Conhecendo o BigPicture no Jira: um tutorial rápido da ferramenta
Conhecendo o BigPicture no Jira: um guia rápido para usar na gestão de portfólio
Opa!
A alta gestão da empresa vive solicitando uma visão macro das coisas, de portfólio?
Se você já trabalha com Jira, sabe que ele é uma ótima opção de ferramenta para gestão de projetos. Quando você começa a gerenciar projetos no Jira, é normal a necessidade de ter uma visão global e estruturada dos projetos. Isso já aconteceu com você? Comente qual foi a sua soluçao!
É aí que entra o BigPicture, um plugin do Jira que, como o próprio nome diz, te dá a "Visão ampliada" dos seus projetos.
Quando implementei em uma empresa que prestei serviços, criamos um pequeno tutorial e compartilho com você.
Neste tutorial, apresentarei um pouco mais o BigPicture, te mostrando como acessá-lo, entender sua tela inicial e como navegar por suas principais funcionalidades. Não é algo super avançado, mas vai te dar uma boa dimensão das possibilidades e como as coisas funcionam nele, talvez, você perceba que ele é ou não para sua realidade.
Espero ajudar a otimizar sua gestão de projetos e portfólios no Jira!
TUTORIAL
Como acessar o Big Picture: acessar é um processo simples. Siga os passos abaixo para acessar facilmente:
Faça login no JIRA e navegue até o menu "Apps".
Procure por "Big Picture" e clique nele.
Outra maneira de acessar o Big Picture é através de um projeto específico:
Abra o projeto desejado no JIRA.No menu localizado à esquerda, clique em "Big Picture"
A diferença entre os dois métodos é que, ao acessar o Big Picture através de um projeto específico, o sistema irá direcioná-lo para uma tela dedicada a esse projeto e seu escopo. Por outro lado, ao acessar pelo menu "Apps", você terá acesso a todos os projetos.
Home:
A tela inicial do Big Picture é chamada de "Home" e contém uma visão geral de todos os projetos e seus respectivos escopos. Cada projeto é representado por um "Box" e este é onde você pode definir o escopo do projeto.
Imagine que um projeto pode incluir itens relacionados a ele, mas também os itens do quadro do projeto de de um time de desenvolvimento, por exemplo.
Os itens de "quadro do time de desenvolvimento" são considerados subitens das issues de "Projetos". Essa configuração é flexível e pode ser adaptada de acordo com as necessidades.
Dentro dos "Boxes", existem informações importantes a serem consideradas, como:
Start date: data de início do projeto).
End date: data de término do projeto.Status: e possível alterar o status do projeto. Para fazer isso, clique na opção "Mais ações", representada por três pontos, localizada ao lado direito do texto. Ao selecionar essa opção, você poderá alterar o status para uma das seguintes opções:
Não iniciado: dndica que o projeto ainda não teve seu início efetivo.
Em progresso: quando o projeto está em andamento e as issues estão sendo trabalhadas ativamente.
Fechado: indica que todas as issues relacionadas ao projeto foram concluídas.
To do (cinza): esse status indica que a atividade não foi iniciada. É representado pela cor cinza.
In Progress (azul): quando uma atividade está em andamento, ela é marcada como In Progress. Isso significa que as tarefas estão sendo trabalhadas ativamente. O status é representado pela cor azul.
Done (verde): quando uma atividade é concluída ou cancelada, ela é marcada como Done. Esse status indica que todas as tarefas relacionadas foram finalizadas com sucesso. O status é representado pela cor verde.
Essas informações são exibidas nos boxes no Big Picture e fornecem uma visão geral do andamento do projeto. Por exemplo, podemos ter 13% das atividades em To Do, 10% em In Progress e 77% em Done. Esses números refletem a proporção de atividades em cada status dentro do escopo. Ao observar essas informações, podemos entender rapidamente como está o andamento do projeto.
Essa informação é valiosa para avaliar o progresso e identificar possíveis gargalos ou áreas que precisam de atenção. Ao analisar os status das tarefas dentro dos boxes, podemos ter uma visão geral do projeto e tomar medidas adequadas para impulsionar seu avanço. O Big Picture no JIRA facilita a visualização desses dados e auxilia na gestão eficiente dos projetos.
