Im vorherigen Artikel habe ich den ersten Schritt gezeigt, um mit der Strukturierung eines IT-Projektportfolios zu beginnen und das Chaos der Anfragen in einem PMO mit geringer Reife einzudämmen.

Wenn du diesen Teil verpasst hast, klicke hier und bereite dich auf den ersten Schritt vor.

Der erste Schritt zeigte, dass der Ausgangspunkt die Sichtbarkeit der Anfragen ist — wenn du schon eine Dimension der Arbeit hast, geh weiter.

Das Projekt im Bereich Portfoliomanagement

Es ist sehr wahrscheinlich, dass du in diesem Moment mit einem leeren Blatt und folgender Mission stehst: "Strukturiere den Bereich und präsentiere mir einen Entwurf, wie er funktionieren wird."

Während diese Autonomie zu haben gut ist, kann ein breiter und offener Umfang dich verloren und ohne Wissen zurücklassen, wo du anfangen sollst.

Wenn du dich in dieser Situation befindest, bleib ruhig! Ich zeige dir die Projektvision, die ich damals umgesetzt habe, und vielleicht kann sie dir mit Insights eine Richtung für deine Reise geben.

Ein Überblick über das Projekt

Wenn wir den Gesamtüberblick des Projekts betrachten, kann das abschreckend wirken, aber bleib ruhig, wir werden die Ebenen aufschlüsseln und alles wird zusammenpassen und Sinn ergeben.

Stell dir deinen Projektstrukturplan (PSP) wie die detaillierte Karte eines Bauprojekts vor, bei dem jedes Arbeitspaket ein wesentlicher Schritt ist. Du kannst eine Ansicht dieses PSP unter diesem Link herunterladen! Teile sie mit deinen PM-Kollegen!

Ansicht der ersten Ebene

Ich erkläre die erste Ebene der Projektstrukturplanung des Portfolio-Strukturierungsprojekts, die ich damals entworfen habe.

Der Grund hinter diesem Modell war, mit dem zu erbringenden Service zu beginnen, in diesem Fall dem Management des IT-Projektportfolios.

Du fängst damit an festzulegen, was du für das Unternehmen lösen wirst, für wen der Service erbracht wird, das erwartete Ergebnis und was von ihnen wertgeschätzt wird — von da an wird der Rest einfacher.

Mit dem definierten Service strukturiere den Bereich anhand der Säulen: Prozesse, Menschen und Technologie (Tools). Du kannst eine Ansicht dieses PSP unter diesem Link herunterladen! Teile sie mit deinen PM-Kollegen!

Jetzt wirst du verstehen, was in jeder der Ebenen steckt und wie sie weiter aufgeschlüsselt werden.

1.2 GPP-Framework:

Dieser Umfangspunkt bezieht sich auf das Arbeitsmodell, das für den Service des Projektportfoliomanagements übernommen wird, und ist direkt mit der Säule Prozess verbunden. Hier gehört das Handbuch/die Methodik, Richtlinien und Orientierungen dazu, wie die Dinge funktionieren.

Angesichts des Szenarios meines Unternehmens schlug ich vor, mit Lehren der Kanban-Methode zu beginnen, weil ich die Absicht hatte, so wenig wie möglich in die Art zu ändern, wie die Dinge bereits abliefen. Zu dieser Zeit half mir die Methode, Sichtbarkeit und etwas Organisation in das zu bringen, was in den mit Projekten interagierenden Bereichen schon funktionierte.

1.3 Tools:

Dieser Punkt umfasst die Arbeitstools, die die Prozesse unterstützen, um dem Unternehmen einen hervorragenden Service zu bieten. Denk an sie als Technologien, die das Aufgabenmanagement erleichtern, die Informationen des Bereichs zentralisieren und unsere Kommunikation optimieren, sodass du und dein Team die Verwaltung der Arbeiten organisieren können.

1.4 Vorlagen:

Obwohl die Erstellung von Modellen und Vorlagen zur Nutzung durch das Unternehmen nicht Teil der anfänglichen Ziele des Bereichsentwurfs war, haben wir einige Modelle erstellt, um die Einführung und Nutzung durch das Team der Projektmanager zu erleichtern.

