Dowiedz się, jak zablokować pobieranie, kopiowanie i drukowanie plików w Google Drive

By mieć kontrolę i zablokować pobieranie, drukowanie lub kopiowanie twoich plików przechowywanych w Google Drive, poznaj tę świetną funkcję.

Udostępnianie plików w środowisku korporacyjnym

Ty też pracujesz z informacjami wrażliwymi i poufnymi? Jeśli odpowiedź jest tak, już wiesz, że udostępnianie dokumentów jest kluczowe dla współpracy, ale bezpieczeństwo jest stałym zmartwieniem.

Ten strach, że dokument zostanie rozpowszechniony bez kontroli, albo że ktoś skopiuje informacje, jest realny.

Dbałość o udostępnianie i zachowanie kontroli plików

Wyobraź sobie, że pracujesz na strategicznym dokumencie, jak prezentacja czy kontrola budżetu twojego obszaru. Musisz udostępnić ten plik kilku osobom z firmy, ale nie chcesz, by był pobierany, drukowany czy kopiowany.

Obecnie udostępniasz dokument, ale obawiasz się kopii czy udostępnienia bez uprawnień. Fakt jest taki, że jeśli wyszło z twojej kontroli, niewiele można zrobić. Prawda?

To jest częsty problem dla osób prowadzących projekty, które muszą balansować między współpracą a bezpieczeństwem informacji.

Brak kontroli nad tym, co dzieje się z plikiem po udostępnieniu, może generować ryzyko wycieku danych, utratę własności intelektualnej i problemy z zgodnością. Konsekwencje mogą być poważne, od utraty zaufania do strat finansowych dla firmy.

Jeśli używasz Google Workspace, wiedz, że istnieje funkcja, którą bardzo lubię używać i jestem pewien, że pomoże ci zachować tę kontrolę.

Udostępnianie w Drive: jak ograniczyć pobieranie, kopiowanie i drukowanie zawartości

Musisz być właścicielem pliku lub menedżerem Dysku współdzielonego, i dostępne będą szczegółowe opcje ograniczania tego, co ludzie mogą robić z twoimi dokumentami: pobieranie, drukowanie czy kopiowanie.

Znaczy to, że możesz udostępnić do przeglądania lub edycji, ale zablokować działania, które mogą wynieść plik poza twoje bezpieczne środowisko.

Wykonaj te kroki, by użyć tej funkcji do ochrony swoich plików:

1. Otwórz Google Drive: Przejdź do swojego Google Drive (drive.google.com).

2. Wybierz plik lub folder: kliknij prawym przyciskiem myszy na plik (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze itd.) lub folder, który chcesz kontrolować.

3. Przejdź do opcji udostępniania: kliknij "Udostępnij" lub "Udostępnij osobom i grupom".

4. Skonfiguruj uprawnienia:

• Dodaj osoby lub grupy, z którymi chcesz się udostępnić.
• Dla każdej osoby lub grupy wybierz odpowiednie uprawnienie (np. "Czytelnik", "Komentujący" lub "Edytor").
• W dolnym prawym rogu okna udostępniania kliknij "Ustawienia" (ikona zębatki).
• W ustawieniach zobaczysz opcje IRM (kontrole zarządzania prawami do informacji). Odznacz pola przy "Czytelnicy i komentujący mogą pobierać, drukować i kopiować" (by ograniczyć te działania czytelnikom i komentującym).

6. Zapisz ustawienia: Kliknij "Zapisz" lub "Gotowe".

Zobacz film instruktażowy:

Udostępniaj bezpiecznie i zachowaj kontrolę

Z tą kontrolą możesz udostępniać informacje o swoich projektach z przekonaniem, że pozostają chronione. Będziesz mieć więcej spokoju, wiedząc, że masz autonomię, by decydować, co może, a co nie może być robione z twoimi najważniejszymi plikami.

Może warto przejrzeć uprawnienia najbardziej wrażliwych dokumentów twoich projektów i zastosować w praktyce te nowe ograniczenia, już teraz?

Ta funkcja jest dostępna we wszystkich płatnych edycjach Google Workspace.

Jeśli było to przydatne, udostępnij artykuł kolegom z pracy i pomóż przynieść więcej cyfrowego bezpieczeństwa w twojej pracy.

Pozdrawiam!