No Big Picture, é possível personalizar as configurações de exibição dos campos. Isso inclui a capacidade de excluir ou incluir novos campos, de acordo com as necessidades específicas do projeto. Por exemplo, se o campo de descrição não estiver sendo utilizado, é possível removê-lo da visualização para simplificar a interface.
Menu superior: O Big Picture possui um menu superior que oferece várias opções para aprimorar a visualização e a experiência do usuário. Algumas das opções disponíveis são:
Visualização: O sistema oferece três tipos de visualizações para os boxes. Essas opções são:
Timeline: a opção de timeline exibe as atividades em uma linha do tempo, permitindo uma visualização cronológica dos projetos e suas tarefas.
Gantt: a opção de Gantt apresenta as atividades em um formato de gráfico de Gantt, fornecendo uma visão clara das dependências e do progresso das tarefas ao longo do tempo.
Kanban: a opção Kanban é uma opção de visualização baseada em quadros, que permite acompanhar o fluxo de trabalho das tarefas em diferentes etapas, como "To Do", "In Progress" e "Done".
Essas opções de visualização permitem escolher o formato mais adequado para acompanhar e gerenciar os projetos dentro do Big Picture, tornando a interface mais flexível e adaptável às preferências e necessidades da equipe.
Opção de adicionar novo box: é possível adicionar um novo box para representar um novo escopo ou projeto. Para fazer isso, siga as seguintes etapas:
Clique no sinal de "+" ou em "Adicionar" no menu superior.
Ao clicar em "+", você será direcionado a uma janela onde pode informar o tipo e o nome do novo box.
Tipos disponíveis:
Ágil: este tipo é adequado para projetos que seguem uma abordagem ágil, como Scrum. É ideal para equipes que preferem um framework de desenvolvimento ágil.
Híbridos: esse tipo de box é indicado para projetos que combinam elementos de métodos ágeis e tradicionais. É útil quando há a necessidade de adaptar as práticas conforme o contexto do projeto.
Portfólio: esse tipo de box é usado para representar um portfólio de projetos, onde é possível visualizar a integração e a interdependência entre diferentes projetos em um nível mais alto.
Programa: essa opção é adequada para projetos que fazem parte de um programa maior. Ela permite visualizar e gerenciar múltiplos projetos relacionados em uma estrutura de programa.
Projetos Clássicos: esse tipo é destinado a projetos que seguem uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos, como o modelo cascata. É útil para projetos com requisitos bem definidos e sequência linear de etapas.
Ao adicionar um novo box, você pode escolher o tipo mais apropriado para o projeto e atribuir um nome a ele. Essa funcionalidade permite que você organize e represente diferentes tipos de projetos dentro do Big Picture, facilitando a visualização e o gerenciamento de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
Arrastando e organizando os boxes: quando você arrasta um tipo de box para dentro de outro, você está estabelecendo uma hierarquia entre eles. Isso significa que o box que foi arrastado para dentro passa a ser um subitem do box pai.
Essa hierarquia é útil para representar relações de dependência, agrupar projetos relacionados ou dividir um projeto maior em partes menores. Aqui está uma explicação sobre a hierarquia dos tipos de box:
Box pai: o box pai é o nível superior da hierarquia. Ele pode ser qualquer um dos tipos disponíveis, como Agile, Híbridos, Portfólio, Programa ou Projetos Clássicos. Esse box representa um escopo maior ou um projeto principal que contém outros subitens.
Box filho (subitem): o box filho é um tipo de box que foi arrastado e inserido dentro de um box pai. Ele representa um subitem ou uma parte específica de um projeto maior. O subitem pode ter seu próprio tipo (por exemplo: Agile ou Híbridos) e nome.
A hierarquia dos tipos de box no Big Picture permite uma visão mais clara e organizada do relacionamento entre os projetos, facilitando a gestão e a compreensão do portfólio de projetos como um todo.
