Proaktywność w zarządzaniu projektami: różnica między wsparciem a przejęciem

Otrzymałeś kiedyś informację, że musisz być bardziej proaktywny, mimo że byłeś pewien, że już tak się zachowujesz?

Mnie się to zdarzyło. Opowiem, jak, i czego nauczyłem się o proaktywności od tamtego momentu.

Sytuacja, która kazała mi przemyśleć, co to jest proaktywność

Byłem w swoim pierwszym miesiącu pod bezpośrednim kierownictwem CEO firmy, gdy zostałem włączony w temat o dużej wadze. Zadał proste pytanie, "kto prowadzi ten temat", i zaadresował wiadomość do czterech dyrektorów.

Niedługo potem trzej z nich odpowiedzieli, wyjaśniając, w jakim stanie jest sytuacja. Jako nowy na tym stanowisku, zdecydowałem się działać "proaktywnie": zaproponowałem się jako wsparcie w strukturyzacji tematu i powiedziałem, że będę uczestniczyć w następnym spotkaniu pracy.

W odpowiedzi otrzymałem bezpośrednią informację: musiałem być proaktywny.

Patrzyłem na tę wiadomość, próbując zrozumieć, co zrobiłem źle. Kiedy zdałem sobie sprawę, jak się zachowałem, przyznałem, że miał rację, i podziękowałem za tę informację.

To jest umiejętność ceniona u kierowników projektów i czasami wymykamy się jej bez zauważenia, nawet myśląc, że jesteśmy proaktywni. Zdarza się to niezależnie od stanowiska.

Co proaktywność naprawdę znaczy

Większość osób widzi proaktywność tylko jako akt podjęcia inicjatywy i zrobienia czegoś. To jest znacznie więcej.

Proaktywność znaczy, że jesteśmy odpowiedzialni za nasze własne działanie, i że nasze zachowanie wynika z decyzji, które podejmujemy, a nie z zewnętrznych warunków. Jest związana z trzema elementami: inicjatywą, wyborem i odpowiedzialnością za ten wybór.

Wracając do mojej historii: kiedy zaproponowałem się jako wsparcie w strukturyzacji, tylko zareagowałem na zdarzenie i postawiłem się w pozycji oczekiwania, kiedy mogłem wybrać przejęcie odpowiedzialności, której wymagało moje stanowisko.

Przyjmij odpowiedzialność i przestań obwiniać zewnętrzne czynniki

Mamy inicjatywę i odpowiedzialność, by sprawy się działy. Osoby odpowiedzialne nie zrzucają winy za swoje zachowanie na okoliczności czy warunkowania: podejmują świadome decyzje o swoim działaniu i przyjmują jego konsekwencje.

Refleksja, która zostaje, to: "jestem w tej sytuacji z powodu wyborów, które zrobiłem."

Jak zastosować proaktywność w swoich projektach

Kilka praktycznych działań, które stosuję, by stworzyć ten klimat w zespołach:

• Strukturyzuj projekty tak, by suma sił się uzupełniała, tworząc odpowiedzialność za każdy front pracy i za projekt jako całość. Nazywam to "projekt jest nad obszarami".
• Promuj indywidualnie i zbiorowo postawy samoodpowiedzialności i zwracaj uwagę na zwroty takie jak "wysłałem mail tydzień temu, teraz czekam na odpowiedź", "obszar XYZ ma zdecydować" czy "to nie moja sprawa, oni decydują". Ten wzorzec jest częsty w tradycyjnych firmach o niskiej dojrzałości, a rozpoznanie tych sygnałów jest pierwszym krokiem do zmiany dynamiki.
• Zachęcaj zespół do przedstawiania rozwiązań, a nie tylko problemów. Prosty pytania pomagają: jaka będzie nasza odpowiedź? Co możemy zrobić teraz z tym, co mamy? Jaką inicjatywę możemy podjąć w tej sytuacji?
• Doceniaj publicznie proaktywne postawy na spotkaniach projektu.

Zakończenie

Co do tematu, który wywołał tę informację: poprawiłem kurs, przyznałem, że zawiodłem w swoim stanowisku, i przejąłem prowadzenie tego frontu. Dziś istnieje poczucie wspólnej odpowiedzialności w sposobie, w jaki zespół pracuje na tym projekcie.

Ta informacja zmieniła też sposób, w jaki traktuję proaktywność poza pracą, w domu i z rodziną.

Na koniec dnia odpowiedzialność za działanie jest twoja. Jesteśmy tylko tam, gdzie wybraliśmy być.

Jeśli temat spójności między słowami i działaniem cię interesuje, pisałem o tym w Zacznij tutaj, pokaż swoje wartości.

Leandro | PMP | Kierownik Projektów i Portfolio