Proactividad en gestión de proyectos: la diferencia entre apoyar y asumir

¿Alguna vez recibiste un comentario de que necesitabas ser más proactivo, aun estando seguro de que ya estabas actuando así?

Eso me pasó a mí. Te voy a contar cómo, y qué aprendí sobre la proactividad a partir de ese momento.

La situación que me hizo repensar qué es la proactividad

Estaba en mi primer mes bajo el liderazgo directo del CEO de la empresa cuando me involucraron en un tema de gran gravedad. Él hizo una pregunta simple, "quién está liderando este tema", y dirigió el mensaje a cuatro directores.

Poco después, tres de ellos se pronunciaron, explicando en qué punto estaba la situación. Como yo era nuevo en el puesto, decidí actuar "con proactividad": me ofrecí como apoyo en la estructuración del tema y dije que participaría en la próxima reunión de trabajo.

Enseguida recibí un comentario directo: necesitaba ser proactivo.

Me quedé mirando ese mensaje tratando de entender qué había hecho mal. Cuando me di cuenta de cómo me había posicionado, reconocí que tenía razón y agradecí el comentario.

Esta es una habilidad valorada en los gestores de proyectos y, a veces, nos resbalamos sin darnos cuenta, aun creyendo que somos proactivos. Pasa, y no depende del cargo.

Qué significa realmente la proactividad

La mayoría de las personas ve la proactividad solo como el acto de tomar la iniciativa y hacer algo. Va mucho más allá de eso.

Proactividad significa que somos responsables de nuestra propia actuación, y que nuestro comportamiento resulta de las decisiones que tomamos, no de las condiciones externas. Está ligada a tres elementos: iniciativa, elección y responsabilidad por esa elección.

Volviendo a mi historia: cuando me posicioné como apoyo en la estructuración, simplemente reaccioné al evento y me puse en espera, cuando podría haber elegido asumir la responsabilidad que mi puesto exigía.

Asume la responsabilidad y deja de culpar a factores externos

Tenemos iniciativa y responsabilidad para hacer que las cosas sucedan. Las personas responsables no le echan la culpa de su comportamiento a las circunstancias o condicionamientos: toman decisiones conscientes sobre su actuación y asumen sus consecuencias.

La reflexión que queda es: "estoy en esta condición por las elecciones que hice."

Cómo aplicar la proactividad en tus proyectos

Algunas acciones prácticas que uso para crear este clima dentro de los equipos:

• Estructura los proyectos para que la suma de fuerzas se complemente, generando responsabilidad por cada frente de trabajo y por el proyecto como un todo. Yo le llamo a esto "el proyecto está por encima de las áreas".
• Orienta individual y colectivamente hacia actitudes de autorresponsabilidad, y mantente atento a frases como "ya mandé un correo hace una semana, ahora toca esperar la respuesta", "eso lo tiene que decidir el área XYZ" o "eso no me compete, ellos deciden". Este patrón es común en empresas tradicionales de baja madurez, y reconocer las señales es el primer paso para cambiar la dinámica.
• Anima al equipo a presentar soluciones más allá de los problemas planteados. Preguntas simples ayudan: ¿cuál será nuestra respuesta? ¿Qué podemos hacer ahora con lo que tenemos? ¿Qué iniciativa podemos tomar en esta situación?
• Valora públicamente las actitudes proactivas en las reuniones del proyecto.

El desenlace

Sobre el tema que generó el comentario: corregí el rumbo, reconocí que había fallado en mi posicionamiento y asumí el liderazgo de ese frente. Hoy existe un sentido de responsabilidad colectiva en la forma en que el equipo trabaja en ese proyecto.

Ese comentario cambió también la forma en que manejo la proactividad fuera del trabajo, en casa y con la familia.

Al final del día, la responsabilidad por la acción es tuya. Solo estamos donde elegimos estar.

Si este tema de la coherencia entre el discurso y la acción te interesa, escribí sobre esto en Empieza por aquí, demuestra tus valores.

Leandro | PMP | Gestor de Proyectos y Portafolios