NotebookLM no Gerenciamento de Projetos: Você usa?

Se você lidera projetos, sabe que consolidar informações é uma das partes mais morosas do nosso dia a dia. Relatórios, atas de reuniões, e-mails, contratos, propostas,  apresentações de projetos. O volume de dados está cada vez maior e é mais difícil acompanhar e organizar em informações úteis, certo? 

A rotina de "garimpar" informações consome horas valiosas do nosso dia. Passamos boa parte do tempo lendo documentos extensos, procurando por um dado específico que sabe que está lá em algum lugar, mas que não consegue encontrar aquela informação de forma rápida.

Para você consolidar muitos documentos, de várias mídias diferentes, como documentos, apresentações, PDFs, páginas da Web, vídeos do youtube e até áudios,  o NotebookLM vai te ajudar a automatizar esse processo de extração das  informações e apresentar de forma organizada.

A proposta do NotebookLM

A Google criou essa ferramenta de IA com a proposta de ser um Assistente de aprendizado e pesquisa, com o diferencial de trazer respostas confiáveis.

Essa afirmação de respostas confiáveis é pelo fato que o NotebookLM usa suas fontes para responder. Na prática, em vez de buscar na internet, ele foi projetado para trabalhar com a sua base de conhecimento, o que garante que as respostas sejam precisas, e relevantes para o seu contexto. É aquela velha máxima, entradas boas podem gerar saídas boas, o contrário, certamente é verdadeiro.

Além das pesquisas

O NotebookLM não se limita a pesquisar palavras-chave, ele entende as nuances da sua pergunta e te dá a resposta, sempre com citações precisas que te levam de volta ao material original.

Ele funciona como um assistente que já leu e memorizou todos os seus documentos e está disponível para dar a resposta exata quando você precisar. Por exemplo: ao carregar um contrato do seu projeto, você pode perguntar: “Qual a vigência do contrato?”; “Quais são as cláusulas de saída deste contrato?”; “Qual o período de renovação?”; “O contratante paga multa em caso de rescisão?” Ele vai trazer as respostas com a referência no documento.

Agora, imagina que você recebeu um novo projeto e desde o início começa a carregar os documentos deste projeto, como minutas, apresentações, atas, especificações técnicas, lista de requisitos, propostas e contratos. Você vai jogando tudo no repositório do NotebookLM e à medida que o projeto avança sua base de informação vai ficando cada vez melhor, depois, é só perguntar o que você precisa. É assim que funciona.

Você pode usar para:

• Fazer perguntas sobre o conteúdo
• Gerar resumos de documentos longos
• Criar conteúdos para seus projetos
• Fazer brainstorming
• Ouvir áudios

Passo a passo: Iniciando o uso nos seus projetos

Organize a sua fonte de dados

Você vai começar separando os arquivos relevantes do seu projeto. Coloque-os em uma pasta ou copie o caminho dos arquivos que estão no seu Google Drive. Essa base vai evoluindo à medida que você encontra novas fontes confiáveis.

Crie seu notebook e adicione as fontes:

Com os arquivos iniciais mapeados, acesse o NotebookLM que está disponível nas versões empresariais e educação.  Você pode enviar diversos tipos de arquivos do seu computador ou do Google Drive,  (Documentos, Apresentações), PDFs, textos, ou até mesmo links de vídeos do YouTube e páginas da web, a ferramenta também aceita arquivos MP3 

Você vai criar um novo e começar a enviar os arquivos e links. 

💡Dica 1:  crie notebooks separados para diferentes projetos, departamentos ou áreas de

pesquisa. Por exemplo, crie um para cada,  Projeto 1, Projeto 2, Projeto e. 

Para estudo: tenha um de Agilidade, um de Liderança, um de OKR.

💡Dica 2: coloque fontes de qualidade e confiáveis. Misture mídias como texto, vídeo, web para ficar mais rica. Se você tiver um arquivo de rascunho com informações pouco validadas e confiáveis, evite enviar.

Faça as perguntas certas:

Depois que as fontes forem processadas, você pode começar a interagir com elas. 

💡 Dica 3: evite perguntas genéricas e seja o mais específico possível para obter respostas mais úteis. Por exemplo, em vez de "quais são as tendências de mercado?", pergunte: "quais são as três principais tendências de mercado identificadas neste relatório?". 

Você também pode pedir resumos, como "faça um resumo das projeções financeiras detalhadas do projeto contidas neste documento". 

Manutenção: 

De vez em quando, revise seus notebooks para atualizá-los. Remova o que for

irrelevante.

Explore os recursos do 'Estúdio': 

Na guia "Estúdio", no lado direito da tela, você pode ir além das perguntas. Gere resumos em áudio para ouvir o conteúdo enquanto faz outras atividades, crie cronogramas de projetos ou até mesmo perguntas frequentes com base nas suas fontes.

Conclusão:

O NotebookLM do Google chega para transformar a maneira como interagimos com nossas informações. Ele não só nos ajuda a encontrar dados rapidamente, mas nos liberta do "garimpo" diário para que possamos usar nosso tempo e energia onde eles realmente fazem a diferença: com as pessoas e no sucesso do projeto. Afinal, essa tecnologia é apenas o meio de conseguirmos algo ainda maior e com essa ferramenta, a gestão de projetos se torna mais inteligente.

Quer saber mais sobre como a tecnologia pode simplificar sua vida como  líder de projetos? Leia também: https://www.leandro-vieira.com/2025/07/proteger-arquivos-google-drive.html