Para você ter o controle e impedir que as pessoas façam o download, impressão ou cópia dos seus arquivos armazenados no Google Drive, conheça esse ótimo recurso. Compartilhamento de arquivos no ambiente corporativo Você também lida com i nformações sensíveis e confidenciais  no seu trabalho? Se a resposta for sim, você já sabe que o compartilhamento de documentos é crucial para a colaboração , mas a segurança é uma preocupação constante. Aquele medo de um documento ser espalhado sem controle, ou de alguém copiar informações é real. O cuidado em compartilhar e manter o controle dos arquivos Imagine que você está trabalhando em um documento estratégico, como uma apresentação ou controle de orçamento da sua área. Você precisa compartilhar esse arquivo com alguns membros da empresa, mas não quer que ele seja baixado, impresso ou copiado.  Atualmente, você compartilha o documento, mas fica com receio de cópias ou compartilhamento sem permissões. Fato é, se saiu do seu controle, h...

No artigo anterior, demonstrei o primeiro passo para iniciar a estruturação de um Portfólio de Projetos de Tecnologia e estancar o caos das demandas em um PMO de baixa maturidade.  Se você perdeu essa parte, clique aqui e prepare-se para o primeiro passo. O primeiro passo demonstrou que o ponto de partida é dar visibilidade das demandas , se você já tem uma dimensão do trabalho, siga em frente. O Projeto da Área de Gerenciamento de Portfólio É bem provável que, neste momento, você esteja com uma folha em branco e com a seguinte missão: “Estruture a área e me apresente um desenho de como ela vai funcionar” . Ao mesmo tempo que ter essa autonomia é boa, ter um escopo amplo e aberto pode deixá-lo perdido e sem saber por onde começar. Se você está nessa situação, calma! Vou mostrar a visão do projeto que conduzi na ocasião e talvez possa dar uma direção com insights para continuar a sua jornada. Uma visão geral do projeto Quando olhamos a visão geral do projeto, pode assustar, mas c...

QUEM É VOCÊ? Essa é a primeira pergunta que as pessoas fazem você chega. O Gerente de Projetos lidera mudanças, e como líder, ele está sempre no palco, sendo observado, falado e testado. É um grande desafio.  Nossos Valores Ter claro os limites e valores preservados é fundamental para manter a coerência durante a nossa jornada. Deixar claro o que é ou não aceitável e reforçar com exemplos é muito importante. Isso é feito de duas formas: na fala e nas ações. Como isso se manifesta no dia a dia?   Quando você fala o seu compromisso com a pontualidade e reforça com a atitude de estar lá sempre dentro do horário combinado, você mantém a coerência e passa a mensagem que aquilo é importante para você. Naturalmente, as pessoas passam a respeitar e não atrasar com você. Quando você fala que valoriza a troca de conhecimentos e reforça com a atitude de abrir espaço de tempo na sua agenda para ouvir as pessoas compartilharem conhecimentos, informações, ideias e sugestões, elas nota...

Você trabalha em muitas demandas ao mesmo tempo e se sente perdido? Em 2023, eu estava exatamente nessa situação e vou te mostrar o que fizemos para virar o jogo na gestão de portfólio de projetos da área de tecnologia. Alerto que cada empresa tem o seu próprio contexto e cultura, portanto, a estrutra apresentada vai guiar mas não necessariamente é uma bala de prata que resolve todos os problemas.  Ainda assim, tenho certeza que esse conteúdo vai te ajudar muito durante todo o processo. A Estruturação da Área de Gerenciamento de Portfólio de Projetos Maturidade de gerenciamento de portfólio e projetos na empresa Na ocasião a empresa não tinha uma cultura de Gerenciamento de Portfólio e Projetos, ou seja, a maturidade e governança era praticamente zero e isso influencia diretamente na implementação de uma nova estrutura.  Na prática, isso significa que não havia processos definidos para gerenciar os projetos do departamento e muito menos uma gestão do portfólio desses projetos....

Big Picture no Gerenciamento de Portfólio de Projetos Se você trabalha com o  Jira , sabe que ele é uma ótima opção de ferramenta para fazer a Gestão de atividades dos Projetos.   Quando você começa a gerenciar projetos no Jira, é normal ter a necessidade de uma visão global e estruturada dos projetos . Isso já aconteceu com você?  É aí que entra o BigPicture, um plugin do Jira que, como o próprio nome diz, te dá a "Visão ampliada" dos seus projetos. Quando implementei em uma empresa que prestei serviços, criamos um pequeno tutorial e compartilho com você. Neste tutorial, apresentarei um pouco mais o BigPicture, te mostrando como acessá-lo, entender sua tela inicial e como navegar por suas principais funcionalidades.  Não é algo super avançado, mas vai te dar uma boa dimensão das possibilidades e como as coisas funcionam nele, talvez, você perceba que ele é ou não para sua realidade. Espero ajudar a otimizar sua gestão de projetos e portfólios no Jira! TUTO...