Configuração/Type Boxes: Para acessar essa opção, siga as etapas abaixo.
Clique no ícone de administração, localizado no canto superior direito da tela. O ícone de administração é representado por uma chave de fenda ou uma engrenagem.
No menu suspenso que é exibido, selecione "Type Boxes" ou "Tipos de Boxes".
Ao realizar essas etapas, você será direcionado para a página de configuração dos tipos de boxes, onde é possível personalizar e ajustar as configurações dos tipos de boxes existentes ou criar novos tipos.
Configuração de tipos de boxes: é possível configurar os tipos de boxes de acordo com suas necessidades específicas. Isso inclui a definição dos estados e dos tipos de parentesco. Basta clicar sobre um item existente ou adicionar um novo.
Estados: os estados dos boxes representam os diferentes estágios pelos quais um projeto ou escopo pode passar. Por exemplo, um estado pode ser "Em Andamento", "Concluído" ou "Cancelado". A configuração dos estados permite personalizar e adaptar a terminologia de acordo com a metodologia de gerenciamento de projetos utilizada pela equipe.
Parente Type (Tipo Parente): essa configuração permite definir as relações de parentesco entre os tipos de boxes. Por exemplo, um tipo de box "Programa" pode ser definido como parente do tipo "Portfólio". Isso significa que um box do tipo "Programa" pode ser incluído como um subitem dentro de um box do tipo "Portfólio". Essa configuração oferece flexibilidade para estruturar e visualizar a hierarquia dos projetos de acordo com as relações existentes entre eles.
Para fazer essas configurações, você pode clicar dentro do box que deseja alterar, acessar as opções de configuração e realizar as mudanças necessárias. É possível adicionar novos tipos de boxes, modificar os estados e definir os tipos de parentesco, indicando quais tipos de boxes podem ser pais desse determinado tipo.
Essa configuração personalizada dos tipos de boxes no Big Picture permite uma visualização rápida e intuitiva dentro de cada box, refletindo as relações hierárquicas e facilitando o gerenciamento dos projetos e seus subitens.
Essa opção de configuração permite que você defina as propriedades e as características dos tipos de boxes, incluindo estados, tipos de parentesco e outras configurações relacionadas. É um recurso útil para adaptar o Big Picture às necessidades específicas da sua equipe e dos seus projetos.
Menu superior / Configurar layout: que permite configurar o layout ele é usado para acessar as opções de personalização e configuração da visualização.
Ao acessar as opções de configuração de layout, você pode encontrar diferentes opções de layout para ajustar a visualização dos elementos na tela. Algumas das opções comuns incluem:
Layout Compacto: essa opção de layout visa otimizar o espaço na tela, reduzindo o tamanho dos elementos e tornando-os mais compactos. Com o layout compacto, é possível visualizar mais informações em uma área menor, o que pode ser útil em telas menores ou quando se deseja uma visualização mais condensada.
Layout Regular: o layout regular é uma configuração padrão que equilibra o espaço ocupado pelos elementos e a quantidade de informações exibidas. Ele oferece uma visualização equilibrada e é adequado para a maioria das necessidades, proporcionando uma experiência de visualização confortável.
Layout Wide: o layout wide (amplo) é uma opção que amplia a largura da visualização, permitindo que mais elementos sejam exibidos lado a lado. Isso pode ser útil quando se deseja ter uma visão mais ampla dos projetos e dos detalhes, especialmente em telas maiores ou quando há necessidade de analisar várias informações simultaneamente.
Essas opções de layout - compacto, regular e wide - permitem que você ajuste a aparência e a organização dos elementos na tela do Big Picture de acordo com suas preferências visuais e a quantidade de informações que deseja exibir de uma vez. Escolher o layout mais adequado para suas necessidades pode proporcionar uma experiência de visualização mais confortável e eficiente no gerenciamento de projetos.
Menu superior/Organização do menu: o sistema permite que você organize as informações de acordo com campos ou times. Isso significa que você pode configurar o menu para exibir os dados com base em critérios específicos, como campo de prioridade, status, responsável ou qualquer outro campo personalizado que seja relevante para seus projetos.
