Jak stymulować współpracę ludzi w twoich projektach?

Współpraca to Zaufanie i Relacje

A co jeśli brak współpracy w twoim zespole nie dotyczy narzędzi czy metod, lecz czegoś znacznie głębszego?

Jesteś w projekcie i masz trudności w zdobyciu współpracy ludzi, by sprawy się działy?

Ludzie nie angażują się w zadania albo nie pomagają kolegom?

To jest powtarzająca się sytuacja, którą przeżywamy w wielu projektach realizowanych w organizacjach i społecznościach, a konsekwencje zwykle sprowadzają się do: osoba próbuje działać jak heros i przejmuje odpowiedzialność innych, projekt jest opuszczany, zwiększają się sytuacje stresu i konfliktów między ludźmi i obszarami.

Każdy, kto podejmuje się prowadzić zmianę, przeszedł lub przejdzie przez taką sytuację, zarówno w projektach, jak i w operacyjnych rutynach.

Przed taką sytuacją zauważam, że liderzy mają tendencję do szukania szybkich i słabych rozwiązań, wdrażając metody i narzędzia współpracy, albo stawiając psa stróżującego, by pilnować ludzi i wdrażać kontrole do raportowania.

Każda organizacja ma swój własny kontekst, który wpływa na ten problem, jednak niezależnie od firmy, rozmiaru, kultury, scenariusza czy systemu, każda współpraca opiera się na ZAUFANIU I RELACJACH, i to nie dotyczy metod, narzędzi czy procesów, to dotyczy ludzi.

Dobry kierownik projektu, przede wszystkim, musi być dobrym liderem, który niesie prostą mantrę: "Nikt nie robi niczego sam".

Stworzyłem ten wpis, by pomóc ci wprowadzić praktyki liderstwa, które zaczną pobudzać współpracę w twoich projektach. Jeśli zastosujesz przynajmniej jedno praktyczne działanie, już zauważysz zmianę w zachowaniach i lepszą atmosferę, jestem przekonany, że gorzej się nie stanie.

ZAUFANIE

Zacznij inwestować czas, by stworzyć klimat ZAUFANIA w zespole.

Zaufanie jest niezbędne, by mieć współpracę i by ludzie pomagali sobie wzajemnie. Zaufanie jest pierwsze, liderstwo i projekt później. W tym sensie dzielę się praktycznymi działaniami, by stworzyć klimat zaufania:

👂 Słuchanie i zwracanie uwagi na ludzi

W świecie, gdzie większość chce mówić, zacznij naprawdę słuchać.

Pokaż, że naprawdę słuchasz, przez gesty, pytania i działania.

Nauczyłem się od kierownika rozwoju systemów praktyki, która robi wielką różnicę w tym, jak druga osoba czuje się, gdy do ciebie podejdzie, by rozmawiać.

Zawsze, gdy podchodziłem do niego w jego biurze, robił tak, by odsunąć klawiaturę komputera, odsunąć krzesło do tyłu i obrócić je w moją stronę, jakby mówił: "zatrzymałem to, co robiłem, i słucham cię", to jest potężne w sensie, w jakim osoba docenia twoją uwagę. To nie zależy od stanowiska czy władzy, po prostu to zrób.

Jeśli masz telefon w rękach, zablokuj go i odłóż, pokaż, że twoja uwaga jest przy osobie. Czytasz maila? Przestań czytać, zgaś ekran i pokaż swoją uwagę.

To nie jest łatwe, ale to zmienia grę w twojej RELACJI z drugą osobą, automatycznie będzie dużo bardziej skłonna cię słuchać i pomagać, gdy podejście będzie odwrotne.

Ludzie to zauważają wyraźnie.

🫴 Dziel się informacjami i wiedzą

Bądź pierwszym, kto dzieli się informacjami i zasobami, które masz, dziel się wiedzą, uczyj i instruuj.

Zauważ, że ludzie muszą wierzyć w to, co mówisz, jednym ze sposobów, by to zrobić, jest dzielenie się swoją wiedzą.

Czym możesz się teraz podzielić?

• Wizją celu pracy: kiedy osoba ma informację o "Czemu" to robi, jest bardziej skłonna do współpracy.
• Statusem rzeczy: wyślij im, gdzie jesteście i jaka droga pozostała, by dotrzeć tam, gdzie zamierzacie.
• Pokaż ich wkład: wyślij linki, zdjęcia, filmy materiałów, które budują. Daj im przestrzeń, by pokazali i powiedzieli o swoich wkładach.
• Wyślij do grupy materiał (jak ten wpis), który uznałeś za interesujący i może im pomóc.

Wszystko to nic nie kosztuje! Tylko twoje działanie!

🫂 Pokaż troskę o innych

Kiedy inni zauważą, że chcesz postawić ich interesy przed swoimi, nie zawahają się ci zaufać, poza tym, jeśli uwierzą, że traktujesz ich interes poważnie, że naprawdę się z nimi obchodzisz, jest bardziej prawdopodobne, że też będą traktować twoje interesy poważnie.

Jak to pokazujesz?

• Pierwsza i najważniejsza już została powiedziana, słuchaj ludzi.
• Słuchaj, co mają do powiedzenia, by wiedzieć, co się dzieje.
• Zwracaj uwagę na ich idee i obawy.
• Pokaż swoje wartości.
• Mów, czego naprawdę chcesz (bez skrytych zamiarów)
• Pokaż, że jesteś gotów pomóc
• Pomóż im rozwiązywać problemy (zamiast tylko rozliczać z terminu).

Wystarczy zacząć wprowadzać to w praktykę. Kolejność jest taka: zaczynasz robić i stymulować, ludzie cię obserwują cały czas i kopiują przykłady.

