¿Cómo estimular la colaboración de las personas en tus proyectos?

La colaboración es cosa de confianza y relaciones

¿Y si la falta de colaboración de tu equipo no fuera cosa de herramientas o métodos, sino de algo mucho más profundo?

¿Estás en un proyecto y te cuesta conseguir la colaboración de las personas para que las cosas pasen?

¿Las personas no se comprometen con las actividades o no ayudan a sus colegas?

Esta es una situación recurrente que vivimos en muchos proyectos que desarrollamos dentro de organizaciones y comunidades, y las consecuencias suelen pasar por: una persona intenta actuar como héroe y asume responsabilidades de otras, el proyecto se abandona, aumentan las situaciones de estrés y los conflictos entre personas y áreas.

Todos los que se proponen liderar un cambio pasan o van a pasar por esta situación, tanto en proyectos como en las rutinas operativas.

Frente a esta situación, noto que los líderes tienden a buscar soluciones rápidas y frágiles al implementar métodos y herramientas colaborativas, o al poner a un perro guardián a vigilar a las personas e implementar controles para reportar.

Cada organización tiene su propio contexto que influye en este problema, pero, sin importar la empresa, el tamaño, la cultura, el escenario o el sistema, toda colaboración pasa por CONFIANZA Y RELACIONES, y esto no es cosa de métodos, herramientas o procesos, es cosa de personas.

Un buen gestor de proyectos, antes que nada, necesita ser un buen líder que lleva consigo un simple mantra: "Nadie hace nada solo".

Creé este post para ayudarte a poner en práctica acciones de liderazgo que van a empezar a fomentar la colaboración en tus proyectos. Si aplicas al menos una acción práctica, ya vas a notar el cambio en los comportamientos y un mejor ambiente, estoy seguro de que empeorar no va a empeorar.

CONFIANZA

Empieza a invertir tiempo en crear un clima de CONFIANZA en el equipo.

La confianza es indispensable para lograr la colaboración y que las personas se ayuden entre sí. La confianza viene primero, el liderazgo y el proyecto, después. En ese sentido, comparto acciones prácticas para crear un clima de confianza:

👂 Escuchar y prestar atención a las personas

En un mundo donde la mayoría quiere hablar, empieza a escuchar de verdad.

Demuestra que de verdad estás escuchando, a través de gestos, preguntas y acciones.

Aprendí de un gerente de desarrollo de sistemas una práctica que marca mucho la diferencia en cómo se siente la otra persona cuando se acerca a hablar contigo.

Cada vez que yo lo abordaba en su oficina, él se encargaba de alejar el teclado de la computadora, correr la silla hacia atrás y girarla hacia mi dirección, como diciendo: "dejé lo que estaba haciendo y te estoy escuchando", eso es poderoso en el sentido de que la persona valora tu atención. Esto no depende del cargo ni del poder, simplemente hazlo.

Si tienes el celular en la mano, bloquéalo y apártalo, demuestra que tu atención está con la persona. ¿Estás leyendo un correo? Deja de leer, apaga la pantalla y demuestra tu atención.

No es fácil, pero esto cambia el juego en tu RELACIÓN con la otra persona; automáticamente va a estar mucho más dispuesta a escucharte y ayudarte, cuando el enfoque sea al revés.

Las personas lo notan claramente.

🫴 Comparte información y conocimiento

Sé tú quien primero comparte la información y los recursos que tienes, comparte conocimiento, enseña e instruye.

Date cuenta de que las personas necesitan creer en lo que estás diciendo, y una forma de lograrlo es compartiendo tu conocimiento.

¿Qué puedes compartir ahora mismo?

• La visión del objetivo del trabajo: cuando la persona sabe el "por qué" está haciendo eso, está más dispuesta a colaborar.
• El estado de las cosas: cuéntales en qué punto están y qué falta para llegar a donde quieren.
• Muestra su contribución: envía enlaces, fotos, videos de los materiales que están construyendo. Dales espacio para mostrar y hablar sobre sus contribuciones.
• Envía al grupo algún material (como este post) que te haya parecido interesante y pueda ayudarlos.

¡Todo esto no cuesta nada! ¡Solo tu acción!

🫂 Demuestra preocupación por los demás

Cuando los demás perciban que tienes la intención de poner sus intereses por delante de los tuyos, no van a dudar en confiar en ti; además, si creen que te tomas en serio su interés, que de verdad te portas bien con ellos, es más probable que también se tomen en serio los tuyos.

¿Cómo lo demuestras?

• Lo primero y más importante ya se dijo, escucha a las personas.
• Escucha lo que tienen que decir para saber qué está pasando.
• Presta atención a sus ideas y preocupaciones.
• Muestra tus valores.
• Di lo que de verdad quieres (sin intenciones ocultas)
• Muestra que estás dispuesto a ayudar
• Ayúdalas a resolver los problemas (en lugar de solo exigir el plazo).

Basta con empezar a ponerlo en práctica. El orden es el siguiente: tú empiezas haciéndolo y fomentándolo, las personas te observan todo el tiempo y copian el ejemplo.

