NotebookLM w Zarządzaniu Projektami: Używasz?

Jeśli prowadzisz projekty, wiesz, że konsolidacja informacji jest jedną z najbardziej czasochłonnych części naszego dnia. Raporty, protokoły spotkań, maile, umowy, propozycje, prezentacje projektów. Ilość danych jest coraz większa, i trudniej jest śledzić i organizować w użyteczne informacje, prawda?

Rutyna "kopania" informacji zjada wartościowe godziny naszego dnia. Spędzamy dużą część czasu, czytając obszerne dokumenty, szukając konkretnej informacji, o której wiesz, że tam jest gdzieś, ale nie możesz jej znaleźć szybko.

By skonsolidować wiele dokumentów, z różnych mediów, jak dokumenty, prezentacje, PDF-y, strony internetowe, filmy z YouTube i nawet audio, NotebookLM pomoże ci zautomatyzować ten proces wydobywania informacji i przedstawić je w zorganizowany sposób.

Propozycja NotebookLM

Google stworzyło to narzędzie AI z propozycją bycia Asystentem nauki i badań, z wyróżnieniem przynoszenia wiarygodnych odpowiedzi.

To stwierdzenie o wiarygodnych odpowiedziach wynika z faktu, że NotebookLM używa twoich źródeł, by odpowiadać. W praktyce, zamiast szukać w internecie, został zaprojektowany, by pracować z twoją bazą wiedzy, co gwarantuje, że odpowiedzi są precyzyjne i istotne dla twojego kontekstu. To ta stara maksyma, dobre wejścia mogą generować dobre wyjścia, odwrotność z pewnością jest prawdą.

Poza badaniami

NotebookLM nie ogranicza się do szukania słów kluczowych, rozumie niuanse twojego pytania i daje odpowiedź, zawsze z precyzyjnymi cytatami, które prowadzą cię z powrotem do oryginalnego materiału.

Działa jak asystent, który już przeczytał i zapamiętał wszystkie twoje dokumenty i jest dostępny, by dać precyzyjną odpowiedź, kiedy jej potrzebujesz. Na przykład: po wgraniu umowy swojego projektu, możesz zapytać: "Jaki jest okres obowiązywania umowy?"; "Jakie są klauzule wyjścia z tej umowy?"; "Jaki jest okres odnowienia?"; "Czy zamawiający płaci karę w przypadku rozwiązania?" Przyniesie odpowiedzi z referencją do dokumentu.

Teraz wyobraź sobie, że dostałeś nowy projekt i od początku zaczynasz wgrywać dokumenty tego projektu, jak notatki, prezentacje, protokoły, specyfikacje techniczne, listę wymagań, propozycje i umowy.

Wrzucasz wszystko do repozytorium NotebookLM, i w miarę jak projekt postępuje, twoja baza informacji staje się coraz lepsza, potem wystarczy zapytać o to, czego potrzebujesz.

Jak działa NotebookLM

Możesz używać, by:

• Zadawać pytania o treść
• Generować podsumowania długich dokumentów
• Tworzyć treści dla swoich projektów
• Robić burzę mózgów
• Słuchać audio

Krok po kroku, by użyć w swoich projektach:

1. Zorganizuj swoje źródło danych jako foldery komputera czy Drive.
2. Zaczniesz oddzielając istotne pliki swojego projektu. Umieść je w folderze lub skopiuj ścieżkę plików, które są na twoim Google Drive. Ta baza będzie
3. Wejdź do NotebookLM, które jest dostępne w wersjach biznesowych i edukacyjnych.

• Możesz przesłać różne typy plików z komputera lub Google Drive (Dokumenty, Prezentacje), PDF-y, teksty, czy nawet linki filmów z YouTube i stron internetowych, narzędzie też przyjmuje pliki MP3

5. Stworzysz nowy i zaczniesz przesyłać pliki i linki.

💡Wskazówka 1:

Twórz oddzielne notatniki dla różnych projektów, departamentów czy obszarów badań. Na przykład, stwórz jeden dla każdego: Projekt 1, Projekt 2; Do nauki: miej jeden dla Agilności, jeden dla Liderstwa, jeden dla OKR.

💡Wskazówka 2:

Umieszczaj wysokiej jakości i wiarygodne źródła. Mieszaj media jak tekst, wideo, web, by było bogatsze. Jeśli masz plik roboczy z mało zwalidowanymi i wiarygodnymi informacjami, unikaj przesyłania.

Po przetworzeniu źródeł możesz zacząć z nimi interagować.

💡Wskazówka 3:

Unikaj ogólnych pytań i bądź jak najbardziej konkretny, by uzyskać bardziej użyteczne odpowiedzi. Na przykład, zamiast "jakie są trendy rynkowe?", zapytaj: "jakie są trzy główne trendy rynkowe zidentyfikowane w tym raporcie?".

Możesz też prosić o podsumowania, jak "zrób podsumowanie szczegółowych prognoz finansowych projektu zawartych w tym dokumencie".

💡Wskazówka 4:

Utrzymanie: Od czasu do czasu przeglądaj swoje notatniki, by je zaktualizować. Usuń to, co jest nieistotne.

💡Wskazówka 5:

Eksploruj zasoby 'Studia':

W zakładce "Studio", po prawej stronie ekranu, możesz pójść dalej niż pytania. Generuj podsumowania audio, by słuchać treści, robiąc inne czynności, twórz harmonogramy projektów czy nawet często zadawane pytania na podstawie swoich źródeł.

Podsumowanie:

NotebookLM od Google przychodzi, by przekształcić sposób, w jaki interagujemy z naszymi informacjami.

Nie tylko pomaga nam szybko znajdować dane, ale uwalnia nas od codziennego "kopania", by moglibyśmy użyć naszego czasu i energii, gdzie naprawdę robią różnicę: z ludźmi i w sukcesie projektu. W końcu ta technologia jest tylko środkiem, by zdobyć coś jeszcze większego, i z tym narzędziem zarządzanie projektami staje się bardziej inteligentne.

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak technologia może uprościć twoje życie jako lidera projektów? Przeczytaj też ten artykuł, gdzie uczę, jak chronić informacje w Google Drive (Zobacz tutaj):

Jeśli artykuł ci się spodobał, podziel się z kolegą z pracy, by mu pomógł!

Pozdrawiam!