Cuestiona las especificaciones: el primer paso para evitar desperdicios en los proyectos (Inspirado en Elon Musk)

¿Alguna vez te sentiste frustrado por dedicar mucho esfuerzo a algo que no sirvió para nada?

Hacer cosas que nadie necesita es uno de los mayores problemas organizacionales. Asignar inversión, tiempo y atención de las personas a cosas que no deberían existir trae enormes pérdidas.

En el libro Elon Musk de Walter Isaacson (entra en este enlace), se presenta un algoritmo de Elon, recitado como un mantra. Son básicamente 5 mandamientos que se practican en su sistema de trabajo. El primero de ellos es cuestionar todas las especificaciones, y se puede aplicar de inmediato en tus proyectos. Mira si tiene sentido.

Principal motivo del desperdicio de recursos

Una de las mayores fuentes de desperdicio de recursos en las empresas es construir cosas que nadie necesita.

Observa los recursos que tienes disponibles y date cuenta de cómo buena parte de ellos no tiene utilidad. ¿Cuántas aplicaciones tienes en el teléfono y realmente se usan? De esas apps, ¿cuántas funcionalidades se usan de verdad para resolver tus tareas del día a día? Sumale las que ni siquiera imaginas que existen en la app, pero están construidas y disponibles ahí.

Este es un ejemplo simple, y la misma línea de razonamiento se puede observar en cualquier aspecto de tu vida.

¿Por qué pasa esto?

Gran parte de los desperdicios se provocan por falta de cuestionamiento.

Cuestionar no significa decir que no a todos los pedidos que se presentan. Significa preguntar, reflexionar, analizar y entender las razones detrás de una especificación o exigencia.

En el mundo corporativo, el acto de cuestionar puede llevar a malentendidos, conflictos, incomodidades e incluso puede verse como una falta de respeto a la otra persona. Por eso, muchos evitan cuestionar y terminan aceptando las cosas, alimentando el origen del problema.

Consecuencias del desperdicio

Más allá del costo de oportunidad (aplicar los recursos en otro lugar), generalmente viene acompañado de:

• Costo de mantenimiento: mantenerlo funcionando y disponible.
• Reglas que le quitan fluidez al proceso.
• Moral del equipo: desmotivación por la falta de utilidad de sus obras (construcciones).
• Automatización de procesos que ni siquiera deberían existir.

Cómo evitarlo: cuestiona todas las especificaciones

Según Musk, cada especificación debe venir acompañada del nombre de la persona que la estableció. Hay que saber el nombre de la persona real que creó esa exigencia.

Después hay que cuestionarla, sin importar lo inteligente o experimentada que sea la persona. Él cree que las especificaciones de las personas inteligentes son las más peligrosas, porque es menos probable que se cuestionen, y ahí es donde está el peligro y surge la fuente de los problemas.

¿Cómo puedes cuestionar?

El primer consejo es partir de la base de que estás ayudando a la persona. Eso te va a dar confianza y valentía. Sigue estos pasos para cuestionar sin sentirte cohibido. ¡Puedes probarlo, va a funcionar!

• Haz preguntas de forma educada y con el objetivo de llevar a la reflexión.
• Usa la pregunta comodín: ¿Será? Por ejemplo: ¿Será que esta situación puede no ser del todo cierta? ¿Será que pasó exactamente así?
• ¿Tenemos datos o hechos registrados que respalden la afirmación o la solicitud?
• ¿Es posible que esto no sea del todo verdad?
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de que sea de esa forma?
• ¿Quién dijo esto? ¿Dónde está escrito que debe ser así? (en el libro, la única ley que prevalece es la de la física, todo lo demás se trata como una recomendación).

Con estas simples preguntas, vas a lograr lanzar la reflexión y empezar a cosechar el beneficio de la duda; es a partir de ahí que nace la construcción de soluciones más inteligentes.

Conclusión

El mantra de Elon Musk no es solo una directriz para construir cohetes o autos eléctricos. Es una mentalidad que se puede aplicar en nuestros proyectos o en cualquier esfera de la vida.

Cuestionar las especificaciones, ir al origen de las solicitudes y cuestionar no es un acto de rebeldía, sino de responsabilidad. Es una actitud fundamental para evitar el desperdicio de recursos, tiempo y motivación de las personas.

Adoptar esta práctica es un gran paso para construir cosas que de verdad importan, generando mejores resultados y un ambiente más colaborativo.

El mensaje que te dejo es: al conducir tu próximo proyecto, recuerda: "Cuestiona todas las especificaciones".

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Aprovecha y piensa en cuáles fueron tus mayores frustraciones de desperdicio en el ambiente de trabajo.

Un abrazo,

Leandro