Deja tu comentario si alguna acción te dio resultado.

RELACIONES

El desarrollo de relaciones es el elemento central de la colaboración.

Si aplicas al menos una acción, ya vas a notar el cambio en el comportamiento de las personas y una mejora significativa en el ambiente. Lee e intenta ponerlo en práctica.

Facilita las relaciones

Fomenta los encuentros cara a cara 👥

Promueve encuentros presenciales: aunque el modelo de trabajo sea remoto o híbrido, es fundamental sacar momentos de encuentro presencial para fortalecer las relaciones.

La sensación es que la persona no existe para la otra, hasta que la ve. Nada sustituye los encuentros presenciales, el intercambio inmediato, el apretón de manos y la charla ligera. La interacción personal de verdad fomenta las relaciones.

Para encuentros en línea, pide que la cámara esté encendida: parece tonto, pero el hecho de que las personas se vean y perciban las expresiones marca la diferencia en la relación; lo que buscamos es el intercambio, y una letra, una foto o una imagen en lugar de la persona no nos acerca. Uno de los desafíos de las personas es abrir la cámara, a muchas no les gusta, pero insiste, la diferencia se nota.

Conduce tu proyecto con objetivos y roles colaborativos 🧩

El mantra es: "Nadie hace nada solo", y en un escenario en el que tenemos que hacer más con menos recursos, las estrategias competitivas (metas locales) sin duda pierden frente a las colaborativas.

Esta es la práctica que más me gusta para fomentar la relación y la colaboración en los proyectos, porque empieza a unir a las personas en torno a un objetivo común, donde cada parte contribuye al todo.

No es raro ver proyectos conducidos por áreas aisladas de la organización, donde el líder no involucra a personas de otras áreas impactadas por ese proyecto. Tampoco es poco común escuchar de proveedores que las actividades de su equipo ya están listas, como si una no complementara a la otra.

💪 Estructura los proyectos para recompensar los esfuerzos conjuntos:

Mira el objetivo, las entregas, los impactados y haz una lista nominal de quién debe colaborar para que eso salga bien.

Estructura el proyecto de modo que cada persona (área) colabore con una parte del proyecto.

Este es un ejemplo de estructura en un proyecto multidisciplinario:

• Marketing se encarga de revisar los textos y las publicaciones en el sitio;
• Obras se encarga de pintar la fachada;
• Fiscal va a tramitar la regularización de la nueva unidad de negocio;
• Legal va a validar las políticas de funcionamiento;
• TI va a construir el sistema para el control y poner a disposición los equipos;
• RR. HH. va a capacitar al equipo.

Fíjate que cada uno va a ser responsable de cuidar una parte, y la suma de todas es lo que va a hacer que el proyecto salga bien; una sola parte no va a garantizar el éxito, ese es el objetivo común, y es él quien conecta los esfuerzos colectivos.

Una vez estructurado el proyecto de esta manera, ganaste un superpoder: la narrativa de que el Proyecto está por encima de la persona individual y de su área.

Esta visión cambia el juego en tu manera de conducir el liderazgo de un proyecto, sobre todo cuando no tienes al equipo bajo tu gestión directa.

Ahora vas a fomentar el encuentro de todos ellos, por lo menos una vez a la semana, todos juntos en la sala (presencial, en línea o mixto). No renuncies a este encuentro, sirve mucho más para fomentar la relación y el sentido de pertenencia que para exigir el avance de las actividades, lo cual va a suceder de forma natural.

Te vas a encontrar con personas que se resisten a participar, no renuncies al encuentro, explica que, aunque las acciones no se hayan hecho, cuentas con esa persona para colaborar con cierta información y seguir de cerca lo que está pasando con ese objetivo común.

Si la mayoría no puede, reprograma de inmediato.

Organiza el encuentro, prepárate para él y condúcelo.

Durante la conducción, fomenta que se pidan ayuda entre ellos, anima a cada uno a hablar o mostrar el resultado del avance de los trabajos de la semana; lo ideal es que todos hablen, aunque sea solo un buen día.

Después de salir del encuentro, las relaciones y el compromiso se van a renovar.

Cerrando con acciones

Cada vez que me llaman para un proyecto considerado problemático, lo primero que empiezo a investigar es la calidad de las relaciones, ahí está buena parte de las respuestas sobre el resultado de la situación actual.

Estos consejos sirven para áreas interdepartamentales, interempresas o dentro de la misma estructura.

Estoy seguro de que si empiezas a poner estas acciones en práctica, la colaboración dentro de tus proyectos o tu rutina va a mejorar mucho, ¿te imaginas a tu equipo más comprometido y tus proyectos fluyendo mejor? Eso es exactamente lo que vas a lograr.

¡No es fácil, no! Si no, todo el mundo lo haría, pero es posible y no cuesta nada.

Algunas de estas prácticas las domino más y las hago de forma natural en el día a día; otras, confieso que se me escapan con cierta frecuencia, pero siempre estoy intentando hacerlas.

Si ya las estás practicando, ¡comparte los resultados!

También puedes revisar este post sobre acciones más allá de los proyectos.

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Un abrazo, Leandro