W poprzednim artykule przedstawiłem pierwszy krok, by zacząć strukturyzację Portfolio Projektów Technologii i zatrzymać chaos zapotrzebowań w PMO o niskiej dojrzałości.

Jeśli przegapiłeś tę część, kliknij tutaj i przygotuj się na pierwszy krok.

Pierwszy krok pokazał, że punkt wyjścia to danie widoczności zapotrzebowaniom, jeśli już masz wyobrażenie o pracy, idź dalej.

Projekt Obszaru Zarządzania Portfolio

Jest bardzo prawdopodobne, że w tym momencie masz czystą kartę i następującą misję: "Zbuduj obszar i przedstaw mi projekt, jak będzie działać".

Chociaż mieć tę autonomię jest dobrze, mieć szeroki i otwarty zakres może cię zostawić zagubionym i niewiedzącym, od czego zacząć.

Jeśli jesteś w tej sytuacji, spokojnie! Pokażę wizję projektu, który prowadziłem w tamtym czasie, i może da ci kierunek z insightami, by kontynuować swoją podróż.

Ogólny widok projektu

Kiedy patrzymy na ogólny widok projektu, może przestraszyć, ale spokojnie, rozbijmy poziomy i wszystko się złoży i będzie miało sens.

Wyobraź sobie swoją EAP jako szczegółową mapę budowy, gdzie każdy pakiet pracy to kluczowy etap. Możesz pobrać widok tej EAP w tym linku! Podziel się z kolegami kierownikami projektów!

Widok pierwszego poziomu

Wyjaśnię pierwszy poziom struktury analitycznej projektu strukturyzacji Portfolio, który zaprojektowałem w tamtym czasie.

Powód za tym modelem był taki, by zacząć od usługi, która będzie świadczona, w tym przypadku Zarządzanie Portfolio Projektów Technologii.

Zaczynasz ustalając, co będziesz rozwiązywać dla firmy, dla kogo usługa będzie świadczona, oczekiwany wynik i co jest dla nich cenne, od tego momentu reszta będzie łatwiejsza.

Z zdefiniowaną świadczoną usługą, zbuduj obszar wokół pilarów: Procesy, Ludzie i Technologia (Narzędzia). Możesz pobrać widok tej EAP w tym linku! Podziel się z kolegami kierownikami projektów!

Teraz zrozumiesz, co znalazło się w każdym z poziomów i na co zostaną rozwinięte.

1.2 Framework GPP:

Ten element zakresu odnosi się do modelu pracy, który zostanie przyjęty, by wykonać usługę zarządzania Portfolio Projektów, i jest bezpośrednio związany z pilarem Proces. Tutaj wchodzi Podręcznik/Metodologia pracy, Polityki i Wytyczne, jak rzeczy działają.

Na podstawie scenariusza mojej firmy zaproponowałem zacząć od nauki metody Kanban, bo miałem zamiar ruszać minimalnie sposobem, w jaki rzeczy już się działy. W tamtym czasie metoda pomogła mi dać widoczność i trochę organizacji temu, co już funkcjonowało w obszarach współdziałających z projektami.

1.3 Narzędzia:

Ten element obejmuje narzędzia pracy, które wspierają procesy, by świadczyć świetną usługę firmie. Myśl o nich jako technologiach, które ułatwiają zarządzanie zadaniami, centralizują informacje obszaru i optymalizują naszą komunikację, pozwalając tobie i twojemu zespołowi organizować zarządzanie pracami.

1.4 Szablony:

Choć produkowanie modeli i szablonów do udostępnienia firmie nie było częścią początkowych celów projektu obszaru, stworzyliśmy kilka modeli, by ułatwić adopcję i użycie przez zespół kierowników projektów.

1.5 Szkolenia:

Obejmuje szkolenia, kompetencje, przekazywanie wiedzy i wszelką możliwą formę orientowania i uczenia ludzi o usłudze, od formalnych szkoleń do małych wskazówek na co dzień, które przynoszą zrozumienie, jak rzeczy działają.

1.6 Komunikacja korporacyjna:

Kiedy mowa o stworzeniu nowej jednostki w firmie, komunikacja jest najważniejszym (i najbardziej wymagającym) ogniwem do zrobienia.

Nawet jeśli nowy obszar jest w ramach konkretnej dyrekcji, wpływ projektu jest korporacyjny.

Dlatego kluczowa jest kampania wewnętrznej komunikacji, dopasowania między obszarami i szeroka promocja.

Wierz mi, po 1 roku od wprowadzenia, wciąż mieliśmy wielu ludzi i obszarów korporacyjnych nieświadomych świadczonej usługi. Im więcej informacji o obszarze, tym bardziej jest ceniony.

1.7. Wskaźniki (KPI):

Posiadanie kluczowych wskaźników (KPI) może zacząć się prosto, ale jest kluczowe, by zobaczyć braki i punkty do poprawy w swoim przepływie, usłudze, a w konsekwencji w wynikach swojej pracy.

Kluczowe jest, by zacząć mierzyć dane od razu, jak zaczniesz uruchamiać proces.

1.8 Zespół:

Zaczynanie obszaru bez zespołu jest częstsze, niż sobie wyobrażasz. Na początku prawdopodobnie przejmiesz rolę Menedżera Portfolio, Projektów i zajmowania się Operacyjnymi Rutynami obszaru.

Z danymi projektów, które teraz widzisz (pierwszy krok), wylistuj i zrób projekcję niezbędnego wysiłku pracy.

Możesz zaproponować skład swojego zespołu na podstawie tych danych i szacunków.

Pokaż aktualną sytuację, relację projektów w realizacji z ich korzyściami i kosztami.

Użyj inwestycji projektów, by rekrutować ludzi do swojego obszaru, użyj spersonalizowanych agentów AI lub Robotów, by byli twoim ramieniem.

1.8 Rutyna operacyjna:

Obejmuje mapę aktywności rutyn obszaru.

Ważne jest mapowanie procesów i aktywności obszaru, by zrozumieć ograniczenia i zdolności obsługi.

Ta relacja pomaga w momencie onboardingu nowych kierowników projektów, ułatwia komunikację z innymi zespołami, a przede wszystkim organizuje dom.

Podsumowanie

Teraz masz widok pierwszego poziomu pracy niezbędnej, by zbudować obszar Portfolio Projektów.

Twoja karta nie jest już "czysta". Idź dalej od tego modelu.

Na szczęście wizja nie jest przepisem na gotowe, który skopiujesz i wklejesz czy po prostu powielisz w swoim kontekście. Tak, trzeba przemyśleć, czy każda część ma sens dla twojego kontekstu, i dodać czy usunąć elementy.

Jednak podstawowa struktura nie odbiega od przedstawionej wizji, użyj jej jako kierunku dla swoich działań.

To są pewne korzyści, które poczuliśmy przy realizacji tej pracy:

• Widoczność rozmiaru pracy;
• Łatwość znajomości statusu działań;
• Redukcja niepokoju przy widoku rozszerzonej mapy obszaru;
• Materiał do konsultacji w razie pytań;
• Użycie w szkoleniach i onboardingu;
• Organizacja z miejscem do centralizacji, konsultacji i raportowania projektów.

W kolejnych artykułach opisze szczegółowo każdy z pilarów i pakietów pierwszego poziomu, by posuwać się w podróży budowy twojego obszaru Zarządzania Portfolio Projektów.

Jeśli jesteś tu po pierwszy raz, polecam zacząć od tego artykułu.

A ta struktura projektu ma sens w twoim kontekście?

Pozdrawiam! ✋