6 recursos do Google Agenda que ELEVAM o nível das suas reuniões! Saiba quais são...

" Eu adoro reunião!"

- Ninguém nunca disse essa frase.

Fazer e participar de reuniões fazem parte do trabalho no mundo corporativo. A percepção de que as reuniões consomem tempo em excesso é amplamente compartilhada e acredito que essa também seja a sua realidade. Este artigo da revista Voce SA aponta que 31% das reuniões são inúteis e aprofunda mais nas consequências deste dado.

Embora esse seja um problema global que envolve uma ampla discussão cultural, valores e de comportamentos, existem recursos que podem ajudar a amenizar essa situação no seu dia a dia.

A boa notícia? Você não precisa ser refém dessa triste realidade.

Neste artigo demonstro na prática 6 recursos do Google Agenda (Calendar) que certamente elevam o nível das suas reuniões. Essas dicas são realmente úteis quando você assume a responsabilidade de ORGANIZADOR da agenda e evento. Confira!

Recursos do Google Agenda para usar em suas reuniões

1. Criar ata da reunião 📄

Um dos maiores problemas de reunião é que ela acontece e ninguém toma nota das definições, combinados e próximos passos. Logo, informações importantes que foram discutidas e definidas são perdidas. Para resolver isso, você pode usar o recurso Criar ata da reunião. 

Essa opção fica dentro da agenda, em "Detalhes do evento". Quando você cria a ata, é gerado um documento do Google Docs que fica salvo automaticamente no seu Google Drive.  

Esse documento é compartilhado com as pessoas convidadas e é criado com a estrutura de participantes, registros e próximos passos.

No final da reunião você terá um documento formatado, já compartilhado com as pessoas e pronto para ser enviado às demais partes interessadas.

💡 Dica: para usar com eficiência, você pode pedir ajuda a um participante para fazer as anotações durante a condução da reunião, assim, você divide o trabalho e foca na condução. Caso a reunião seja recorrente , você também pode combinar de cada evento uma pessoa se tornar responsável pelas notas, isso engaja e envolve as pessoas. Também é possível combinar com o coorganizador do evento fica responsável por essa tarefa. 

2.  Adicionar uma descrição 📝

Quantas vezes você já se pegou em uma reunião sem ter a menor ideia de porque e pra que estava lá?  

Usar o campo "Adicionar uma descrição" ajuda a comunicar informações relevantes previamente. O campo fica dentro da agenda, na aba Detalhes do evento.

Você vai usar esse campo para descrever o objetivo, a pauta e  anexar arquivos de referência que podem ser consultados pelos participantes antes (preparação) durante (condução) e depois da reunião. 

Receber um convite com uma descrição eleva consideravelmente o nível da sua agenda.

💡 Dica: comece pela descrição do objetivo, liste a pauta que faça chegar ao objetivo, coloque os participantes necessários para conseguir contribuir com cada ponto da pauta e anexe os documentos que forneçam os dados necessários para a condução.

3.  Controle de presença 🙋🏻‍♀️🙋🏿‍♂️

Sabe quem são as primeiras pessoas a reclamar por causa de envolvimento e não estar a par das definições? Aqueles que não participaram da reunião ou estiveram presentes de corpo,mas ausentes de mente. Ter o controle de presença é fundamental para manter o compliance e entender os motivos de desalinhamento de informações. 

O recurso controle de presença envia por e-mail relatórios de participação para o organizador.

Como habilitar o recurso de controle: 

1. Opções de Videochamada (símbolo de engrenagem).
2. Controles do organizador
3. Habilite o Controle de presença.

Você pode enviar o relatório de presença junto com a ata e elevar ainda mais o profissionalismo da sua reunião. Imagina o valor de confirmar os participantes em eventos como treinamentos, webinários ou reuniões de diretoria.

4.  Fazer anotações com Gemini ✨

Tomar notas da reunião (primeiro passo do artigo) demanda muito esforço, tempo, entendimento e sempre algo passa batido. Se a sua versão do Google Workspace tem disponível a Gemini, então, você pode usar o recurso Fazer anotações com Gemini.

Como habilitar o recurso de anotações:

1. Opções de Videochamada (símbolo de engrenagem).
2. Gravações da reunião
3. Marque a opção Fazer anotações com o Gemini.

No final, você vai receber ma resumo da reunião com documento compartilhado com todos os convidados. As notas também contam com a transcrição (caso tenha habilitado) e definição dos próximos passos como uma lista de tarefas. Agora, basta enviar por e-mail e elevar ainda mais o nível da sua agenda.

5.  Gravar a reunião 📹

Sabe quando alguém perde a reunião e você precisa repetir a mesma coisa (conteúdo) com uma outra? Nem sempre é possível ter a presença de todos os convidados no encontro, logo, a necessidade de repetir se torna real. Se a sua versão do Google Workspace tem disponível a Gravação, então, você pode usar o recurso Gravar reuniões.

Como habilitar o recurso de Gravação:

1. Opções de Videochamada (símbolo de engrenagem).
2. Gravações da reunião
3. Marque a opção Gravar a reunião.

Após a reunião é gerado um vídeo dentro do seu Google Drive. É compartilhado dentro do evento da agenda e também enviado o link para os convidados. 

Você pode compartilhar com os demais envolvidos daquele tema. Em treinamentos, esse recurso é muito interessante, você pode, inclusive, gravar o evento e posteriormente fazer recortes relevantes para compartilhar apenas aquele pedaço.

6.  Convidados Coorganizadores 👥

Conduzir uma agenda sozinho dá trabalho, e muitas vezes o organizador se perde entre conduzir a pauta e gerenciar a reunião.  Para você obter ajuda e dar autonomia para a pessoa que vai ajudar, você pode usar o recurso Coorganizadores.

Ao adicioná-los, eles podem silenciar participantes (isso é uma maravilha para silenciar aqueles participantes com microfones que captam o ruído ambiente e interferem no áudio) , apresentar a própria tela, gravar a chamada, aceitar visitantes e chamar outro coorganizadores.

Como habilitar o recurso de Coorganizadores:

1. Opções de Videochamada (símbolo de engrenagem).
2. Aba Convidados
3. Adicionar coorganizador

💡 Dica: informe a pessoa que ela tem o papel e o recurso de coorganizadora. Ela vai contribuir positivamente e ter todo os recursos necessários para te ajudar durante a condução da reunião.

Demonstração prática de como usar os recursos apresentados 👨🏻‍🏫

Nesse vídeo eu demonstro o uso dos 6 recursos e os resultados tangíveis desse uso. Confira!

O objetivo agora é você colocar em prática o uso desses recursos em suas reuniões. O desafio inicial é lembrar de fazer as configurações, uma vez que tenha começado em pouco tempo se tornará uma boa prática e suas reuniões serão percebidas com um nível de organização superior.

Se esse conteúdo foi útil, você também pode gostar deste artigo, onde ensino uma simples técnica que retoma o controle das ações para você. Confira!

Compartilhe com seus colegas de trabalho e tire o melhor do Google Workspace no seu dia a dia.

Um abraço!