Powiadomienia o edycji w Google Docs, Arkuszach i Prezentacjach

Zdarzyło ci się być niespokojnym, sprawdzając dokument co 5 minut, zastanawiając się: "Czy on już zaczął robić swoją część?". Niepokój zależności od współpracy innych jest realny, i często może kosztować twój projekt dużo.

W sytuacji, gdy termin dostawy jest ważnym czynnikiem, zbliża się, zaczynasz się zastanawiać: "Czy on już zaczął?". Sprawdzanie dokumentu albo rozliczanie osoby co pięć minut jest nieproduktywne.

W Google Workspace istnieje opcja, by rozwiązać tę sprawę: powiadomienia

Jak skonfigurować powiadomienia w Google Docs, Arkuszach czy Prezentacjach.

Problem za niepokojem to brak widoczności w czasie rzeczywistym

Nawet jeśli wcześniej uzgodniłeś odpowiedź i wyjaśniłeś znaczenie dostawy, brak jasnego sygnału postępu generuje niepokój, który przekłada się na mikrozarządzanie, w konsekwencji pozostawanie w trybie pasywnego oczekiwania może kosztować dużo. Zgadza się, prawda?

Wielkim problemem jest brak widoczności w czasie rzeczywistym. Nie wiesz, czy twój kolega jest spóźniony, czy po prostu jeszcze nie miał czasu zacząć zadania. Bez tej informacji tracisz szansę, by zainterweniować na czas, zaoferować pomoc czy przypomnieć koledze o terminie proaktywnie.

Wynik

To nieprzyjemna niespodzianka niekompletnego dokumentu blisko końca terminu, powodująca niepotrzebny stres i potrzebę pośpiechu, by rozwiązać problem, zamiast skupić się na następnych etapach projektu.

Alternatywne rozwiązanie

Wbrew zależności od manualnych sprawdzeń czy rozliczeń, by wiedzieć, czy był postęp, możesz skonfigurować alerty, by otrzymywać automatyczny mail każdy raz, gdy dokument jest zmieniony.

Ta funkcjonalność daje ci kontrolę i informację, której potrzebujesz, by działać w odpowiednim momencie, przekształcając pasywne czekanie w aktywne zarządzanie. Tak zostaniesz zaalarmowany w odpowiedniej chwili, bez konieczności przerywania swojej pracy.

Krok po Kroku:

Wykonaj poniższe kroki, by otrzymywać alerty o ważnych aktualizacjach:

1. Otwórz dokument, arkusz czy prezentację, którą musisz monitorować.

2. W menu górnym kliknij Narzędzia.

3. Wybierz Ustawienia powiadomień.

4. W menu bocznym, które się otworzy, będziesz mieć dwie główne opcje do wyboru:

• Nowe komentarze: otrzymasz powiadomienia zawsze, gdy ktoś zostawi nowy komentarz. Dla urgentnych dokumentów używam tej opcji.
• Zmiany w dokumencie: otrzymasz powiadomienia o zmianach w treści.

6. Wybierając Zmiany w dokumencie, możesz wybrać częstotliwość alertów:

• Codzienne podsumowanie: otrzymasz jeden mail dziennie z wszystkimi dokonanymi zmianami. Lubię tę opcję dla planów projektu, jak plan pracy, gdzie częstotliwość może być niższa, a śledzenie codzienne.

• Natychmiastowe powiadomienia mailem: otrzymasz natychmiastowy mail przy każdej zmianie, ze szczegółami co zostało zmodyfikowane i kto dokonał zmiany. Ta opcja jest świetna dla dokumentów z wrażliwymi informacjami czy dużą wartością. Minusem jest otrzymywanie wielu powiadomień na mailu, jeśli modyfikacja jest częsta.

Wybierz opcję, która najlepiej odpowiada twojej potrzebie. Jeśli potrzebujesz widoczności w czasie rzeczywistym, natychmiastowe powiadomienia mailem to najlepszy wybór.

Przekształć czekanie w działanie

Twój projekt powinien być w trybie zawsze zamykając, mówię więcej o tym w tym artykule, pozostawanie w trybie pasywnego czekania nie pomaga rzeczom się dziać.

Ta funkcjonalność to nie tylko powiadomienie. To twoje narzędzie, by przekształcić pasywne czekanie w aktywne zarządzanie, przejmując kontrolę nad działaniem i zapewniając, że jesteś zawsze krok przed, to ty jesteś odpowiedzialny za swoją dostawę.

Możesz, na przykład, wysłać uprzejme przypomnienie koledze, jak zauważysz, że współpraca jeszcze nie zaczęła. To małe działanie może zrobić różnicę między projektem dostarczonym na czas a problemem na ostatnią chwilę. Jeśli przechodzisz przez trudności z brakiem współpracy w zespole, ten artykuł może pomóc. Zobacz tutaj.

Wypróbuj tę wskazówkę następny raz, gdy będziesz współpracować na dokumencie, i podziel się swoim doświadczeniem w komentarzach!

Pozdrawiam!