Liderstwo projektów w erze AI: rzeczy, które technologia wciąż nie robi za nas

Twój zespół już używa AI w prawie wszystkim, co dostarcza w projekcie. Ale czy to naprawdę pomaga ludziom się zrozumieć, czy tylko sprawia, że maile są dłuższe?

Prowadzę projekt dostosowania procesów i systemów do nowego wymogu prawnego. To projekt, który obejmuje multidyscyplinarny zespół, z analitykami systemów, operacjami, prawnym, fiskalnym, handlowym i przedstawicielami praktycznie wszystkich zarządów firmy. I to w tym środowisku, z tyloma ludźmi o różnych funkcjach pracującymi razem, obserwowałem z bliska ruch, który warto podzielić.

AI na dobre wszedła do rutyny projektu

AI stała się częścią codzienności każdej osoby z zespołu. Rozumie szybko, czego wymaga legislacja. Tworzy prezentacje i materiały wsparcia, by wyjaśnić złożone punkty. Przeszukuje bazę danych firmy w poszukiwaniu wzorców i niekonsekwencji w rejestrach i pomaga poprawić tę samą bazę. W roli PMO używałem jej, by montować raporty statusu, podsumowywać protokoły i organizować informacje, które wcześniej zajmowały godziny konsolidacji.

Każda z tych linii pracy zyskała szybkość. Zrozumienia, które zajmowały dni, teraz zdarzają się w kilka godzin. Techniczne dyskusje postępują szybciej, ponieważ wszyscy przychodzą z podobnym poziomem informacji. Do tego miejsca AI wypełnia dokładnie rolę, której się od niej oczekuje jako narzędzia: przyspieszać techniczną pracę.

Punkt, który najbardziej zwraca moją uwagę

Jest jednak jedna linia, gdzie ten zysk szybkości się nie pojawia: relacja między ludźmi z zespołu.

Zauważam to przede wszystkim w mailach wymienianych między członkami każdego obszaru, który uczestniczy w projekcie. Jest łatwy do rozpoznania wzorzec, długie teksty, pełne szczegółów, wyjaśnień i uzasadnień, z tą charakterystyczną strukturą kogoś, kto użył AI do pisania. Wynik jest taki, że z drugiej strony też używamy AI, tylko żeby podsumować długi tekst w dwóch frazach.

I cykl się powtarza. Jedna osoba pisze z AI, wyjaśniając i uzasadniając, druga czyta z AI, podsumowując i uproszczając. Wymiana się dzieje, ale prawdziwe zrozumienie między dwiema osobami zazwyczaj nie dotrzymuje tempa.

Symptom pojawia się chwilę później. Te same osoby, które wymieniły dobrze napisane i dobrze zstrukturyzowane maile, dalej szukają kierownika projektu, by rozmawiać o tym, co nie zostało rozwiązane. By zrozumieć, jak myśli osoba A, co osoba B naprawdę chciała powiedzieć, czemu ten powrót nie przyszedł tak, jak czekali.

Zauważam, że brakuje tej bezpośredniej rozmowy: wstać z krzesła i iść do biurka, które jest trzy metry dalej, zadzwonić, zawołać na czacie, by się uzgodnić, umówić wideorozmowę, by porozmawiać (kiedy odległość jest ograniczeniem). To jest ruch, którego AI wciąż nie robi za projekt.

Czemu liderstwo projektów pozostaje niezastąpione w erze AI

To zachowanie nie jest wyłączne dla projektu, który teraz prowadzę. Ma tendencję pojawiać się w jakimkolwiek multidyscyplinarnym zespole, który zaczął intensywnie używać AI w pisanej komunikacji, zwłaszcza kiedy projekt obejmuje obszary o różnych interesach, terminach i słownictwie, jak to zwykle się dzieje w multidyscyplinarnych inicjatywach.

Właśnie tam liderstwo kierownika projektu zyskuje dodatkową warstwę ważności. Nie ponieważ AI przeszkadza, ale ponieważ zmienia sposób, w jaki ludzie się pozycjonują na piśmie, i to wymaga od tego, kto prowadzi, bardziej uważnego spojrzenia na to, co jest za każdą odpowiedzią.

Trzy rzeczy pozostają, w mojej percepcji, odpowiedzialnością tego, kto prowadzi projekt, i żadna AI nie robi tego za nas:

• Mieć czucie relacji: zauważać, kiedy dobrze napisany mail skrywa realną różnicę między ludźmi z obszarów, nawet jeśli ton wydaje się uprzejmy.
• Rozumieć, co jest za wiadomością: odseparować to, co AI pomogła sformułować, od tego, co osoba naprawdę myśli i potrzebuje, i użyć tego, by działać przed tym, jak tarcie wzrośnie.
• Integrować zespół w kierunku wspólnego celu: zauważać zależności między obszarami, facylitować spotkanie, które odblokowuje rozmowę, i utrzymywać wszystkich patrzących na ten sam zamierzony cel.

Co zostaje z tej refleksji

Liderstwo projektów w erze AI obejmuje zdolność używania technologii, by przyspieszyć techniczną pracę, bez rezygnowania z facylitowania relacji, rozumienia konfliktów i utrzymywania zespołu zintegrowanego wokół tego samego celu.

AI przyspiesza techniczną pracę projektu w sposób, który byłby trudny do wyobrażenia kilka lat temu. To jest dobre i powinno dalej być eksplorowane przez tych, kto zarządza projektami. Ale nie zastępuje roli tego, kto facylituje relacje, rozpoznaje wkłady, dostosowuje wizję przyszłości, prowokuje, jak rzeczy są robione, i celebruje osiągnięcia razem z zespołem.

To pozostają odpowiedzialności, których narzędzie nie przejmuje za nas. Właśnie z tego powodu liderstwo kierownika projektu pozostaje, może teraz bardziej niż wcześniej, jedną z najważniejszych umiejętności tego, kto prowadzi projekt.

Obserwacje tego artykułu odzwierciedlają osobiste percepcje mojego działania jako kierownika projektu, nie konkretnej firmy.

Jeśli ten temat ma dla ciebie sens, warto uzupełnić dwoma artykułami, które rozmawiają bezpośrednio z nim: o tym, jak liderstwo buduje się przez przykład i wartości w prowadzeniu przez przykład i wartości, i o tym, jak zaufanie podtrzymuje relację w zespole projektowym w zaufaniu i relacji w projektach.

Pozdrawiam! Leandro | PMP | Kierownik PMO i Projektów