Portfólio de projetos de TI: O guia prático da estruturação (Parte 2)
Portfólio de projetos de TI: O guia prático da estruturação (Parte 2)
No artigo anterior, demonstrei o primeiro passo crucial para estancar o caos das demandas em um PMO de baixa maturidade. Se você perdeu essa parte, clique aqui e prepare-se para o próximo passo.
O primeiro passo demonstrou que o ponto de partida é dar visibilidade, se você já tem uma dimensão do trabalho, siga em frente.
Definindo o projeto de gerenciamento de portfólio
Agora que já conseguiu “acalmar os ânimos” junto aos solicitantes, é bem provável que , neste momento, você deve estar com uma folha em branco com a seguinte missão: “Estruture a sua área e me apresente um desenho de como ela vai funcionar”.
Ao mesmo tempo que ter essa autonomia é bom, ter um escopo amplo e aberto pode deixá-lo perdido e sem saber por onde começar quanto ao funcionamento da área. Se você está nessa situação, calma! Vou lhe mostrar a visão do projeto que conduzi na ocasião e talvez possa te dar uma direção com insights valiosos para continuar a sua jornada.
Uma visão geral do projeto
A princípio, quando olhamos a visão geral do projeto, pode assustar, mas calma, vamos quebrar os níveis e tudo vai se encaixar e fazer sentido.
Imagine sua EAP como o mapa detalhado de uma construção, onde cada pacote de trabalho é uma etapa essencial.
Você pode baixar uma visão dessa EAP neste link! Compartilhe com seus colegas GPs!
Visão do primeiro nível
Vou explicar o primeiro nível da estrutura analítica do projeto de estruturação do Portfólio que desenhei na época. A razão por trás desse modelo foi começar pelo serviço prestado para a empresa, que foi o Gerenciamento de Portfólio de Projetos de Tecnologia. Você começa estabelecendo claramente o que vai resolver para a empresa, para quem é, o resultado esperado disso e o que é valorizado pela área; a partir daí, o restante ficará melhor.
Com o serviço que será prestado bem definido, estruturei a área a partir dos pilares: Processos, Pessoas e Tecnologia (Ferramentas). Você pode baixar uma visão dessa EAP neste link! Compartilhe com seus colegas GPs!
Veja o que ficou em cada um dos níveis e em que eles serão desdobrados.
Pacotes de trabalho
1. 2 Framework GPP:
Esse item de escopo refere-se ao modelo de trabalho que seria adotado para fazer o serviço de gerenciamento do Portfólio de Projetos e está diretamente ligado ao pilar Processo. Aqui dentro ficam o Manual/Metodologia de trabalho, Políticas e Orientações de como as coisas funcionam na área.
Pelo cenário da empresa, propus iniciar com ensinamentos do método Kanban porque eu tinha a intenção de mexer o mínimo possível na forma como as coisas já aconteciam. Na ocasião, o método me ajudou a dar visibilidade e um pouco de organização ao que já funcionava nas áreas que interagiam com projetos (como sistemas e dados e infraestrutura), sem enfiar um modelo “goela abaixo” das pessoas.
1.3 Ferramentas:
Este item contempla as ferramentas de trabalho que apoiam os processos para prestar um ótimo serviço à empresa. Pense nelas como tecnologias que facilitam a gestão das tarefas, centralizam as informações da área e otimizam a nossa comunicação, permitindo que você e sua equipe organizem a gestão dos trabalhos.
1.4 Templates:
Embora produzir materiais de modelos e templates para disponibilizar ao uso da empresa não fosse parte inicial dos objetivos do desenho da área, criamos alguns modelos para facilitar a adoção e uso pelo time de gerentes de projetos.
1.5 Treinamentos:
O pacote que contempla os treinamentos, capacitações, repasses de conhecimento e toda forma possível de orientar e ensinar as pessoas quanto ao serviço de gerenciamento de portfólio de projetos, desde treinamentos formais a pequenas orientações no dia a dia que trazem o entendimento de como as coisas funcionam.
1.6 Comunicação corporativa:
Quando se trata de criar uma nova unidade dentro da empresa, a comunicação é o elo mais importante (e desafiador) a se fazer. Mesmo que a nova área esteja dentro de uma diretoria específica, o impacto do projeto é corporativo. Por isso, é essencial uma campanha forte de comunicação interna, alinhamentos entre áreas e ampla divulgação. Vai por mim, 1 ano após a área de Portfólio estar no ar, ainda tínhamos muitas filiais e áreas corporativas com desconhecimento acerca do serviço prestado.
O benefício de uma comunicação eficaz passa por redução de ruídos, maior adesão e reconhecimento do valor da nova unidade. Quanto mais informados sobre a área, mais valorizada ela se torna.
1.7. Indicadores (KPI):
Ter indicadores-chave (KPIs) pode começar simples, mas é essencial para você enxergar gaps e pontos de melhorias em seu fluxo, serviço e, consequentemente, nos resultados do seu trabalho. É essencial que comece a mensurar os dados logo que começar a rodar o processo.
1.8 Equipe:
Começar uma área sem equipe é mais comum do que imagina. No início, é provável que assuma o papel de Gestor de Portfólio, projetos e cuidar das rotinas operacionais da área. No entanto, como os dados dos projetos que você agora enxerga (primeiro passo), liste e faça uma projeção de esforço de trabalho necessário. O papel aceita tudo e você pode propor a composição do seu time fundamentado nesses dados e estimativas.
Mostre a situação atual, mostre a relação de projetos em execução com seus benefícios e custos. Use os investimentos dos projetos para recrutar pessoas para a sua área, use agentes de IA ou gpts personalizados para serem seu braço, considere o pacote equipe em seu projeto e siga em frente.
1.8 Rotina operacional:
Esse pacote compreende o mapa de atividade das rotinas da área. É importante mapear os processos e atividades da área para entender os limites e capacidades de atendimento.
Essa relação ajuda no momento de onboarding de novos GPs, facilita a comunicação com as demais equipes envolvidas e, principalmente, organiza a casa.
Conclusão
Agora você tem uma visão do primeiro nível de trabalho, conseguirá avançar com a estruturação da sua área de Gerenciamento de Portfólio de Projetos. Sua folha não está mais “em branco”.
Felizmente, a visão não é uma receita de bolo na qual você vai copiar e colar ou simplesmente replicar no seu contexto. Sim, é preciso pensar se cada parte faz sentido para o seu contexto e adicionar ou remover componentes. Contudo a estrutura base não foge disso e se você estava perdido, agora tem um norte para suas ações. Esses são alguns benefícios que sentimos com a realização deste trabalho:
Transparência quanto ao tamanho do trabalho;
Facilidade no status das ações;
Redução da ansiedade ao visualizar o mapa ampliado;
Material de consulta para dúvidas;
Uso em treinamentos e onboarding de novos membros do time;
Organização com local para centralizar, consultar e reportar sobre nossas iniciativas de Tecnologia.
Nos próximos artigos vou detalhar cada um dos pilares e pacotes de primeiro nível para avançarmos na jornada de construção da sua área de gerenciamento de portfólio de projetos.
Comenta aqui embaixo se essa estrutura de projeto fez sentido no seu contexto!
Caso não tenha a visibilidade do trabalho, sugiro começar por esse artigo.
Um abraço!
