Projektführung im KI-Zeitalter: Dinge, die die Technologie noch nicht für uns tut

Dein Team nutzt bereits KI für fast alles, was im Projekt geliefert wird. Aber hilft sie den Menschen wirklich, sich zu verstehen, oder macht sie nur die E-Mails länger?

Ich leite gerade ein Projekt zur Anpassung von Prozessen und Systemen an eine neue gesetzliche Anforderung. Es ist ein Projekt, das ein multidisziplinäres Team einbezieht, mit Systemanalysten, Betrieb, Recht, Steuern, Vertrieb und Vertretern aus praktisch allen Direktionen des Unternehmens. Und in diesem Umfeld, mit so vielen Menschen in unterschiedlichen Funktionen, die zusammenarbeiten, habe ich eine Entwicklung aus der Nähe beobachtet, die es wert ist, geteilt zu werden.

Die KI ist endgültig in die Projektroutine eingezogen

Die KI ist Teil des Alltags jeder Person im Team geworden. Sie versteht schnell, was die Gesetzgebung verlangt. Sie erstellt Präsentationen und Unterstützungsmaterialien, um komplexe Punkte zu erklären. Sie durchsucht die Unternehmensdatenbank nach Mustern und Unstimmigkeiten in den Datensätzen und hilft, diese Basis zu korrigieren. In meiner Rolle als PMO nutze ich sie, um Status-Reports zu erstellen, Protokolle zusammenzufassen und Informationen zu organisieren, die früher Stunden brauchten, um zusammengeführt zu werden.

Jede dieser Arbeitsfronten hat an Geschwindigkeit gewonnen. Verständigungen, die Tage dauerten, passieren jetzt in wenigen Stunden. Technische Diskussionen kommen schneller voran, weil alle mit einem ähnlichen Informationsniveau ankommen. Bis hierher erfüllt die KI genau die Rolle, die man von ihr als Werkzeug erwartet: die technische Arbeit zu beschleunigen.

Der Punkt, der mir am meisten auffällt

Es gibt jedoch eine Front, in der dieser Geschwindigkeitsgewinn nicht auftaucht: die Beziehung zwischen den Menschen im Team.

Ich bemerke das vor allem in den E-Mails, die zwischen den Mitgliedern jedes am Projekt beteiligten Bereichs ausgetauscht werden. Es gibt ein leicht erkennbares Muster — lange Texte, voll von Details, Erklärungen und Begründungen, mit jener charakteristischen Struktur, die typisch für jemanden ist, der KI zum Schreiben genutzt hat. Das Ergebnis ist, dass wir auf der anderen Seite auch KI nutzen, aber um den langen Text in zwei Sätzen zusammenzufassen.

Und der Kreislauf wiederholt sich. Eine Person schreibt mit KI, erklärt und begründet, die andere liest mit KI, fasst zusammen und vereinfacht. Der Austausch findet statt, aber das echte Verständnis zwischen den beiden Personen hält meist nicht Schritt.

Das Symptom zeigt sich kurz danach. Dieselben Personen, die gut geschriebene und gut strukturierte E-Mails ausgetauscht haben, suchen weiterhin den Projektmanager, um über das zu sprechen, was nicht geklärt wurde. Um zu verstehen, wie Person A denkt, was Person B wirklich sagen wollte, warum jene Rückmeldung nicht so kam, wie erwartet.

Ich bemerke, dass jenes direkte Gespräch gefehlt hat: vom Stuhl aufzustehen und zum Tisch zu gehen, der drei Meter entfernt ist, anzurufen, im Chat anzurufen, um sich abzustimmen, einen Videoanruf zu vereinbaren, um sich zu unterhalten (wenn die Distanz ein einschränkender Faktor ist). Das ist eine Bewegung, die die KI noch nicht für das Projekt übernimmt.

Warum Projektführung im KI-Zeitalter weiterhin unersetzlich ist

Dieses Verhalten ist nicht exklusiv für das Projekt, das ich gerade leite. Es tendiert dazu, in jedem multidisziplinären Team aufzutreten, das angefangen hat, KI intensiv in der schriftlichen Kommunikation zu nutzen, besonders wenn das Projekt Bereiche mit unterschiedlichen Interessen, Fristen und Vokabularen einbezieht, wie es in multidisziplinären Initiativen üblich ist.

Genau dort gewinnt die Führung des Projektmanagers eine zusätzliche Ebene an Bedeutung. Nicht weil die KI stört, sondern weil sie die Art verändert, wie sich Menschen schriftlich positionieren, und das erfordert von demjenigen, der führt, einen aufmerksameren Blick darauf, was hinter jeder Antwort steckt.

Drei Dinge bleiben, meiner Wahrnehmung nach, Verantwortung desjenigen, der das Projekt leitet, und keine KI übernimmt sie für uns:

• Das Gefühl für Beziehungen haben: erkennen, wenn eine gut geschriebene E-Mail eine echte Meinungsverschiedenheit zwischen Menschen aus den Bereichen verbirgt, selbst wenn der Ton höflich erscheint.
• Verstehen, was hinter der Nachricht steckt: trennen, was die KI zu formulieren half, von dem, was die Person wirklich denkt und braucht, und das nutzen, um zu handeln, bevor die Reibung wächst.
• Das Team auf ein gemeinsames Ziel hin integrieren: Abhängigkeiten zwischen den Bereichen erkennen, das Treffen erleichtern, das das Gespräch entblockt, und alle auf dasselbe angestrebte Ziel ausgerichtet halten.

Was von dieser Reflexion bleibt

Projektführung im KI-Zeitalter umfasst die Fähigkeit, die Technologie zu nutzen, um die technische Arbeit zu beschleunigen, ohne darauf zu verzichten, Beziehungen zu erleichtern, Konflikte zu verstehen und das Team um ein gemeinsames Ziel integriert zu halten.

Die KI beschleunigt die technische Arbeit des Projekts auf eine Weise, die vor wenigen Jahren schwer vorstellbar gewesen wäre. Das ist gut und sollte weiterhin von denen genutzt werden, die Projekte managen. Aber sie ersetzt nicht die Rolle desjenigen, der Beziehungen erleichtert, Beiträge anerkennt, die Zukunftsvision abstimmt, hinterfragt, wie Dinge gemacht werden, und Erfolge zusammen mit dem Team feiert.

Das bleiben weiterhin Verantwortlichkeiten, die das Werkzeug nicht für uns übernimmt. Genau deshalb bleibt die Führung des Projektmanagers, vielleicht jetzt mehr als früher, eine der wichtigsten Fähigkeiten für denjenigen, der ein Projekt leitet.

Die Beobachtungen dieses Artikels spiegeln persönliche Wahrnehmungen aus meiner Tätigkeit als Projektmanager wider, nicht die eines bestimmten Unternehmens.

Wenn dieses Thema für dich Sinn macht, lohnt es sich, es mit zwei Artikeln zu ergänzen, die direkt dazu passen: darüber, wie sich Führung durch Vorbild und Werte aufbaut, in durch Vorbild und Werte führen, und darüber, wie Vertrauen die Beziehung innerhalb eines Projektteams trägt, in Vertrauen und Beziehung in Projekten.

Einen Gruß! Leandro | PMP | PMO- und Projektmanager