Segurança da Informação no Google Drive: restrinja downloads, cópias e impressões
Você também lida com informações sensíveis e confidenciais em seus projetos? Se a resposta é sim, você sabe que o compartilhamento de documentos é crucial para a colaboração, mas a segurança é uma preocupação constante.
Aquele medo de um documento ser espalhado sem controle, ou de alguém copiar informações é real.
O cuidado em compartilhar e manter o controle dos arquivos
Imagine que você está trabalhando em um documento estratégico interno, como uma apresentação ou controle de orçamento da sua área. Você precisa compartilhar esse arquivo com alguns membros da empresa, mas não quer que ele seja baixado, impresso ou copiado. Atualmente, você compartilha o documento, mas fica com receio de cópias ou aos famosos versionamentos pra lá e pra cá, V1, V2..V10: será que alguém vai baixar uma cópia e ela será salva em um computador pessoal, ou ser impressa e acabar esquecida na bandeja da impressora? Fato é, se saiu do seu controle, há pouco que se possa fazer. Certo?
Essa é uma dor comum para quem lidera projetos e precisa equilibrar a colaboração com a segurança da informação. A falta de controle sobre o que acontece com o arquivo depois de compartilhado pode gerar riscos de vazamento de dados, perda de propriedade intelectual e problemas de conformidade. As consequências podem ser graves, desde a perda de confiança até prejuízos financeiros para a empresa.
Se você usa o Google Workspace, saiba que existe uma funcionalidade que gosto muito de usar e tenho certeza vai te ajudar a manter esse controle.
Compartilhamento no Drive: como restringir baixar, copiar e imprimir o conteúdo
Para você ter o controle que precisa, o Google Drive tem a opção de restringir o acesso.
Você precisa ser o proprietário do arquivo ou gerente de um Drive Compartilhado, e as opções granulares para restringir o que as pessoas podem fazer com seus documentos estarão disponíveis: baixar, imprimir ou copiar. Isso significa que você pode compartilhar para visualização ou edição, mas bloquear ações que possam levar o arquivo para fora do seu ambiente seguro.
Veja o passo a passo para usar essa funcionalidade para proteger seus arquivos:
Abra o Google Drive: Vá para o seu Google Drive (drive.google.com).
Selecione o arquivo ou pasta: clique com o botão direito do mouse no arquivo (Documentos, Planilhas, Apresentações, Forms, etc.) ou na pasta que você deseja controlar.
Acesse as opções de compartilhamento: clique em "Compartilhar" ou "Compartilhar com pessoas e grupos".
Configure as permissões:
Adicione as pessoas ou grupos com quem você quer compartilhar.
Para cada pessoa ou grupo, selecione a permissão apropriada (Ex: "Leitor", "Comentador" ou "Editor").
Acesse as configurações que restringem:
No canto inferior direito da janela de compartilhamento, clique em "Configurações" (o ícone de engrenagem).
Dentro das configurações, você verá as opções de IRM (controles de gestão de direitos de informação). Desmarque as caixas ao lado de:
"Leitores e comentadores podem fazer download, imprimir e copiar" (para restringir todas essas ações para leitores e comentadores).
Para arquivos que estão em Drives Compartilhados, os gerentes também terão controles semelhantes para definir essas restrições paAra os membros.
Salve as configurações: Clique em "Salvar" ou "Concluído".
Compartilhe com segurança e mantenha o controle
Com esse controle você pode compartilhar as informações dos seus projetos com a confiança de que elas permanecem protegidas. Você terá mais tranquilidade sabendo que tem a autonomia de definir o que pode e o que não pode ser feito com seus arquivos mais importantes.
Que tal revisar as permissões dos documentos mais sensíveis dos seus projetos e aplicar na prática essas novas restrições?
Essa funcionalidade está disponível em todas as edições pagas do Google Workapce.
Compartilhe nos comentários se foi útil e como a segurança da informação impacta o seu projeto!
Um abraço!