Campo padrão "Essentials": o Essentials é frequentemente definido como o layout padrão do menu. Isso significa que, quando você acessa o Big Picture, o menu exibirá as informações essenciais do projeto, como nome do projeto, datas de início e término, status geral e outras informações relevantes. O objetivo é fornecer uma visão geral clara e concisa do projeto sem sobrecarregar o usuário com muitos detalhes.
Menu superior/ Favoritar: permite aos usuários marcar ou destacar itens específicos para acesso rápido posterior.
Menu superior/ Filtros: esta opção permite criar filtros personalizados com base em diferentes critérios, como: tipo, líder, data de início, data de término e status. Esses filtros são úteis para segmentar e visualizar apenas as informações relevantes para suas necessidades específicas.
Vamos explorar esses filtros com mais detalhes:
Tipo (Type): o filtro de tipo permite selecionar um ou vários tipos de itens que deseja visualizar. Por exemplo, você pode filtrar os itens por tipo de projeto, como Agile, Híbrido, Portfólio, Programa ou Projetos Clássicos. Isso permite focar apenas nos tipos de projetos que são relevantes para você.
Líder (Leader): o filtro de líder permite filtrar os itens com base no líder responsável por eles. Você pode selecionar um líder específico ou vários líderes para visualizar apenas os projetos atribuídos a eles. Isso é útil para rastrear os projetos de uma equipe ou de um líder específico.
Data de início (Start Date) e Data de término (End Date): os filtros de data de início e de término permitem filtrar os itens com base em um intervalo de datas específico. Você pode definir um período de tempo para visualizar apenas os projetos que estão programados para iniciar ou terminar dentro desse intervalo. Isso ajuda a priorizar e acompanhar projetos em determinados períodos.
Status: o filtro de status permite selecionar um ou vários status específicos para visualizar apenas os projetos com esses status. Por exemplo, você pode filtrar para ver apenas os projetos em andamento, concluídos ou cancelados. Isso facilita o acompanhamento do progresso dos projetos com base em seu status atual.
Menu Superior/ date range: é possível realizar uma busca por um período de data específico. Essa opção geralmente permite filtrar os projetos com base em um intervalo de datas.
Menu Superior/Pesquisa (search): permite encontrar projetos, itens ou informações específicas com base em palavras-chave ou critérios de pesquisa. Essa opção é útil para localizar rapidamente itens relevantes dentro do sistema.
Acessando um Box: Ao acessar um box específico, como o quadro de Projetos, você terá uma visualização mais detalhada e específica dos itens e informações contidos dentro desse box.
Informações do Box: ao abrir o box do "Projetos", você encontrará informações relevantes relacionadas a esse escopo específico. Isso pode incluir o nome do box, datas de início e término, status atual e outras informações pertinentes.
Hierarquia de Itens: dentro do box, você verá a hierarquia de itens que compõem o "Projetos". Isso pode incluir épicos, histórias, tarefas ou outros elementos de trabalho. Esses itens são organizados de forma hierárquica, com os épicos no nível superior e as histórias e tarefas abaixo.
Status dos Itens: cada item dentro do box terá um status associado a ele, indicando em qual estágio de conclusão ele se encontra. Isso pode ser representado por cores ou rótulos, como "To Do" (A Fazer), "In Progress" (Em Progresso) ou "Done" (Concluído). Esses status permitem acompanhar o progresso e o estado atual de cada item.
Percentual de Progresso: dentro do box, é comum encontrar uma visualização do percentual de progresso geral do "Projetos". Isso pode ser exibido como uma barra ou um número, indicando a porcentagem de itens que estão em cada status. Por exemplo, você pode ver que 40% das tarefas estão em "To Do", 30% estão em "In Progress" e 30% estão em "Done". Essa informação permite ter uma noção rápida do andamento do box como um todo.
