Questione as especificações: o primeiro passo para evitar desperdícios nos projetos (Inspirado em Elon Musk)

Você já se sentiu frustrado(a) por dedicar muito esforço em algo que não serviu para nada?

Fazer coisas que ninguém precisa é um dos maiores problemas organizacionais. Alocar investimentos, tempo e atenção das pessoas em coisas que não deveriam existir trazem enormes prejuízos.

No livro Elon Musk por Walter Isaacson (acesse neste link), é apresentado um algoritmo de Elon, entoado como um mantra. São basicamente 5 mandamentos praticados no sistema de trabalho. O primeiro deles é questionar todas as especificações e ele pode ser aplicado imediatamente nos seus projetos. Veja se faz sentido.

Principal motivo do desperdício de recursos

Uma das maiores fontes de desperdício de recursos nas empresas é causado por construir coisas que ninguém precisa.

Observe os recursos que você tem disponíveis e repare como grande parte deles não tem utilidade. Quantos aplicativos você tem no telefone e são realmente usados. Destes apps, quantas funcionalidades realmente são usadas para resolver suas tarefas do dia a dia? Soma-se àquelas que você nem imagina que existem no APP, mas estão lá construídas e disponíveis.

Esse é um exemplo simples e a mesma linha de raciocínio pode ser observada em qualquer aspecto da sua vida.

Por que isso acontece?

Grande parte dos desperdícios são provocados por falta de questionamentos.

Questionar não significa dizer não para todos os pedidos apresentados. Significa perguntar, refletir, analisar e entender as razões por trás de uma especificação ou exigência.

No mundo corporativo, o ato de questionar pode levar a desentendimentos, conflitos, desconfortos e até mesmo ser visto como desrespeito a outra pessoa. Por isso, muitos evitam o questionamento e acabam aceitando as coisas, levando à origem do problema.

Consequencias do desperdício

Além do custo de oportunidade (aplicar os recursos em outro local), geralmente vem acompanhado de:

Custo de manutenção: manter funcionando e disponível.
Regras que tiram a fluidez do processo.
Moral da equipe: desmotivação por falta de utilidade das suas obras (construções).
Automatização de processos que nem deveriam existir.

Como Evitar: Questione Todas as Especificações

Segundo Musk, cada especificação deve vir acompanhada do nome da pessoa que a estabeleceu. É preciso saber o nome da pessoa real que criou tal exigência.

Em seguida você deve questioná-la, não importa quão inteligente ou experiente a pessoa seja. Ele acredita que especificações de pessoas inteligentes são as mais perigosas, porque é menos provável que sejam questionadas e é aí que mora o perigo e surge a fonte de problemas.

Como você pode questionar?

A primeira dica é partir do princípio que você está ajudando a pessoa. Isso vai te dar confiança e coragem. Siga os passos abaixo para questionar sem se sentir retraído. Pode testar que vai dar certo!

Faça perguntas de maneira educado e com objetivo de levar à reflexão.
Use a pergunta coringa: Será? Por exemplo: Será que essa situação pode não ser totalmente verdadeira? Será que foi exatamente assim o ocorrido?
Temos dados ou fatos registrados que fundamentam a afirmação ou solicitação?
É possível que isso não seja totalmente verdade?
Quais são as vantagens e desvantagens de ser dessa forma?
Quem falou isso? Aonde está escrito que deve ser assim? (no livro, a única lei que prevalece é a da física, todo o restante é tratado como recomendação).

Com essas simples perguntas, você vai conseguir jogar a reflexão e começar a colher o benefício da dúvida, é a partir daí que nasce a construção de soluções mais inteligentes.

Conclusão

O mantra de Elon Musk não é apenas uma diretriz para construir foguetes ou carros elétricos. É uma mentalidade que pode ser aplicada em nossos projetos ou em qualquer esfera da vida.

Questionar as especificações, ir à origem das solicitações e questionar não é um ato de rebeldia, e sim de responsabilidade. É uma atitude fundamental para evitarmos o desperdício de recursos, tempo e motivação das pessoas.

Adotar essa prática é um grande passo para construir coisas que realmente importam, gerando melhores resultados e um ambiente mais colaborativo.

A mensagem que deixo é, ao conduzir o seu próximo projeto, lembre-se: "Questione todas as especificações".

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Aproveite e comente aqui embaixo quais foram suas maiores frustrações de desperdício no ambiente de trabalho!

Um abraço!

Leandro