6 funkcji Google Kalendarza, które PODNOSZĄ poziom twoich spotkań! Dowiedz się, jakie są...

"Kocham spotkania!"

• Nikt nigdy nie powiedział tej frazy.

Robienie i uczestniczenie w spotkaniach jest częścią pracy w świecie korporacyjnym. Przekonanie, że spotkania zabierają nadmierną ilość czasu, jest szeroko podzielane, i wierzę, że to też jest twoja rzeczywistość. Ten artykuł magazynu Você SA wskazuje, że 31% spotkań jest bezużytecznych, i pogłębia konsekwencje tej liczby.

Chociaż to jest globalny problem, obejmujący szeroką dyskusję kulturową, wartości i zachowań, istnieją zasoby, które mogą pomóc złagodzić tę sytuację na co dzień.

Dobra wiadomość? Nie musisz być zakładnikiem tej smutnej rzeczywistości.

W tym artykule pokazuję w praktyce 6 funkcji Google Kalendarza (Calendar), które z pewnością podnoszą poziom twoich spotkań. Te wskazówki są naprawdę użyteczne, kiedy przejmujesz odpowiedzialność ORGANIZATORA kalendarza i wydarzenia. Zobacz!

Funkcje Google Kalendarza do użycia w swoich spotkaniach

1. Stwórz protokół spotkania 📄

Jednym z największych problemów spotkania jest to, że dzieje się, a nikt nie notuje definicji, uzgodnień i następnych kroków. Dlatego ważne informacje, które były dyskutowane i zdefiniowane, są tracone. By to rozwiązać, możesz użyć funkcji Stwórz protokół spotkania.

Ta opcja jest w kalendarzu, w "Szczegóły wydarzenia". Kiedy tworzysz protokół, generowany jest dokument Google Docs, który jest automatycznie zapisywany na twoim Google Drive.

Ten dokument jest udostępniany zaproszonym osobom i jest tworzony ze strukturą uczestników, zapisów i następnych kroków.

Na koniec spotkania będziesz mieć sformatowany dokument, już udostępniony osobom i gotowy do wysłania innym interesariuszom.

💡 Wskazówka: by użyć efektywnie, możesz poprosić o pomoc uczestnika, by robił notatki podczas prowadzenia spotkania, tak dzielisz pracę i skupiasz się na prowadzeniu. Jeśli spotkanie jest powtarzające się, możesz też uzgodnić, że przy każdym wydarzeniu inna osoba staje się odpowiedzialna za notatki, to angażuje i włącza ludzi. Można też uzgodnić, że współorganizator wydarzenia jest odpowiedzialny za to zadanie.

2. Dodaj opis 📝

Ile razy znalazłeś się na spotkaniu, nie mając najmniejszej idei, czemu i na co tam jesteś?

Użycie pola "Dodaj opis" pomaga komunikować istotne informacje z wyprzedzeniem. Pole jest w kalendarzu, w zakładce Szczegóły wydarzenia.

Będziesz używać tego pola, by opisać cel, agendę i przyłączyć pliki referencyjne, które mogą być konsultowane przez uczestników przed (przygotowanie), podczas (prowadzenie) i po spotkaniu.

Otrzymanie zaproszenia z opisem znacząco podnosi poziom twojego kalendarza.

💡 Wskazówka: zacznij od opisu celu, wylistuj agendę, która prowadzi do celu, umieść niezbędnych uczestników, by mogli wnieść wkład do każdego punktu agendy, i przyłącz dokumenty dające niezbędne dane do prowadzenia.

3. Kontrola obecności 🙋🏻‍♀️🙋🏿‍♂️

Wiesz, kto są pierwszymi osobami, które narzekają z powodu zaangażowania i niebycia na bieżąco z definicjami? Ci, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu albo byli obecni ciałem, ale nieobecni umysłem. Posiadanie kontroli obecności jest kluczowe, by zachować compliance i zrozumieć powody niedopasowania informacji.

Funkcja kontrola obecności wysyła mailem raporty uczestnictwa organizatorowi.

