Jak zademonstrować swoją wartość jako kierownik projektu w tradycyjnych firmach o niskiej dojrzałości

Witaj! Mam nadzieję, że masz się dobrze.

Czy przejmowałeś kiedyś projekt w firmie, gdzie zarządzanie projektami jest wciąż nowością, i zauważyłeś, że trudność nie była w projekcie, a w terenie, w którym musiał się wydarzyć?

W tym artykule mówię o wyzwaniach kierownika projektu (KP) w tradycyjnych firmach, o niskiej dojrzałości i małej kulturze w zarządzaniu projektami. I o trzech konkretnych cechach, które, w mojej doświadczeniu, pomagają KP zademonstrować swoją wartość, nawet gdy struktura jeszcze nie pomaga: odporność, łatwość relacji i liderstwo przez wpływ.

Scenariusz: "stary dom" i to, co przychodzi razem

Zaczynam od tego, co waży najwięcej. Projekty, które ruszają procesami i systemami budowanymi przez lata, wpadają na pasywa i długi techniczne, które są trudne do zmapowania. Planujesz zakres, termin, koszt i oczekiwane zwroty, a w połowie drogi odkrywasz, że "stary dom", w którym będziesz budować, ma zagrożony fundament.

Rzadko to jest jedyny problem. Zobacz, czy któraś z tych sytuacji wydaje się znana:

• Priorytety zmieniają się bez uzgodnienia i komunikacji, i projekty zostają niedokończone na drodze.
• Portfolio przekracza 200 elementów pracy, z większością "biegnącą" równolegle.
• Zdobycie zobowiązania dostawy z terminem jest osobną negocjacją.
• Obszary w konflikcie w ramach tego samego projektu.
• Nieefektywne planowanie z każdym obszarem w swoim silosie.
• Cel zmienia się cały czas, bez zdefiniowanych kryteriów sukcesu na początku.
• Rozproszone informacje w wielu systemach, mało danych i mała widoczność zdolności i wpływów.

To częste sytuacje w wielkich tradycyjnych firmach. Jeśli rozpoznałeś trzy lub więcej, nie jesteś sam.

Metodologia i narzędzie pomagają, ale zajmują czas, by zadziałać w takim środowisku. Na początku to, co utrzymuje KP, to małe zwycięstwa przez osobiste cechy. Opowiem o trzech, każdej z praktycznymi działaniami, które możesz zastosować już. Oczywiście, to tylko kilka cech wśród innych potrzebnych, by pozostać istotnym.

1. Odporność: dalej dostarczać wartość, kiedy scenariusz się zmienia

Odporność to wchłonięcie wpływu zmiany czy odziedziczonego problemu i dalsze iście do przodu, nawet nie mając jasności pełnej mapy czy tego, co trzeba dostarczyć. W środowisku o niskiej dojrzałości priorytet się zmienia, termin nie ma właściciela, a portfolio rośnie szybciej niż zdolność.

Co robić:

1. Traktuj dług techniczny jako ryzyko i zakres. Zbierz, co pasywa mogą wpłynąć, i podziel się tym z sponsorem w języku wpływu: termin, koszt, ryzyka i koszt alternatywny. Niewygodna rozmowa na początku kosztuje mniej niż niespodzianka w połowie projektu.
2. Rejestruj i komunikuj każdą zmianę priorytetu: co wchodzi, co wychodzi, kto zdecydował i co zostaje zatrzymane. Kiedy zmiana ma widoczny koszt, zaczyna być decydowana z większym kryterium. Zawsze mówię, że za 6 miesięcy nikt nie będzie pamiętać tej punktowej i lokalnej decyzji, która wygenerowała znaczący wpływ. Rejestr to więcej niż zabezpieczenie się, to uczynienie widocznym wpływu decyzji.
3. Dostarczaj w częściach, które utrzymują się samodzielnie. Jeśli projekt zostanie przerwany, to, co zostało już dostarczone, dalej ma wartość.
4. Proś o zobowiązanie terminu od tego, kto wykonuje, pozostawiając założenia wyraźne. Przekazanie bezpieczeństwa, że masz świadomość, że nie wszystkie zmienne są na stole i że dostosowania się zdarzają, ma tendencję przynosić więcej zaufania i zobowiązania. Termin narzucony z góry nie generuje zobowiązania.

