Proaktivität im Projektmanagement: der Unterschied zwischen unterstützen und übernehmen

Hast du schon mal das Feedback bekommen, proaktiver sein zu müssen, obwohl du sicher warst, dass du es schon warst?

Das ist mir passiert. Ich erzähle dir, wie, und was ich ab diesem Moment über Proaktivität gelernt habe.

Die Situation, die mich zum Umdenken brachte

Ich war in meinem ersten Monat unter der direkten Führung des CEOs des Unternehmens, als ich in ein Thema mit großer Tragweite involviert wurde. Er stellte eine einfache Frage, "wer leitet dieses Thema", und adressierte die Nachricht an vier Direktoren.

Kurz danach positionierten sich drei von ihnen und erklärten, wie der Stand der Situation war. Da ich neu in der Position war, entschied ich mich, "proaktiv" zu handeln: Ich bot mich als Unterstützung beim Aufbau des Themas an und sagte, dass ich am nächsten Arbeitsmeeting teilnehmen würde.

Direkt danach erhielt ich ein klares Feedback: Ich müsse proaktiv sein.

Ich schaute auf diese Nachricht und versuchte zu verstehen, was ich falsch gemacht hatte. Als ich erkannte, wie ich mich positioniert hatte, gab ich zu, dass er recht hatte, und bedankte mich für das Feedback.

Das ist eine Fähigkeit, die bei Projektmanagern geschätzt wird, und manchmal rutschen wir aus, ohne es zu merken, auch wenn wir glauben, proaktiv zu sein. Das passiert und hängt nicht von der Position ab.

Was Proaktivität wirklich bedeutet

Die meisten Menschen sehen Proaktivität nur als den Akt, die Initiative zu ergreifen und etwas zu tun. Es geht weit darüber hinaus.

Proaktivität bedeutet, dass wir für unser eigenes Handeln verantwortlich sind und dass unser Verhalten aus den Entscheidungen resultiert, die wir treffen, nicht aus äußeren Bedingungen. Sie ist mit drei Elementen verbunden: Initiative, Wahl und Verantwortung für diese Wahl.

Zurück zu meiner Geschichte: Als ich mich als Unterstützung beim Aufbau positionierte, reagierte ich nur auf das Ereignis und stellte mich in Wartestellung, als ich hätte wählen können, die Verantwortung zu übernehmen, die meine Position erforderte.

Übernimm die Verantwortung und hör auf, äußeren Faktoren die Schuld zu geben

Wir haben die Initiative und die Verantwortung, Dinge geschehen zu lassen. Verantwortungsbewusste Menschen schieben die Schuld für ihr Verhalten nicht auf Umstände oder Konditionierungen: Sie treffen bewusste Entscheidungen über ihr Handeln und übernehmen die Konsequenzen daraus.

Die Überlegung, die bleibt, ist: "Ich bin in dieser Lage wegen der Entscheidungen, die ich getroffen habe."

Wie du Proaktivität in deinen Projekten anwendest

Einige praktische Maßnahmen, die ich nutze, um dieses Klima in Teams zu schaffen:

• Strukturiere Projekte so, dass sich die Summe der Kräfte ergänzt und Verantwortlichkeit für jede Arbeitsfront und für das Projekt als Ganzes entsteht. Ich nenne das "das Projekt steht über den Bereichen".
• Richte individuell und gemeinsam auf Haltungen der Selbstverantwortung aus und achte auf Sätze wie "ich habe vor einer Woche eine E-Mail geschickt, jetzt heißt es auf die Antwort warten", "der Bereich XYZ muss das entscheiden" oder "das betrifft mich nicht, die entscheiden das". Dieses Muster ist häufig in traditionellen Unternehmen mit geringer Reife, und die Signale zu erkennen ist der erste Schritt, um die Dynamik zu ändern.
• Ermutige das Team, Lösungen zusätzlich zu den gebrachten Problemen vorzustellen. Einfache Fragen helfen: Was wird unsere Antwort sein? Was können wir jetzt mit dem tun, was wir haben? Welche Initiative können wir in dieser Situation ergreifen?
• Würdige proaktive Haltungen öffentlich in den Projektmeetings.

Der Ausgang

Zum Thema, das das Feedback ausgelöst hat: Ich korrigierte den Kurs, erkannte an, dass ich bei der Positionierung versagt hatte, und übernahm die Führung dieser Front. Heute gibt es in der Art, wie das Team an diesem Projekt arbeitet, ein gemeinsames Verantwortungsgefühl.

Dieses Feedback hat auch die Art verändert, wie ich außerhalb der Arbeit mit Proaktivität umgehe, zu Hause und mit der Familie.

Am Ende des Tages liegt die Verantwortung für das Handeln bei dir. Wir sind nur dort, wo wir uns entschieden haben zu sein.

Wenn dich dieses Thema der Übereinstimmung zwischen Worten und Taten interessiert, habe ich darüber in Fang hier an, zeige deine Werte geschrieben.

Leandro | PMP | Projekt- und Portfoliomanager