¿Tu sistema resuelve? ¡Solo el producto no basta!
¿El producto entregado no resolvió? Descubre cómo un Gestor de Proyectos garantiza el éxito más allá de la entrega. ¡Entiende qué hace que un proyecto salga bien!
¡SOLO EL PRODUCTO NO RESUELVE!
El sistema se entregó, pero no resolvió...
Como parte de mi trabajo, ayudo a empresas a implantar sistemas ya hechos (de estantería) o a construir sistemas propios para usar.
Por mi experiencia en gestión de proyectos, digo que el producto no resuelve solo: es apenas una parte de la solución. Es el producto y otras trescientas cosas más que hay que hacer, y ahí sí va a salir bien. Por eso tienes que entender bien qué hace falta para que eso pase.
¿Qué busca la gente?
Los clientes quieren saber qué necesitan comprar o construir para resolver el problema.
El Gestor de Proyectos actúa directamente en la construcción de lo que hace que salga bien. Él, junto con el equipo, debe decir que, además del producto, hace falta esto, esto y esto, todo el conjunto, para que entonces salga bien.
En sistemas, esto significa que solo poner a disposición el sistema no alcanza. Todavía hace falta que:
- Juan actualice el contacto hecho con el cliente todos los días;
- María complete los datos del registro completos;
- Clara cargue los pedidos dentro de la ventana horaria;
- El equipo les enseñe a usarlo (capacitación);
- El soporte haga el seguimiento (es distinto de "estar disponible");
- El analista observe qué está funcionando y qué no funciona bien;
- El GP maneje las resistencias;
- Marketing comunique el cambio;
Hace falta entender el impacto en personas que ni siquiera están involucradas directamente con ese producto y ese proyecto.
Múltiples intereses en el proyecto
Entender a fondo qué va a resolver realmente tu producto es fundamental.
El tema es que no siempre lo que se espera queda explícito, y peor, cada persona o grupo tiene sus propias necesidades. Mira un ejemplo de intereses dentro del mismo contexto:
- Usuario: lo que le interesa es el botón verde que va a facilitar el acceso a los pedidos y la integración con el ERP.
- Pagador: quien paga quiere saber cuándo y qué retorno le va a traer el uso de ese producto.
- Comprador: quiere saber si no va a haber "falla" en la entrega del producto contratado.
- Operativo: quiere saber si no le va a dar trabajo mantenerlo funcionando.
- Saboteador: quiere saber cómo va a quedar su vida con la llegada de ese producto.
Estos intereses forman parte de tu proyecto, y saberlo es importante para que todo salga bien.
¿Y entonces?
Por suerte, no existe una receta mágica para lidiar con esto, porque cada proyecto es único.
Cosas que pueden ayudar:
- Observa los lugares donde el uso de ese producto ya funciona y descubre por qué está funcionando.
- Estructura el alcance considerando no solo la implantación, sino también lo que hace falta para que salga bien.
- Suma una estructura de Gestión del Cambio, ¿qué tal el modelo ADKAR de Prosci?
- Ten conversaciones con buenas preguntas junto a las personas involucradas e impactadas.
- Entiende in situ (o ten a alguien ahí) para saber qué está pasando en la vida real.
- Observa a cada persona involucrada en el proceso: ¿qué le interesa a ella?
¡Mira el producto! ¡Mira tu proyecto! ¿De verdad resuelve solo? ¿Qué hace falta para que salga bien?
Ahora, si tu problema es la dificultad para conseguir la colaboración del equipo, este artículo te va a ayudar, entra aquí.
Un abrazo,