Colaboração é sobre Confiança e Relacionamentos E se a falta de colaboração do seu time não for sobre ferramentas ou métodos, mas sobre algo muito mais profundo? Você está em um projeto e enfrenta dificuldade em obter a colaboração das pessoas para fazer as coisas acontecerem? As pessoas não estão se comprometendo com as atividades ou não ajudam os colegas?  Essa é uma situação recorrente que vivenciamos em muitos projetos que desenvolvemos dentro de organizações e comunidades e as consequências geralmente passam por: uma pessoa tenta agir como herói e assume responsabilidades de outras, o projeto é abandonado, aumenta as situações de estresse e conflitos entre as pessoas e áreas.  Todos que se propõem a liderar uma mudança passam ou passarão por essa situação, tanto em projetos quanto nas rotinas operacionais. Diante dessa situação, percebo que os líderes tendem a buscar soluções rápidas e frágeis ao implementar métodos e ferramentas colaborativas, ou ao colocar um cão de gu...

APENAS PRODUTO NÃO RESOLVE! O sistema foi entregue, mas não resolveu… Como parte do meu trabalho, ajudo empresas a implantar sistemas prontos (de prateleira) ou construir sistemas próprios para uso. Pela experiência com gestão de projetos, digo que o produto não resolve sozinho: ele é apenas parte da solução! É o produto e mais outras trezentas coisas que precisam ser feitas , aí vai dar certo. Por isso, você precisa entender bem o que é necessário para acontecer. O que as pessoas buscam? Os clientes querem saber o que precisam comprar ou construir para resolver o problema.   O Gerente de Projetos atua diretamente na construção daquilo que faz dar certo. Ele, junto à equipe, deve dizer que, além do produto, é preciso disso, disso e disso , todo o conjunto para que, então, dê certo. Em sistemas, isso significa que apenas disponibilizar o sistema não é suficiente. Ainda se faz necessário que: O João atualize o contato feito com o cliente todos os dias; A Maria preencha os dados do...

Se você quer ter acabativa nas iniciativas e projetos que se propõe a fazer, sua cabeça deve estar ligada no modo sempre fechando. O que é o modo sempre fechando? É você olhar para o seu projeto e se perguntar:  "O que preciso fazer hoje para fazer o projeto avançar um pouco mais?" Todo santo dia! O que acontece na prática? Assumimos muitas frentes de trabalho para fazer de modo paralelo e fica difícil concluir as coisas. As capacidades não são respeitadas e começa a gerar gargalo em nossas demandas. Às vezes é por característica da própria pessoa, que tem o hábito de começar as coisas e dispersar seu foco por achar algo mais interessante.  As dificuldades naturais de se fazer as coisas acaba impondo limites na cabeça de quem está fazendo como f alta de algum retorno (dependências).  São muitos fatores que levam as pessoas a travarem e não dar acabativa nas coisas. O que devo fazer? Gerenciamento de Projetos é um processo e você precisa fazer o negócio avançar. Nós ...

Não, Eu Te Ligo Compartilho uma dica das mais práticas possíveis, e dá muito certo.  Um antigo gerente me ensinou quando eu era Coordenador de Projetos em uma empresa de consultoria e faço questão de ensiná-la ao máximo de pessoas possível. 💡A dica é: Quando terminar uma conversa e a pessoa falar que vai vai ver,  que vai entrar em contato ou vai te retornar, você deve falar imediatamente: “Não, eu te ligo!”.  Apenas isso basta. Ela é útil para Gerentes de Projetos, mas igualmente para analistas, coordenadores, gerentes e diretores. Todos podem aplicar. Sabe por que isso é importante? Porque a ação volta para você.  A pessoa sabendo que você vai retornar, automaticamente vai ativar o modo “tenho que resolver isso”, “tenho que fazer porque ele vai me ligar”. Além disso, como já avisou previamente que vai retornar, você não vai ficar acanhado, com vergonha ou recesoso de entrar em contato, para fazer follow up  , isso é matador! E se a pessoa quiser me enrolar e...