"Será que ele já começou?" Pare de perguntar e comece a ser alertado: notificações do Google Docs, Planilhas e Apresentações
Notificações do Google Docs, Planilhas e Apresentações
Você já se pegou ansioso, checando um documento a cada 5 minutos, se perguntando: “Será que ele já começou a parte dele?”. A ansiedade de depender da colaboração dos outros é real, e muitas vezes, pode custar caro para o seu projeto."
Em situação que o prazo de entrega é fator importante, ele está se aproximando, você começa se questionar: "Será que ele já começou?". Ficar checando o documento ou cobrando a pessoa a cada cinco minutos é improdutivo.
O problema por trás da ansiedade é a falta de visibilidade em tempo real
Mesmo que você tenha combinado previamente um retorno e explicado sobre a importância da entrega, a falta de um sinal claro de progresso gera uma ansiedade que se traduz em microgerenciamento, em consequência ficar no modo espera passiva pode custar caro. É isso mesmo, certo?
O grande problema é a falta de visibilidade em tempo real. Você não sabe se o seu colega está atrasado ou se simplesmente ainda não teve tempo de começar a tarefa. Sem essa informação, você perde a oportunidade de intervir a tempo, oferecer ajuda ou lembrar o colega sobre o prazo de forma proativa.
O resultado é a surpresa desagradável de um documento incompleto perto do fim do prazo, causando estresse desnecessário e a necessidade de correr para resolver o problema, em vez de focar nas próximas etapas do projeto.
Uma solução é usar a funcionalidade de Configurações de Notificação do Google Docs, Planilhas e Apresentações. Em vez de depender de checagens manuais ou de cobranças para saber se houve progresso, você pode configurar alertas para receber um e-mail automático sempre que o documento for alterado.
Essa funcionalidade te dá o controle e a informação que você precisa para agir no momento certo, transformando a espera passiva em uma gestão ativa. Assim, você será alertado na hora certa, sem precisar interromper seu trabalho.
Passo a Passo: Configure suas notificações em Documentos, Planilhas e Apresentações
Siga os passos abaixo para receber alertas sobre atualizações importantes:
- Abra o documento, planilha ou apresentação que você precisa monitorar.
- No menu superior, clique em Ferramentas.
- Selecione Configurações de notificação.
- No menu lateral que se abrir, você terá duas opções principais para escolher:
- Novos comentários: você receberá notificações sempre que alguém deixar um novo comentário. Para documentos urgentes, eu uso essa opção.
- Alterações no documento: você receberá notificações sobre as mudanças no conteúdo.
- Ao selecionar Alterações no documento, você pode escolher a frequência dos alertas:
- Resumo diário: você receberá um e-mail por dia com todas as alterações feitas. Gosto dessa opção para planos de projeto, como plano de trabalho, onde a frequência pode ser menor e o acompanhamento diário.
- Notificações imediatas por e-mail: você receberá um e-mail instantâneo a cada alteração, detalhando o que foi modificado e quem fez a mudança. Essa opção é ótima para documentos com informações sensíveis ou que sejam de grande valia. O contraponto é receber muitas notificações no e-mail caso a modificação seja constante.
Escolha a opção que melhor se adapta à sua necessidade. Se você precisa de visibilidade em tempo real, notificações imediatas por e-mail é a melhor escolha.
Transforme a espera em ação
Conforme escrevi anteriormente, o seu projeto deve estar no modo sempre fechando (leia aqui) e ficar em modo espera passiva não ajuda as coisas acontecerem.
Essa funcionalidade não é só uma notificação. É a sua ferramenta para transformar espera passiva em gestão ativa, assumindo o controle da ação e garantindo que você esteja sempre um passo à frente, você é o responsável pela sua entrega.
Você pode, por exemplo, enviar um lembrete educado ao colega assim que perceber que a colaboração ainda não começou. Essa pequena ação pode fazer a diferença entre um projeto entregue no prazo e um problema de última hora. Se você passa por dificuldades de falta de colaboração na equipe, esse artigo pode ajudar. Leia aqui.
Experimente essa dica na próxima vez que estiver colaborando em um documento e compartilhe sua experiência nos comentários!
Um abraço!