Zostaw komentarz, jeśli jakieś działanie przyniosło efekt.

RELACJE

Rozwój relacji jest centralnym elementem współpracy.

Jeśli zastosujesz przynajmniej jedno działanie, już zauważysz zmianę w zachowaniach ludzi i znaczącą poprawę atmosfery. Przeczytaj i spróbuj wprowadzić w praktykę.

Ułatwiaj relacje

Stymuluj spotkania twarzą w twarz 👥

Promuj osobiste spotkania: nawet jeśli model pracy jest zdalny czy hybrydowy, kluczowe jest znalezienie momentów osobistych spotkań, by wzmocnić relacje.

Odczucie jest takie, że osoba nie istnieje dla drugiej, aż jej nie zobaczy. Nic nie zastąpi osobistych spotkań, natychmiastowej wymiany, uścisku ręki i lekkiej rozmowy. Osobista interakcja naprawdę pobudza relacje.

Na spotkaniach online proś o włączoną kamerę: wydaje się głupie, ale fakt, że ludzie widzą się i zauważają mimikę, robi różnicę w relacji, to, czego szukamy, to wymiana, a widzenie litery, zdjęcia czy obrazka w miejscu osoby nie zbliża nas. Jednym z wyzwań ludzi jest otwarcie kamery, wielu tego nie lubi, ale zachęcaj, różnica się pojawi.

Prowadź swój projekt z celami i rolami współpracy 🧩

Mantra jest: "Nikt nie robi niczego sam", a w scenariuszu, w którym musimy robić więcej z mniejszymi zasobami, strategie konkurencyjne (lokalne cele) z pewnością przegrywają z współpracującymi.

To jest praktyka, którą osobiście najbardziej lubię, by pobudzać relacje i współpracę w projektach, bo zaczyna łączyć ludzi wokół wspólnego celu, gdzie każda część wnosi wkład do całości.

Nietrudno zobaczyć projekty prowadzone przez izolowane obszary organizacji, gdzie lider nie włącza ludzi z innych obszarów objętych tym projektem. Nie jest też rzadkie usłyszeć od dostawców, że zadania ich zespołu są gotowe, jakby jedna rzecz nie uzupełniała drugiej.

💪 Strukturyzuj projekty, by nagradzać wspólne wysiłki:

Spójrz na cel, dostawy, dotkniętych i wymień nominalnie, kto powinien współpracować, by to się udało.

Strukturyzuj projekt tak, by każda osoba (obszar) wniosła wkład w jedną część projektu.

To jest przykład struktury w projekcie wielodyscyplinarnym:

• Marketing zajmuje się przeglądem tekstów i publikacji na stronie;
• Budowa zajmie się malowaniem fasady;
• Finansowy zajmie się regulacją nowej jednostki biznesowej;
• Prawny zweryfikuje polityki działania;
• IT zbuduje system kontroli i udostępni sprzęt;
• HR przeszkoli zespół.

Zauważ, że każdy będzie odpowiedzialny za jedną część, a ich suma sprawi, że projekt się powiedzie, sama jedna część nie zagwarantuje sukcesu, to jest wspólny cel i to on łączy kolektywne wysiłki.

Kiedy projekt jest tak zbudowany, zdobywasz supermoc, narrację, że Projekt jest nad osobą indywidualną i jej obszarem.

Ta wizja zmienia grę w twoim prowadzeniu liderstwa projektu, przede wszystkim, kiedy nie masz zespołu pod swoim bezpośrednim zarządzaniem.

Teraz będziesz pobudzać spotkanie wszystkich, przynajmniej raz w tygodniu, wszyscy razem w pokoju (osobiście, online albo mieszane). Nie poddawaj się tego spotkania, ono służy znacznie bardziej do pobudzania relacji i poczucia przynależności niż do rozliczania postępu zadań, co stanie się naturalne.

Natrafisz na ludzi, którzy się opierają udziałowi, nie poddawaj się spotkania, wyjaśnij, że nawet jeśli działania nie zostały zrobione, liczysz na osobę, by współpracowała z określoną informacją i śledziła, co się dzieje z tym wspólnym celem. Jeśli większość nie może, przełóż natychmiast.

Zorganizuj spotkanie, przygotuj się na niego i prowadź.

Podczas prowadzenia zachęcaj do prośby o pomoc między nimi, zachęcaj każdego, by mówił lub pokazywał wynik postępu prac tygodnia, idealnie jest, by wszyscy się odezwali, nawet jeśli to tylko dzień dobry.

Po wyjściu ze spotkania relacje i zaangażowanie będą odnowione.

Kończąc działaniami

Każdy raz, gdy mnie wezwą do projektu uznawanego za problematyczny, pierwszą rzeczą, którą zaczynam badać, jest jakość relacji, tam leży duża część odpowiedzi na wynik obecnej sytuacji.

Te wskazówki służą obszarom międzydziałowym, międzyfirmowym czy w ramach tej samej struktury.

Jestem przekonany, że jeśli zaczniesz wprowadzać te działania w praktykę, współpraca w twoich projektach czy rutynie znacznie się poprawi, wyobraź sobie bardziej zaangażowany zespół i lepiej płynące projekty? To jest właśnie to, co osiągniesz.

To nie jest łatwe, nie! W przeciwnym razie każdy by to robił, ale jest możliwe i nic nie kosztuje.

Niektóre praktyki, mam więcej umiejętności i robię je naturalnie każdego dnia, inne, przyznaję, że z pewną częstotliwością się potykam, ale wciąż próbuję je robić.

Jeśli już to praktykujesz, podziel się wynikami!

Możesz też zobaczyć ten wpis o działaniach poza projektami.

Wyślij ten artykuł ludziom, którym możesz pomóc, podziel się tym artykułem.

Pozdrawiam! Leandro