So verhinderst du Downloads, Kopien und Ausdrucke von Dateien in Google Drive

Um die Kontrolle zu haben und zu verhindern, dass Leute deine in Google Drive gespeicherten Dateien herunterladen, ausdrucken oder kopieren, lerne diese großartige Funktion kennen.

Dateifreigabe im Unternehmensumfeld

Gehst du in deiner Arbeit auch mit sensiblen und vertraulichen Informationen um? Wenn die Antwort ja ist, weißt du bereits, dass das Teilen von Dokumenten entscheidend für die Zusammenarbeit ist, aber die Sicherheit eine ständige Sorge bleibt.

Diese Angst, dass ein Dokument unkontrolliert verbreitet wird oder jemand Informationen kopiert, ist real.

Die Vorsicht beim Teilen und das Beibehalten der Kontrolle über Dateien

Stell dir vor, du arbeitest an einem strategischen Dokument, wie einer Präsentation oder der Budgetkontrolle deines Bereichs. Du musst diese Datei mit einigen Mitgliedern des Unternehmens teilen, möchtest aber nicht, dass sie herunterladen, ausgedruckt oder kopiert wird.

Aktuell teilst du das Dokument, bleibst aber besorgt wegen Kopien oder Weitergabe ohne Berechtigung. Fakt ist, sobald es außer Kontrolle ist, kann man wenig tun. Richtig?

Das ist ein häufiges Problem für Leute, die Projekte leiten und Zusammenarbeit mit Informationssicherheit ausbalancieren müssen.

Der Mangel an Kontrolle darüber, was nach dem Teilen mit der Datei passiert, kann Risiken von Datenlecks, Verlust geistigen Eigentums und Compliance-Problemen erzeugen. Die Folgen können gravierend sein, vom Vertrauensverlust bis zu finanziellen Schäden für das Unternehmen.

Wenn du Google Workspace nutzt, solltest du wissen, dass es eine Funktion gibt, die ich sehr gerne nutze, und ich bin sicher, sie wird dir helfen, diese Kontrolle zu behalten.

Teilen in Drive: wie man Herunterladen, Kopieren und Drucken von Inhalten einschränkt

Du musst Eigentümer der Datei oder Manager eines geteilten Drives sein, und die granularen Optionen, um einzuschränken, was Leute mit deinen Dokumenten tun können, werden verfügbar sein: herunterladen, drucken oder kopieren.

Das bedeutet, du kannst zum Ansehen oder Bearbeiten teilen, aber Aktionen blockieren, die die Datei aus deiner sicheren Umgebung herausbringen könnten.

Folge der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese Funktion zum Schutz deiner Dateien zu nutzen:

1. Öffne Google Drive: Gehe zu deinem Google Drive (drive.google.com).

2. Wähle die Datei oder den Ordner aus: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei (Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare usw.) oder den Ordner, den du kontrollieren möchtest.

3. Öffne die Freigabeoptionen: Klicke auf "Teilen" oder "Für Personen und Gruppen freigeben".

4. Konfiguriere die Berechtigungen:

• Füge die Personen oder Gruppen hinzu, mit denen du teilen möchtest.
• Wähle für jede Person oder Gruppe die passende Berechtigung aus (z. B. "Betrachter", "Kommentator" oder "Bearbeiter").
• Klicke unten rechts im Freigabefenster auf "Einstellungen" (das Zahnrad-Symbol).
• In den Einstellungen findest du die IRM-Optionen (Informationsrechteverwaltung). Entferne die Häkchen neben "Betrachter und Kommentatoren können herunterladen, drucken und kopieren" (um all diese Aktionen für Betrachter und Kommentatoren einzuschränken).

6. Speichere die Einstellungen: Klicke auf "Speichern" oder "Fertig".

Sieh dir das Erklärvideo an:

Teile sicher und behalte die Kontrolle

Mit dieser Kontrolle kannst du die Informationen deiner Projekte teilen mit der Sicherheit, dass sie geschützt bleiben. Du wirst beruhigter sein, weil du selbst festlegen kannst, was mit deinen wichtigsten Dateien erlaubt ist und was nicht.

Wie wäre es, jetzt gleich die Berechtigungen der sensibelsten Dokumente deiner Projekte zu überprüfen und diese neuen Einschränkungen in der Praxis anzuwenden?

Diese Funktion ist in allen kostenpflichtigen Google Workspace-Editionen verfügbar.

Wenn das für dich hilfreich war, teile den Artikel mit deinen Arbeitskollegen und trage dazu bei, mehr digitale Sicherheit in deine Arbeit zu bringen.

Einen Gruß!