Jaki problem ten projekt rozwiązuje?

Czy już dostarczyłeś cały projekt, w terminie, w budżecie, a i tak usłyszałeś "to nie było dokładnie to, czego oczekiwałem"?

Po ponad 15 latach pracy z zarządzaniem projektami nauczyłem się, że ta frustracja prawie zawsze rodzi się z tej samej szczeliny: nikt nie zapytał, z jasnością, jaki problem ten projekt rozwiązuje. I to pytanie musi być zadane dużo przed zaczęciem projektu.

Punkt wyjścia

Kiedy przejmujemy projekt, rzadko otrzymujemy problem. Otrzymujemy rozwiązanie już wybrane przez kogoś innego.

Zgubiłem już liczbę, ile żądań przyszło w ten sposób: "zamień ten system, bo jest zły" czy "ten proces już nas nie obsługuje". Rzadko przychodzi razem wyjaśnienie o samej przeszkodzie, o oczekiwanej sytuacji, czy o tym, kto na nią czeka.

(Sytuacje opisane tutaj odzwierciedlają osobiste percepcje zgromadzone na przestrzeni kariery, nie konkretnej firmy.)

Ryzyko jest w traktowaniu percepcji, wypowiedzi czy emocji, jakby były rzeczywistością faktów. Wynik zwykle to miesiące pracy poświęcone na rozwiązywanie złego problemu.

Harvard Business Review już zwróciło uwagę na to ryzyko: w artykule "Are You Solving the Right Problem?", Dwayne Spradlin argumentuje, że organizacje zwykle biegają do rozwiązania przed zdiagnozowaniem problemu z głębią.

Dlatego eksplorowanie w głąb obecnej sytuacji i kwestionowanie żądania to nie nieposłuszeństwo sponsorowi. To ochrona jego pieniędzy. Jakikolwiek poważny sponsor czeka tego od tego, kto prowadzi projekt.

Dwie drogi, by zrozumieć problem

W zarządzaniu projektami problem to przeszkoda, którą ktoś napotyka i potrzebuje działania, by ją pokonać, lub szczelina między rzeczywistością i tym, czego się oczekiwało. W praktyce te dwie formy pojawiają się razem, częściej, niż się wyobraża.

Pierwszy krok, by radzić sobie z którąkolwiek z nich, wymaga odwagi. Drugi to wprowadzenie w praktykę najbardziej efektywnego narzędzia, które lider projektu ma: rozmawianie.

Jeśli problem jest przeszkodą

Idź do tego, kto napotyka tę przeszkodę na co dzień i zeksploruj trzy punkty:

Napisz, jaka jest przeszkoda. Obserwuj osobę robiącą coś lub cierpiącą z nią teraz.

Napisz wysiłek czy działania, które ta osoba już robi, by ją pokonać dzisiaj.

Nazwij dyskomfort, który czuje: ból, złość, nuda, niecierpliwość, niepokój.

Jeśli problem jest szczeliną między rzeczywistością i oczekiwaniem

Tutaj eksploracja prosi o dowód, nie opinię:

Idź zobaczyć i poczuć rzeczywistość z bliska, w miejscu, gdzie się dzieje.

Napisz fakty, które potwierdzają tę rzeczywistość: codziennie, czasem, ile razy.

Zbierz konkretne dowody: film, zdjęcie, rejestr.

Napisz dane, które podtrzymują tę rzeczywistość: lista, tabela, liczba.

Napisz nazwisko tego, kto czeka, że ta rzeczywistość będzie inna.

Zidentyfikuj, gdzie jest zarejestrowane, że ta osoba na to czeka.

Pisanie, listowanie, nazywanie, umieszczanie na papierze. To nie jest biurokracja. To, co zapobiega spędzeniu ogromnej ilości zasobów na rozwiązywaniu złej rzeczy.

Kto już to dobrze robi

Elon Musk jest znany z kwestionowania każdej specyfikacji w swoich firmach. Idzie do nominalnego źródła tego, kto zażądał wymogu, i szuka zrozumieć w głąb powód za nim. Już pisałem o tej praktyce w tym artykule.

Zrób to teraz

Weź najważniejszy projekt, w który inwestujesz swoją energię dzisiaj. Napisz w jednym zdaniu: "jaki jest problem, który ten projekt rozwiązuje?"

Potem zauważ, czy to zdanie stało się tylko opisem dostawy. Jeśli tak, istnieje dobra szansa, że rozwiązujesz złą problem.

To pierwsze trudne pytanie, na które trzeba dobrze odpowiedzieć dużo przed zaczęciem projektu. Drugie, dla tych, kto już zaczął w dobry sposób, przynoszę w następnym artykule: co się zmieniło w biznesie po tym projekcie?

Pozdrawiam! Leandro | PMP | Kierownik PMO i Projektów