Proatividade em gestão de projetos: a diferença entre apoiar e assumir

Você já recebeu um feedback de que precisava ser mais proativo, mesmo tendo certeza de que já estava agindo assim?

Isso aconteceu comigo. Vou te contar como, e o que aprendi sobre proatividade a partir daquele momento.

A situação que me fez repensar o que é proatividade

Eu estava no meu primeiro mês sob a liderança direta do CEO da empresa quando fui envolvido em um tema de grande gravidade. Ele fez uma pergunta simples, "quem está liderando esse tema", e endereçou a mensagem a quatro diretores.

Pouco depois, três deles se posicionaram, explicando em que pé estava a situação. Como eu era novo na posição, decidi agir "com proatividade": me coloquei como suporte na estruturação do tema e disse que participaria da próxima reunião de trabalho.

Recebi, na sequência, um feedback direto: eu precisava ser proativo.

Fiquei olhando para aquela mensagem tentando entender o que eu tinha feito de errado. Quando percebi como havia me posicionado, reconheci que ele tinha razão e agradeci o feedback.

Essa é uma habilidade valorizada em gerentes de projetos e, por vezes, escorregamos sem perceber, mesmo achando que somos proativos. Isso acontece e independe de cargo.

O que proatividade realmente significa

A maioria das pessoas enxerga proatividade apenas como o ato de tomar a iniciativa e fazer algo. Vai muito além disso.

Proatividade significa que nós somos responsáveis pela nossa própria atuação, e que nosso comportamento resulta das decisões que tomamos, não das condições externas. Ela está ligada a três elementos: iniciativa, escolha e responsabilização por essa escolha.

Voltando à minha história: quando me posicionei como suporte na estruturação, eu apenas reagi ao evento e me coloquei em espera, quando poderia ter escolhido assumir a responsabilidade que a minha posição exigia.

Assuma a responsabilidade e pare de culpar fatores externos

Temos iniciativa e responsabilidade para fazer os fatos acontecerem. Pessoas responsáveis não colocam a culpa do seu comportamento em circunstâncias ou condicionamentos: fazem escolhas conscientes sobre sua atuação e assumem as consequências dela.

A reflexão que fica é: "estou nessa condição por causa das escolhas que eu fiz."

Como aplicar proatividade nos seus projetos

Algumas ações práticas que uso para criar esse clima dentro dos times:

• Estruture os projetos para que a soma das forças se complemente, criando responsabilização por cada frente de trabalho e pelo projeto como um todo. Eu chamo isso de "o projeto está acima das áreas".
• Oriente individual e coletivamente por atitudes de autorresponsabilidade, e fique atento a frases como "já mandei e-mail há uma semana, agora é esperar a resposta", "a área XYZ é quem tem que decidir" ou "isso não é comigo, eles decidem". Esse padrão é comum em empresas tradicionais de baixa maturidade, e reconhecer os sinais é o primeiro passo para mudar a dinâmica.
• Estimule o time a apresentar soluções além dos problemas trazidos. Perguntas simples ajudam: qual será a nossa resposta? O que podemos fazer agora com o que temos? Qual iniciativa podemos tomar nessa situação?
• Valorize publicamente atitudes proativas nas reuniões do projeto.

O desfecho

Sobre o tema que gerou o feedback: corrigi a rota, reconheci que tinha falhado no posicionamento e assumi a liderança daquela frente. Hoje existe um senso de responsabilização coletivo na forma como o time trabalha nesse projeto.

Esse feedback mudou a forma como lido com proatividade também fora do trabalho, em casa e com a família.

No fim do dia, a responsabilidade pela ação é sua. Só estamos onde escolhemos estar.

Se esse tema de coerência entre discurso e ação te interessa, escrevi sobre isso em Comece por aqui, demonstre seus valores.

Leandro | PMP | Gestor de Projetos e Portfólios