En el artículo anterior mostré el primer paso para empezar a estructurar un Portafolio de Proyectos de Tecnología y frenar el caos de las solicitudes en un PMO de baja madurez.

Si te perdiste esa parte, haz clic aquí y prepárate para el primer paso.

El primer paso mostró que el punto de partida es darles visibilidad a las solicitudes; si ya tienes una idea del tamaño del trabajo, sigue adelante.

El Proyecto del Área de Gestión de Portafolio

Es muy probable que, en este momento, tengas una hoja en blanco con la siguiente misión: "Estructura el área y preséntame un diseño de cómo va a funcionar".

Aunque tener esa autonomía es bueno, tener un alcance amplio y abierto te puede dejar perdido y sin saber por dónde empezar.

Si estás en esa situación, ¡tranquilo! Te voy a mostrar la visión del proyecto que conduje en ese momento, y quizás te pueda dar una dirección con ideas para seguir con tu camino.

Una visión general del proyecto

Cuando miramos la visión general del proyecto, puede asustar, pero tranquilo, vamos a desglosar los niveles y todo va a encajar y tener sentido.

Imagina tu EDT como el mapa detallado de una construcción, donde cada paquete de trabajo es una etapa esencial. Puedes descargar una vista de esta EDT en este enlace. ¡Compártela con tus colegas GP!

Visión del primer nivel

Voy a explicar el primer nivel de la estructura de desglose del proyecto de estructuración del Portafolio que diseñé en ese momento.

La razón detrás de este modelo fue empezar por el servicio que se iba a prestar, en este caso, la Gestión de Portafolio de Proyectos de Tecnología.

Empiezas estableciendo qué vas a resolver para la empresa, para quién se va a prestar el servicio, el resultado esperado y qué valoran ellos; a partir de ahí, el resto se va a volver más fácil.

Con el servicio a prestar definido, estructura el área a partir de los pilares: Procesos, Personas y Tecnología (Herramientas). Puedes descargar una vista de esta EDT en este enlace. ¡Compártela con tus colegas GP!

Ahora vas a entender qué quedó en cada uno de los niveles y en qué se van a desglosar.

1.2 Framework GPP:

Este elemento del alcance se refiere al modelo de trabajo que se va a adoptar para hacer el servicio de gestión del Portafolio de Proyectos, y está directamente ligado al pilar de Procesos. Aquí entra el Manual/Metodología de trabajo, Políticas y Orientaciones sobre cómo funcionan las cosas.

Dado el escenario de mi empresa, propuse empezar con enseñanzas del método Kanban, porque tenía la intención de tocar lo menos posible la forma en que las cosas ya pasaban. En ese momento, el método me ayudó a darle visibilidad y algo de organización a lo que ya funcionaba en las áreas que interactuaban con proyectos.

1.3 Herramientas:

Este elemento contempla las herramientas de trabajo que apoyan los procesos para prestar un excelente servicio a la empresa. Piensa en ellas como tecnologías que facilitan la gestión de las tareas, centralizan la información del área y optimizan nuestra comunicación, permitiendo que tú y tu equipo organicen la gestión de los trabajos.

1.4 Plantillas:

Aunque producir modelos y plantillas para que la empresa los use no era parte inicial de los objetivos del diseño del área, creamos algunos modelos para facilitar la adopción y el uso por parte del equipo de gestores de proyectos.

1.5 Capacitaciones:

Contempla las capacitaciones, entrenamientos, transferencias de conocimiento y toda forma posible de orientar y enseñar a las personas sobre el servicio, desde capacitaciones formales hasta pequeñas orientaciones en el día a día que ayudan a entender cómo funcionan las cosas.

1.6 Comunicación corporativa:

Cuando se trata de crear una nueva unidad dentro de la empresa, la comunicación es el eslabón más importante (y desafiante) que hay que hacer.

Aunque la nueva área esté dentro de una dirección específica, el impacto del proyecto es corporativo.

Por eso, es esencial una campaña de comunicación interna, alineamientos entre áreas y una amplia difusión.

Créeme, después de 1 año del lanzamiento, todavía teníamos a muchas personas y áreas corporativas que no conocían el servicio prestado. Cuanto más informadas estén sobre el área, más valorada se vuelve.

1.7. Indicadores (KPI):

Tener indicadores clave (KPI) puede empezar simple, pero es esencial para que detectes huecos y puntos de mejora en tu flujo, en tu servicio y, en consecuencia, en los resultados de tu trabajo.

Es esencial empezar a medir los datos apenas empieces a correr el proceso.

1.8 Equipo:

Empezar un área sin equipo es más común de lo que imaginas. Al principio, es probable que asumas el rol de Gestor de Portafolio, de Proyectos y que te encargues de las Rutinas Operativas del área.

Con los datos de los proyectos que ahora puedes ver (primer paso), lista y haz una proyección del esfuerzo de trabajo necesario.

Puedes proponer la composición de tu equipo basándote en esos datos y estimaciones.

Muestra la situación actual, la relación de proyectos en ejecución con sus beneficios y costos.

Usa las inversiones de los proyectos para reclutar personas para tu área, usa agentes de IA o Robots personalizados como tu brazo extra.

1.8 Rutina operativa:

Comprende el mapa de actividades de las rutinas del área.

Es importante mapear los procesos y actividades del área para entender los límites y la capacidad de atención.

Esta relación ayuda en el momento de incorporar nuevos GP, facilita la comunicación con los demás equipos y, sobre todo, organiza la casa.

Conclusión

Ahora tienes una visión del primer nivel del trabajo necesario para estructurar un área de Portafolio de Proyectos.

Tu hoja ya no está "en blanco". Sigue a partir de este modelo.

Por suerte, la visión no es una receta que vayas a copiar y pegar o simplemente replicar en tu contexto. Sí, hace falta pensar si cada parte tiene sentido para tu contexto y agregar o quitar componentes.

Aun así, la estructura base no se aleja de la visión presentada, usa este norte para tus acciones.

Estos son algunos de los beneficios que sentimos con la realización de este trabajo:

• Visibilidad del tamaño del trabajo;
• Facilidad para saber el estado de las acciones;
• Reducción de la ansiedad al visualizar el mapa ampliado del área;
• Material de consulta para dudas;
• Uso en capacitaciones e incorporación de nuevos miembros;
• Organización con un lugar para centralizar, consultar e informar sobre los proyectos.

En los próximos artículos voy a detallar cada uno de los pilares y paquetes de primer nivel para avanzar en el camino de construcción de tu área de Gestión de Portafolio de Proyectos.

Si estás aquí por primera vez, te sugiero que empieces por este artículo.

¿Y esta estructura de proyecto tiene sentido en tu contexto?

Un abrazo ✋