Kwestionuj specyfikacje: pierwszy krok, by unikać marnotrawstwa w projektach (Inspirowane Elonem Muskiem)

Czułeś się kiedyś sfrustrowany, poświęcając dużo wysiłku na coś, co nie służyło do niczego?

Robienie rzeczy, których nikt nie potrzebuje, to jeden z największych problemów organizacyjnych. Przeznaczanie inwestycji, czasu i uwagi ludzi na rzeczy, które nie powinny istnieć, przynosi ogromne straty.

W książce Elon Musk Waltera Isaacsona (zobacz w tym linku) przedstawiony jest algorytm Elona, powtarzany jak mantra. To w zasadzie 5 nakazów praktykowanych w systemie pracy. Pierwszy z nich to kwestionowanie wszystkich specyfikacji, i można go zastosować natychmiast w swoich projektach. Zobacz, czy ma sens.

Główny powód marnotrawstwa zasobów

Jednym z największych źródeł marnotrawstwa zasobów w firmach jest budowanie rzeczy, których nikt nie potrzebuje.

Zaobserwuj zasoby, które masz dostępne, i zauważ, jak duża ich część nie ma zastosowania. Ile aplikacji masz w telefonie i są naprawdę używane. Z tych aplikacji, ile funkcjonalności naprawdę jest używanych, by rozwiązywać twoje codzienne zadania. Dodaj do tego te, o których nawet nie wiesz, że istnieją w aplikacji, ale są tam zbudowane i dostępne.

To jest prosty przykład, i ten samy tok rozumowania można zaobserwować w każdym aspekcie twojego życia.

Czemu to się dzieje?

Duża część marnotrawstwa jest spowodowana brakiem pytań.

Kwestionowanie nie znaczy mówienia nie na wszystkie przedstawione prośby. Znaczy pytanie, refleksję, analizę i zrozumienie powodów za specyfikacją czy wymaganiem.

W świecie korporacyjnym akt kwestionowania może prowadzić do nieporozumień, konfliktów, dyskomfortu, a nawet być postrzegany jako brak respektu dla drugiej osoby. Dlatego wielu unika kwestionowania i w końcu przyjmuje rzeczy, prowadząc do źródła problemu.

Konsekwencje marnotrawstwa

Poza kosztem alternatywnym (zastosowanie zasobów w innym miejscu), zwykle idzie w parze z:

• Koszt utrzymania: utrzymywanie działania i dostępności.
• Reguły, które odbierają płynność procesowi.
• Morale zespołu: demotywacja z powodu braku użyteczności swoich dzieł (budów).
• Automatyzacja procesów, które nawet nie powinny istnieć.

Jak Uniknąć: Kwestionuj Wszystkie Specyfikacje

Według Muska, każda specyfikacja musi przychodzić z nazwiskiem osoby, która ją ustanowiła. Trzeba znać imię prawdziwej osoby, która stworzyła takie wymaganie.

Następnie musisz ją zakwestionować, nie ważne, jak mądra czy doświadczona jest ta osoba. On wierzy, że specyfikacje mądrych ludzi są najbardziej niebezpieczne, bo jest mniej prawdopodobne, że zostaną zakwestionowane, i właśnie tam leży niebezpieczeństwo i powstaje źródło problemów.

Jak możesz kwestionować?

Pierwsza wskazówka to wyjść z założenia, że pomagasz tej osobie. To da ci zaufanie i odwagę. Wykonaj poniższe kroki, by kwestionować bez czucia się zahamowanym. Możesz przetestować, że zadziała!

• Zadawaj pytania w uprzejmy sposób, z celem zachęty do refleksji.
• Użyj pytania dżokera: Czy naprawdę? Na przykład: Czy naprawdę ta sytuacja może nie być całkiem prawdziwa? Czy naprawdę tak dokładnie było?
• Mamy dane czy zapisane fakty, które uzasadniają stwierdzenie czy prośbę?
• Czy to możliwe, że to nie jest całkiem prawda?
• Jakie są zalety i wady bycia w ten sposób?
• Kto to powiedział? Gdzie jest napisane, że musi być tak? (w książce jedynym prawem, które przeważa, jest prawo fizyki, cała reszta jest traktowana jako rekomendacja).

Z tymi prostymi pytaniami uda ci się wprowadzić refleksję i zacząć zbierać korzyść z wątpliwości, i właśnie z tego rodzi się budowa bardziej inteligentnych rozwiązań.

Podsumowanie

Mantra Elona Muska nie jest tylko wytyczną do budowania rakiet czy elektrycznych samochodów. To mentalność, która może być zastosowana w naszych projektach czy w jakiejkolwiek sferze życia.

Kwestionowanie specyfikacji, pójście do źródła prośb i kwestionowanie nie jest aktem buntu, lecz odpowiedzialności. To postawa kluczowa, by unikać marnotrawstwa zasobów, czasu i motywacji ludzi.

Przyjęcie tej praktyki jest wielkim krokiem, by budować rzeczy, które naprawdę mają znaczenie, generując lepsze wyniki i bardziej współpracujące środowisko.

Przesłanie, które zostawiam, jest takie: prowadząc swój następny projekt, pamiętaj: "Kwestionuj wszystkie specyfikacje".

Jeśli ten artykuł ci się spodobał, podziel się ze swoją siecią!

Skorzystaj z okazji i zastanów się, jakie były twoje największe frustracje marnotrawstwa w środowisku pracy!

Pozdrawiam!

Leandro