos uma ação já vai perceber a mudança nos comportamentos e um clima melhor. Leia e tente colocar em prática.
Facilite os relacionametos
Estimular encontros face a face 👥
🤝Promova encontros presenciais: ainda que o modelo de trabalho seja remoto ou híbrido, é fundamental tirar momentos de encontros presenciais para fortalecer as relações. A sensação é de que a pessoa não existe para a outra, até que a veja. Nada substitui encontros presenciais, a troca imediata, o aperto das mãos e o papo leve. A interação pessoal realmente fomenta as relações.
📷Para encontros online, peça câmera ligada: parece besta, mas o fato das pessoas se verem e perceberem as expressões fazem a diferença na relação, o que a gente busca é a troca e ver uma letra, uma foto ou uma imagem no lugar da pessoa que não nos aproxima. Um dos desafios das pessoas é abrir a câmera, muitos não gostam, mas estimule, a diferença aparece.
Conduza o seu projeto com objetivos e papéis colaborativos 🧩
O mantra é: “Ninguém faz nada sozinho” e em um cenário em que temos que fazer mais coisas com menos recursos, certamente as estratégias competitivas (metas locais) perdem para as colaborativas.
Essa é a prática que particularmente mais gosto para fomentar o relacionamento e colaboração nos projetos, porque começa a unir as pessoas em torno de um objetivo comum, onde cada parte contribui para o todo.
Não é difícil você ver projetos conduzidos por áreas isoladas da organização onde o líder não envolve as outras áreas e pessoas impactadas por aquele projeto. Também não é incomum você ouvir de fornecedores que as atividades do time deles ou por parte deles estão prontas, como se um não complementasse o outro.
💪 Estruture os projetos para recompensar esforços conjuntos:
- Olhe para o objetivo, as entregas, os impactados e liste nominalmente quem deve colaborar para aquilo dar certo.
- Estruture o projeto de modo que cada pessoa (área) colabore com um parte de projeto, por exemplo: O Marketing cuida de revisar os textos e publicações do site; Obras vai cuidar de pintar a fachada; a área Fiscal vai providenciar a regularização; O Jurídico vai validar a política; O TI vai construir o sistema para controle e disponibilizar os equipamentos; O RH vai treinar o time. Perceba que cada um, será o responsável de cuidar de uma parte e a soma deles é que vai fazer o projeto dar certo, apenas uma parte, não vai garantir o sucesso, esse é o objetivo comum e é ele que liga os esforços coletivos.
Uma vez que tenha estruturado o projeto dessa maneira, você ganhou um super poder, a narrativa que o Projeto está acima da pessoa individual e da área dele. Essa visão muda o jogo na sua condução, esse é o ouro para quem precisa liderar um projeto e não tem a equipe sob sua gestão direta.
- Agora você vai fomentar o encontro de todos eles, pelo menos uma vez na semana, todo mundo junto na sala (presencial, online ou misturado). Não abra mão deste encontro, ele serve muito mais para fomentar o relacionamento e o senso de pertencimento do que para cobrar o avanço das atividades, que será algo natural.
- Você vai se deparar com pessoas que resistem em participar, não abra mão do encontro, explique que ainda que as ações não foram feitas, você conta com a pessoa para colaborar com determinada informação e saber o que está acontecendo com aquele objetivo comum. Se a maioria não puder, remarque imediatamente.
Organize o encontro, se prepare para ele e conduza. Na condução, estimule o pedido de ajuda entre eles, estimule cada um a falar ou mostrar o resultado da evolução dos trabalhos da semana, o ideal é que todos falem, nem que seja um bom dia.
- Depois que sair do encontro, as relações e compromisso serão renovados.
Em suma, toda vez que me chamam para um projeto considerado problemático, a primeira coisa que começou a investigar é a qualidade das relações, ali está boa parte das respostas.
Essas dicas servem para áreas interdepartamentais, interempresas ou dentro da mesma estrutura.
Eu tenho certeza que se você começar a colocar essas ações em prática, a colaboração dentro dos seus projetos ou rotina vai melhorar muito, imagine sua equipe mais engajada e seus projetos fluindo melhor. É exatamente isso que você vai conquistar.
É fácil, não! Senão todo mundo fazia, mas é possível e não custa nada.
Algumas tenho mais habilidade e faço naturalmente no dia a dia, outras, confesso que derrapo com certa frequência, mas estou sempre tentando fazê-las. Se você já está praticando, pode também conferir esse post sobre ações além dos projetos.
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Um abraço!