1.5 Schulungen:

Umfasst Schulungen, Weiterbildungen, Wissensvermittlung und jede mögliche Art, Menschen über den Service zu orientieren und zu lehren, von formellen Schulungen bis hin zu kleinen Alltagsorientierungen, die das Verständnis dafür bringen, wie die Dinge funktionieren.

1.6 Unternehmenskommunikation:

Wenn es darum geht, eine neue Einheit innerhalb des Unternehmens zu schaffen, ist Kommunikation das wichtigste (und herausforderndste) Bindeglied.

Auch wenn der neue Bereich innerhalb einer bestimmten Direktion liegt, ist die Auswirkung des Projekts unternehmensweit.

Deshalb ist eine interne Kommunikationskampagne, Abstimmungen zwischen Bereichen und breite Verbreitung unerlässlich.

Glaub mir, nach einem Jahr seit dem Start hatten wir immer noch viele Menschen und Unternehmensbereiche, die den erbrachten Service nicht kannten. Je informierter sie über den Bereich sind, desto wertvoller wird er.

1.7. Indikatoren (KPI):

Schlüsselindikatoren (KPIs) zu haben, kann einfach beginnen, ist aber unerlässlich, um Lücken und Verbesserungspunkte in deinem Workflow, Service und folglich in den Ergebnissen deiner Arbeit zu erkennen.

Es ist wesentlich, dass du mit der Messung der Daten beginnst, sobald du den Prozess am Laufen hast.

1.8 Team:

Mit einem Bereich ohne Team zu beginnen, ist üblicher, als man denkt. Zu Beginn übernimmst du wahrscheinlich die Rolle des Portfolio- und Projektmanagers und kümmerst dich um die operativen Routinen des Bereichs.

Mit den Projektdaten, die du jetzt siehst (erster Schritt), liste sie auf und erstelle eine Projektion des benötigten Arbeitsaufwands.

Du kannst die Zusammensetzung deines Teams auf der Grundlage dieser Daten und Schätzungen vorschlagen.

Zeig die aktuelle Situation, die Relation der laufenden Projekte mit ihrem Nutzen und ihren Kosten.

Nutze die Investitionen der Projekte, um Menschen für deinen Bereich zu rekrutieren, setze personalisierte KI-Agenten oder Roboter als deinen Arm ein.

1.8 Operative Routine:

Umfasst die Aktivitätskarte der Routinen des Bereichs.

Es ist wichtig, die Prozesse und Aktivitäten des Bereichs zu kartieren, um die Grenzen und Kapazitäten des Service zu verstehen.

Diese Übersicht hilft beim Onboarding neuer Projektmanager, erleichtert die Kommunikation mit den anderen Teams und organisiert vor allem das Haus.

Fazit

Jetzt hast du einen Überblick über die erste Ebene der Arbeit, die notwendig ist, um einen Bereich für Projektportfoliomanagement zu strukturieren.

Dein Blatt ist nicht mehr "leer". Folge diesem Modell weiter.

Glücklicherweise ist die Vision kein Kochrezept, das du kopieren und einfügen oder einfach in deinem Kontext replizieren kannst. Ja, es ist nötig, darüber nachzudenken, ob jeder Teil in deinem Kontext Sinn ergibt, und Komponenten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Dennoch weicht die Grundstruktur nicht von der vorgestellten Vision ab — nutze diesen Kompass für deine Handlungen.

Das sind einige Vorteile, die wir durch diese Arbeit erfahren haben:

• Sichtbarkeit der Größe der Arbeit;
• Leichtigkeit, den Status der Maßnahmen zu kennen;
• Reduzierung der Angst durch den Überblick über die erweiterte Karte des Bereichs;
• Nachschlagematerial für Fragen;
• Nutzung in Schulungen und Onboarding;
• Organisation mit einem Ort, um Projekte zu zentralisieren, einzusehen und zu berichten.

In den nächsten Artikeln werde ich jede der Säulen und Pakete der ersten Ebene im Detail behandeln, um in der Reise des Aufbaus deines Bereichs für Projektportfoliomanagement weiterzukommen.

Wenn du zum ersten Mal hier bist, empfehle ich, mit diesem Artikel anzufangen.

Und diese Projektstruktur, ergibt sie Sinn in deinem Kontext?

Einen Gruß! ✋