Jak włączyć funkcję kontroli:

1. Opcje Wideorozmowy (symbol trybika).
2. Kontrole organizatora
3. Włącz Kontrolę obecności.

Możesz wysłać raport obecności razem z protokołem i jeszcze bardziej podnieść profesjonalizm swojego spotkania. Wyobraź sobie wartość potwierdzenia uczestników w wydarzeniach jak szkolenia, webinary czy spotkania zarządu.

4. Robienie notatek z Gemini ✨

Robienie notatek ze spotkania (pierwszy krok z artykułu) wymaga dużo wysiłku, czasu, zrozumienia, i zawsze coś umknie. Jeśli twoja wersja Google Workspace ma dostępne Gemini, możesz użyć funkcji Robienie notatek z Gemini.

Jak włączyć funkcję notatek:

1. Opcje Wideorozmowy (symbol trybika).
2. Nagrania spotkania
3. Zaznacz opcję Robienie notatek z Gemini.

Na koniec otrzymasz podsumowanie spotkania z dokumentem udostępnionym wszystkim zaproszonym. Notatki też zawierają transkrypcję (jeśli ją włączono) i definicję następnych kroków jako listę zadań. Teraz wystarczy wysłać mailem i jeszcze bardziej podnieść poziom swojego kalendarza.

5. Nagranie spotkania 📹

Wiesz, kiedy ktoś traci spotkanie i musisz powtórzyć tę samą rzecz (treść) z inną osobą? Nie zawsze możliwe jest mieć obecność wszystkich zaproszonych na spotkaniu, więc potrzeba powtarzania staje się realna. Jeśli twoja wersja Google Workspace ma dostępne Nagrywanie, możesz użyć funkcji Nagranie spotkań.

Jak włączyć funkcję Nagrywania:

1. Opcje Wideorozmowy (symbol trybika).
2. Nagrania spotkania
3. Zaznacz opcję Nagraj spotkanie.

Po spotkaniu generowany jest film na twoim Google Drive. Jest udostępniany w wydarzeniu kalendarza, a link też wysyłany zaproszonym.

Możesz udostępnić innym zaangażowanym w ten temat. W szkoleniach ten zasób jest bardzo interesujący, możesz nawet nagrać wydarzenie i później zrobić istotne wycinki, by udostępnić tylko tę część.

6. Zaproszeni Współorganizatorzy 👥

Prowadzenie kalendarza samemu daje dużo pracy, i często organizator gubi się między prowadzeniem agendy i zarządzaniem spotkaniem. By otrzymać pomoc i dać autonomię osobie, która pomoże, możesz użyć funkcji Współorganizatorzy.

Dodając ich, mogą wyciszać uczestników (to jest cudowne, by wyciszyć tych uczestników z mikrofonami, które wychwytują hałas otoczenia i zakłócają audio), prezentować swój własny ekran, nagrywać rozmowę, przyjmować gości i zapraszać innych współorganizatorów.

Jak włączyć funkcję Współorganizatorów:

1. Opcje Wideorozmowy (symbol trybika).
2. Zakładka Zaproszeni
3. Dodaj współorganizatora

💡 Wskazówka: poinformuj osobę, że ma rolę i zasób współorganizatora. Będzie wnosić pozytywny wkład i mieć wszystkie niezbędne zasoby, by ci pomóc podczas prowadzenia spotkania.

Praktyczna demonstracja, jak używać przedstawionych funkcji 👨🏻‍🏫

W tym filmie pokazuję użycie 6 funkcji i konkretne wyniki tego użycia. Zobacz!

Celem teraz jest, by ty wprowadził w praktykę użycie tych funkcji w swoich spotkaniach. Początkowym wyzwaniem jest pamiętanie o zrobieniu konfiguracji, bo gdy już zaczniesz, w krótkim czasie stanie się to dobrą praktyką, a twoje spotkania będą postrzegane z wyższym poziomem organizacji.

Jeśli ta treść była użyteczna, może polubisz też ten artykuł, gdzie uczę prostej techniki, która zwraca ci kontrolę nad działaniami. Zobacz!

Podziel się z kolegami z pracy i wykorzystaj najlepiej z Google Workspace na co dzień.

Pozdrawiam!