2. Łatwość relacji: bez zaufania projekt nie idzie do przodu

Obszary w konflikcie, planowanie w silosie i liderstwo bardzo techniczne i mało menedżerskie mają ten sam korzeń: relacje. Każda osoba troszczy się o swój kawałek, nie widząc całości. KP, który rozmawia z wszystkimi stronami, nie biorąc strony, staje się brakującym ogniwem.

Co robić:

1. Rozmawiaj indywidualnie z każdym obszarem, przed żądaniem czegokolwiek. Zapytaj, czego potrzebuje od projektu, czego się obawia i co byłoby dobrym wynikiem dla niego.
2. Strukturyzuj projekt tak, by obszary troszczyły się o znaczącą część, a sukces zależał od ich sumy. Projekt staje się ponad obszarami, a konflikt traci paliwo.
3. Zbierz obszary razem raz w tygodniu. Celem jest pokazanie postępu każdego i stymulowanie prośby o pomoc i współpracę między nimi. Żądanie jest częścią tego, ale staje się lżejsze, kiedy ludzie wiedzą, gdzie ich wkład wpływa na ostateczny cel.
4. Zbuduj mostek między technicznym i menedżerskim. Z technicznym liderstwem przynieś wizję terminu, zdolności i decyzji, bez rywalizowania o przestrzeń. Z biznesem przetłumacz techniczne na wpływ. Mało osób w firmie dostarcza to tłumaczenie, i to jest wartość.

Kiedy mówię o relacjach, opisałem szczegółowo praktyki zaufania i relacji w tym artykule o jak stymulować współpracę w projektach.

3. Liderstwo przez wpływ: kiedy nie masz pióra

W środowiskach tradycyjnych firm KP rzadko ma formalną władzę nad ludźmi, od których zależy, by dostarczać. Wpływ rodzi się z twojej zdolności do relacji i stania się przykładem dla tego, kto widzi.

Co robić:

1. Facylituj relacje. Bądź osobą, która podnosi, pyta, prosi o pomoc i, przede wszystkim, fomentuje relację między ludźmi i obszarami. Twoja postawa jest zawsze obserwowana i brana pod uwagę w projektach.
2. Projekt nad wszystkim: kiedy zdejmujesz fokus z konkretnego obszaru i stawiasz projekt nad nim, ułatwiasz swoje działanie. Czy to przy żądaniu, indywidualnym czy zbiorowym uzgodnieniu. Ludzie rozumieją, że to nie jest osobiste, to jest o ostatecznym celu. Działanie z tym bezpieczeństwem zapewni liderstwo przez wpływ, a nie przez formalną władzę.
3. Wiarygodność: to jest to, co utrzymuje. Wiarygodność jest podstawą zaufania, bez niej ludzie trudno będą słuchać czy działać według twojego wpływu. Robienie tego, co powiedziałeś, że zrobisz, jest centralnym punktem. Jeśli powiedziałeś, że zadzwonisz, zadzwoń; obiecałeś coś, wypełnij. Im więcej działań podtrzymuje twoje słowa, tym bliżej jesteś bycia pozytywnym wpływem w swoim kręgu wpływu.

Podsumowanie

Zacząłem mówiąc o trudnym terenie: długu technicznym z lat, niestabilnych priorytetach i małej strukturze. Odporność pomaga ci dalej dostarczać, relacje łączą ludzi wokół tego samego celu, a wpływ orientuje działania, kiedy brakuje formalnej władzy.

Nie istnieje gotowy przepis. Wybierz jedno działanie z jednej z tych cech i zacznij je stosować.

Które z tych sytuacji przeżywasz dzisiaj? I która cecha utrzymuje twoją pracę? Napisz w komentarzach. A jeśli znasz KP przechodzącego przez to, podziel się tym artykułem z nim.

Uwaga: punkty odnoszą się do moich doświadczeń i odczuć i nie reprezentują wizji żadnej konkretnej firmy.

Pozdrawiam!

Leandro | PMP | Kierownik Projektów i Portfolio