Portfólio de projetos de TI: O guia prático da estruturação (Parte 2)

No artigo anterior, demonstrei o primeiro passo para iniciar a estruturação de um Portfólio de Projetos de Tecnologia e estancar o caos das demandas em um PMO de baixa maturidade. 

Se você perdeu essa parte, clique aqui e prepare-se para o primeiro passo.

O primeiro passo demonstrou que o ponto de partida é dar visibilidade das demandas, se você já tem uma dimensão do trabalho, siga em frente.

O Projeto da Área de Gerenciamento de Portfólio

É bem provável que, neste momento, você esteja com uma folha em branco e com a seguinte missão: “Estruture a área e me apresente um desenho de como ela vai funcionar”.

Ao mesmo tempo que ter essa autonomia é boa, ter um escopo amplo e aberto pode deixá-lo perdido e sem saber por onde começar.

Se você está nessa situação, calma! Vou mostrar a visão do projeto que conduzi na ocasião e talvez possa dar uma direção com insights para continuar a sua jornada.

Uma visão geral do projeto

Quando olhamos a visão geral do projeto, pode assustar, mas calma, vamos quebrar os níveis e tudo vai se encaixar e fazer sentido.

Imagine sua EAP como o mapa detalhado de uma construção, onde cada pacote de trabalho é uma etapa essencial. Você pode baixar uma visão dessa EAP neste link! Compartilhe com seus colegas GPs!

Visão do primeiro nível

Vou explicar o primeiro nível da estrutura analítica do projeto de estruturação do Portfólio que desenhei na época. 

A razão por trás desse modelo foi começar pelo serviço a ser prestado, no caso, o Gerenciamento de Portfólio de Projetos de Tecnologia. 

Você começa estabelecendo o que vai resolver para a empresa, para quem o serviço será prestado, o resultado esperado e o que é valorizado por eles, a partir daí, o restante ficará mais fácil.

Com o serviço prestado definido, estruture a área a partir dos pilares: Processos, Pessoas e Tecnologia (Ferramentas). Você pode baixar uma visão dessa EAP neste link! Compartilhe com seus colegas GPs!

Agora você vai entender o que ficou em cada um dos níveis e em que eles serão desdobrados.

1. 2 Framework GPP:

Esse item de escopo refere-se ao modelo de trabalho que será adotado para fazer o serviço de gerenciamento do Portfólio de Projetos e está diretamente ligado ao pilar Processo.  Aqui dentro entra o Manual/Metodologia de trabalho, Políticas e Orientações de como as coisas funcionam.

Pelo cenário da minha empresa, propus iniciar com ensinamentos do método Kanban porque eu tinha a intenção de mexer o mínimo possível na forma como as coisas já aconteciam. Na ocasião, o método me ajudou a dar visibilidade e um pouco de organização ao que já funcionava nas áreas que interagiam com projetos.

1.3 Ferramentas:

Este item contempla as ferramentas de trabalho que apoiam os processos para prestar um ótimo serviço à empresa. Pense nelas como tecnologias que facilitam a gestão das tarefas, centralizam as informações da área e otimizam a nossa comunicação, permitindo que você e sua equipe organizem a gestão dos trabalhos.

1.4 Templates:

Embora produzir modelos e templates para disponibilizar ao uso da empresa não fosse parte inicial dos objetivos do desenho da área, criamos alguns modelos para facilitar a adoção e uso pelo time de gerentes de projetos.

1.5 Treinamentos:

Contempla os treinamentos, capacitações, repasses de conhecimento e toda forma possível de orientar e ensinar as pessoas quanto ao serviço, desde treinamentos formais a pequenas orientações no dia a dia que trazem o entendimento de como as coisas funcionam.

1.6 Comunicação corporativa:

Quando se trata de criar uma nova unidade dentro da empresa, a comunicação é o elo mais importante (e desafiador) a se fazer. 

Mesmo que a nova área esteja dentro de uma diretoria específica, o impacto do projeto é corporativo. 

Por isso, é essencial uma campanha de comunicação interna, alinhamentos entre áreas e ampla divulgação. 

Vai por mim,  após 1 ano de lançamento, ainda tínhamos muitas pessoas e áreas corporativas com desconhecimento acerca do serviço prestado. Quanto mais informados sobre a área, mais valorizada ela se torna.

1.7. Indicadores (KPI):

Ter indicadores-chave (KPIs) pode começar simples, mas é essencial para você enxergar gaps e pontos de melhorias em seu fluxo, serviço e, consequentemente, nos resultados do seu trabalho.

É essencial que comece a mensurar os dados logo que começar a rodar o processo.

1.8 Equipe:

Começar uma área sem equipe é mais comum do que imagina. No início, é provável que assuma o papel de Gestor de Portfólio, Projetos e cuidar das Rotinas Operacionais da área. 

Com os dados dos projetos que você agora enxerga (primeiro passo), liste e faça uma projeção de esforço de trabalho necessário. 

Você pode propor a composição do seu time fundamentado nesses dados e estimativas.

Mostre a situação atual, a relação de projetos em execução com seus benefícios e custos. 

Use os investimentos dos projetos para recrutar pessoas para a sua área, use agentes de IA ou Robôs personalizados para serem seu braço.

1.8 Rotina operacional:

Compreende o mapa de atividade das rotinas da área. 

É importante mapear os processos e atividades da área para entender os limites e capacidades de atendimento.

Essa relação ajuda no momento de onboarding de novos GPs, facilita a comunicação com as demais equipes e, principalmente, organiza a casa.

Conclusão

Agora você tem uma visão do primeiro nível do trabalho necessário para estrutrar uma área de Portfólio de Projetos. 

Sua folha não está mais “em branco”. Siga a partir deste modelo.

Felizmente, a visão não é uma receita de bolo na qual você vai copiar e colar ou simplesmente replicar no seu contexto. Sim, é preciso pensar se cada parte faz sentido para o seu contexto e adicionar ou remover componentes.

Contudo, a estrutura base não foge da visão apresentada, use esse norte para suas ações. 

Esses são alguns benefícios que sentimos com a realização deste trabalho:

• Visibilidade do tamanho do trabalho;
• Facilidade de saber o status das ações;
• Redução da ansiedade ao visualizar o mapa da área ampliado;
• Material de consulta para dúvidas;
• Uso em treinamentos e onboarding;
• Organização com local para centralizar, consultar e reportar projetos.

Nos próximos artigos detalharei cada um dos pilares e pacotes de primeiro nível para avançarmos na jornada de construção da sua área de Gerenciamento de Portfólio de Projetos.

Se você está aqui pela primeira vez, sugiro que comece por esse artigo.

Comenta aqui embaixo se essa estrutura de projeto fez sentido no seu contexto! 👇

Um abraço! ✋