Detalhes dos Itens: ao clicar em um item específico dentro do box, você terá acesso aos detalhes desse item. Isso pode incluir informações adicionais, como descrição, responsáveis, datas específicas, anexos e comentários. Esses detalhes fornecem uma visão mais aprofundada de cada item, permitindo que você gerencie e acompanhe as tarefas de forma mais precisa.
A visualização dentro de um box no Big Picture é projetada para fornecer informações claras e organizadas sobre os itens e escopos específicos. Ela permite que você acompanhe o progresso, visualize a hierarquia dos itens e acesse os detalhes necessários para o gerenciamento eficiente dos projetos.
Menu Gantt/Configurações: o menu Gantt permite acessar as configurações relacionadas à visualização e personalização do gráfico de Gantt. O gráfico de Gantt é uma representação visual que mostra as tarefas do projeto ao longo do tempo, permitindo o acompanhamento do cronograma e o gerenciamento do fluxo de trabalho. Aqui estão algumas informações sobre as configurações disponíveis no menu Gantt:
Configurações de exibição: dentro do menu Gantt, você encontrará opções para personalizar a exibição do gráfico de Gantt. Isso pode incluir ajustes de escala, formatação de datas, exibição de linhas de grade, ocultar ou exibir detalhes específicos, entre outros. Essas configurações permitem adaptar o gráfico de Gantt para atender às suas preferências visuais e às necessidades do projeto.
Agrupamento e ordenação: o menu Gantt também pode conter configurações relacionadas ao agrupamento e ordenação das tarefas. Isso permite que você agrupe as tarefas por critérios específicos, como responsável, prioridade, tipo ou qualquer outro campo relevante. Além disso, você pode definir a ordem de exibição das tarefas no gráfico de Gantt, garantindo que elas estejam organizadas da maneira mais adequada para a visualização e análise.
Filtros: as configurações de filtros no menu Gantt permitem definir critérios de filtragem para mostrar apenas as tarefas que atendam a determinadas condições. Por exemplo, você pode filtrar por um intervalo de datas específico, responsável, status ou outros campos personalizados. Isso ajuda a focar na visualização das tarefas relevantes para o momento ou para análises específicas.
Personalização de Cores e Estilos: O menu Gantt pode fornecer opções para personalizar as cores e estilos usados no gráfico de Gantt. Isso permite destacar visualmente diferentes tipos de tarefas, identificar marcos importantes, destacar tarefas críticas ou aplicar outros esquemas de cores que sejam relevantes para o seu projeto ou preferências visuais.
Bom, essas são as funcionalidades e menus padrões do Big Picture que implementamos. Os menus e itens podem variar de acordo com o plano e versão atual da plataforma, mas, no geral não foge muito do que foi apresentado.
Conclusão
Em um cenário onde a necessidade de uma visão estratégica em nível de portfólio são crescentes, o BigPicture emerge como uma opção para usuários do Jira. Este tutorial mostrou as múltiplas facetas do plugin, desde as formas intuitivas de acesso e a compreensão da estrutura dos "Boxes" na tela "Home", até as opções de personalização e visualização, como os gráficos de Gantt.
A capacidade do BigPicture de unificar a gestão de projetos e portfólios, oferecendo tanto a visão micro das tarefas quanto a macro do cenário estratégico, é um diferencial significativo. Neste arigo, eu ensino como fomentar a colaboração no seu time e isso é fundamental para quem quer implementar platormas como o Big Picture.
As funcionalidades de hierarquização de Boxes, personalização de e filtros avançados empoderam as equipes a adaptar a ferramenta às suas práticas específicas, garantindo maior controle, transparência e eficiência.
Portanto, para profissionais de tecnologia que buscam otimizar a gestão de seus projetos e programas no Jira, o BigPicture é um complemento a ser considerado, ele se torna uma ferramenta estratégica para os gestor de projetos capaz de proporcionar a visibilidade das coisas impulsionando a tomada de decisão e o sucesso das iniciativas organizacionais.
Sua implementação permite o acompanhamento detalhado e uma gestão proativa e alinhada aos objetivos de negócio. Caso você queira implementar na sua empresa, deixa um comentário aqui embaixo, será um prazer saber e ajudar.
