Akabativa, zwyczaj, który odróżnia tego, kto zaczyna projekty, od tego, kto je dostarcza

Czy zatrzymałeś się już, by policzyć, ile inicjatyw zaczęło się w twoim obszarze, ale nigdy nie dotarło do końca?

Szybkie badanie już pokazuje, że to nie jest tylko twój problem. Liczby pomagają zrozumieć rozmiar rzeczy. TCU (Trybunał Obrachunkowy Brazylii) utrzymuje panel śledzenia zatrzymanych budów, według którego, między 2022 i 2024 rokiem, liczba zatrzymanych przedsięwzięć wzrosła do 11 944 budów. To reprezentuje 52% całkowitych federalnych budów w toku w tym okresie, które już skonsumowały 9 miliardów reali publicznych zasobów i będą jeszcze wymagać 29,4 miliarda reali, by zostać zakończone.

W sektorze prywatnym nie istnieje podobny panel, ponieważ żaden organ nie centralizuje, ile projektów zostało w połowie drogi w firmach, ale to nie znaczy, że problem jest mniejszy, tylko że zostaje niewidoczny. Wystarczy spojrzeć na portfolio projektów twojego obszaru i policzyć, ile elementów tam jest, opuszczonych czy zapomnianych w połowie, bez że ktoś sformalizował zamknięcie.

Czym jest dawanie akabativy

Dawanie akabativy to umiejętność doprowadzenia projektu do końca, nawet po tym, jak początkowy entuzjazm już przeszedł. To jest bardzo różne od dobrego zaczynania. Zaczynanie jest łatwe, ponieważ każda inicjatywa rodzi się z energią, z jasnym problemem i ludźmi gotowymi pomóc. Trudne jest utrzymanie tego rytmu do dostawy, kiedy oryginalny problem już stracił pilność, a inne priorytety zaczynają konkurować o uwagę zespołu.

Ta umiejętność też generuje wiarygodność, ponieważ kierownik projektu znany z kończenia tego, co zaczyna, buduje zaufanie dużo szybciej, niż kierownik znany tylko z posiadania dobrych idei. Interesariusze uczą się tej różnicy z czasem i kończą powierzać swoje najważniejsze projekty tym, kto historycznie dostarcza.

Sekret to zamykanie trochę co dzień

W praktyce dawanie akabativy nie zależy od heroicznego wysiłku na końcu projektu, a od prostego pytania, które powtarza się codziennie, które jest tym, co musimy zrobić dziś, by posunąć ten projekt do przodu.

To jak budowanie domu, gdzie każda interakcja dodaje cegłę. Izolowana, cegła nie wydaje się dużo, ale z konsekwencją tworzą ścianę, potem pomieszczenie, aż staje się domem gotowym do użytku. Częstym błędem jest czekanie na wielki blok wolnego czasu, by posunąć cały projekt na raz, tylko że ten blok rzadko się pojawia, zostawiając projekt zatrzymany, czekając na niego.

Zamykanie małych działań codziennie też pomaga zidentyfikować, kiedy projekt się zatrzymał, ponieważ kiedy pytanie "co robimy dziś, by posunąć się do przodu" zostaje bez odpowiedzi kilka dni pod rząd, to już jest sygnał, że coś musi zostać odblokowane, renegocjowane czy nawet formalnie zamknięte, zamiast prostu zostać zaniedbane z boku.

Z trybu inicjatora do trybu finalizatora

Kierownik projektu zwykle jest wspaniały w trybie inicjatora, umie strukturyzować zakres, mobilizować zespół i sprzedać ideę interesariuszom, ale realne wyzwanie jest w podtrzymaniu tego samego poziomu uwagi w trybie finalizatora, kiedy projekt już nie jest nowością.

To nie jest krytyka, to tylko obserwacja o tym, gdzie zwykle umieszczamy naszą energię, skoro mamy tendencję dawać więcej uwagi temu, co zaczyna, niż temu, co musi być zamknięte. Rozpoznanie tego wzorca jest już pierwszym krokiem, by go zmienić.

Spójrz teraz na projekty, które są pod twoją odpowiedzialnością. Dla każdego z nich zapytaj, co musi być zrobione dziś, by posunąć się trochę do przodu. Powtórz to pytanie codziennie, i zauważysz różnicę między portfolio niedokończonych idei a portfolio realnych dostaw. Jeśli chcesz zgłębić tę mentalność, mówiłem o niej już w Zawsze Zamykając: niezbędna praktyczna wskazówka, by kończyć swoje projekty.

Pozdrawiam! Leandro | PMP | Kierownik PMO i Projektów